Tout se déroulait comme prévu. L'équipe organisatrice d'IBM Think, l'événement phare annuel d'IBM, se préparait à une nouvelle édition réussie en mai 2020.
Les salles étaient réservées, les hôtels se remplissaient, les supports marketing étaient en phase finale de préparation et la nouvelle plateforme de marketing événementiel RainFocus d'IBM était prête à accueillir les 40 000 participants attendus.
C'est à ce moment-là que la pandémie de COVID-19 a frappé, et tout a dû être interrompu. Le constat s'est fait rapidement : l'événement IBM Think n'allait pas avoir lieu, du moins physiquement à San Francisco. Plutôt que d'annuler complètement l'événement, les équipes d'IBM et de RainFocus ont pris une décision audacieuse : passer d'un format en présentiel à un format virtuel. Le hic ? Il ne restait plus que 46 jours avant l'événement.
Les deux équipes sont entrées en action, et ont travaillé d'arrache-pied jour et nuit, week-ends inclus. Une grande partie de la préparation technique pour l’événement en présentiel était presque terminée. De nombreux aspects ont dû être retravaillés.
La course était lancée.
Évolutivité à la demande
Passage de 40 000 inscriptions prévues pour un événement en présentiel à 122 000 inscriptions pour un événement virtuel
Migrations plus rapides
Migration d'un événement en présentiel vers un événement virtuel en 46 jours
Par chance, en 2019, IBM avait lancé un plan un plan de migration de ses systèmes de marketing événementiel, un assortiment disparate d'outils propriétaires maison et de solutions ponctuelles de fournisseurs, vers la plateforme SaaS (software-as-a-service) RainFocus, hébergée sur les technologies IBM Cloud. Une plateforme évolutive utilisant les capacités d'IBM Cloud a non seulement permis une transition rapide vers un format virtuel, mais a également offert de nouvelles possibilités d'innovation.
La stratégie « cloud » pour la plateforme était toujours d'actualité. RainFocus et IBM étaient au milieu d'un déploiement progressif, exécutant initialement la plateforme dans un environnement hybride sur IBM Cloud et d'autres technologies hébergées dans le cloud, avec des plans de migration complète vers IBM Cloud à la mi-2021.
À l'époque, RainFocus utilisait IBM Cloud for Kubernetes Service pour la mise en œuvre du cloud, ce qui permettait à l'entreprise d'adopter une approche indépendante du cloud conforme aux normes de l'industrie. Elle utilisait également IBM Cloud Object Storage pour stocker les nombreuses ressources nécessaires à l'organisation d'un événement IBM, IBM Content Delivery Network pour fournir ces ressources rapidement et de manière cohérente, et des équilibreurs de charge mondiaux IBM pour maintenir une haute disponibilité, en hébergeant la plateforme dans les centres de données IBM de Dallas et de Washington.
Une fois l'infrastructure cloud mise en place, les deux équipes se sont attachées à reconfigurer la plateforme RainFocus pour organiser un événement en ligne. La plateforme offre un ensemble remarquable de fonctionnalités parfaitement adaptées aux besoins d'IBM en matière de marketing événementiel : une interface unique et intégrée, une architecture ouverte et évolutive, une interface utilisateur conviviale, une intégration avec les systèmes dorsaux d'IBM et de solides capacités de reporting et d'analyse.
Tout d'abord, les équipes ont restructuré la conférence autour de domaines dans lesquels les événements numériques pourraient être efficaces, comme la diffusion de contenus liés aux sessions, le développement de compétences par le biais de la formation technique et des laboratoires, et les possibilités de mise en réseau.
D'un point de vue technique, les équipes ont abordé des questions concernant la collecte d'informations sur les participants lors de l'inscription, le suivi de l'assiduité et de l'engagement, l'ouverture d'une session unique (Single Sign On) et l'intégration de l'échange d'informations entre la plateforme et les systèmes dorsaux d'IBM.
Le défi de l'évolutivité se profilait à l'horizon. Les inscriptions sont généralement assez prévisibles pour les événements en présentiel, et augmentent progressivement au cours des semaines précédant le jour de l'ouverture. Mais personne ne pouvait anticiper le volume et le rythme des inscriptions à un événement virtuel.
Pour s'y préparer, RainFocus et IBM ont effectué des tests de mise à l'échelle des fonctionnalités d'enregistrement de la plateforme RainFocus et de ses intégrations dans l'infrastructure IBM. RainFocus a créé un hall d'entrée, comme une salle d'attente qui s'ouvrait lorsque les inscriptions atteignaient un certain seuil, pour gérer le surplus de trafic, en la configurant et en effectuant des tests de charge pour s'assurer de pouvoir répondre à la demande.
Au bout de 46 jours, tout était enfin prêt et le véritable test allait commencer.
La plateforme RainFocus, hébergée sur le site hybride IBM Cloud, a fonctionné sans difficultés tout au long de la conférence. Plus de 122 000 participants s'étaient inscrits, contre 30 000 pour l'événement en présentiel de 2019. Il s'agit d'une réussite historique. « IBM Think 2020 a été l'une des plus grandes conférences en ligne à ce jour », déclare Sherman. « C'était la première de sa taille et elle est passé en cours de préparation d'un événement en présentiel à un événement virtuel, c'est incroyable ! »
Ce succès est une preuve éclatante de l'impact que la technologie marketing peut avoir sur les résultats d'une entreprise. « Si vous êtes le directeur informatique d'une grande entreprise et que vous évaluez une plateforme de marketing événementiel à déployer à l'échelle mondiale, vous voulez faire en sorte que cette plateforme soit vraiment crédible », déclare Sherman. « Le fait de proposer une plateforme qui peut être indépendante du cloud et fonctionner entièrement dans IBM Cloud, et de disposer de ce type d'environnement SaaS avec la redondance et les fonctionnalités que nous avons créées grâce à cette collaboration, nous distingue vraiment de tous les autres acteurs de notre secteur. »
L'un des aspects les plus intéressants du format virtuel est l'expérience personnalisée qu'il offre aux participants, en leur recommandant des contenus, des sessions et des réunions, ainsi que des possibilités de collaboration. L'expérience IBM Think, par exemple, a été adaptée aux intérêts et aux activités de chaque participant, ce qui a finalement donné lieu à 122 000 événements Think individualisés.
Ensemble, RainFocus et IBM ont également atteint un objectif essentiel du projet : créer un modèle d'événement lors du IBM Think 2020 qui pourrait être adapté aux plus de 600 événements annuels d'IBM. Le modèle facilite la tâche des 300 gestionnaires d'événements régionaux d'IBM, en fournissant une plateforme d'événements centralisée unique avec des capacités préconfigurées qu'ils peuvent utiliser pour leurs propres événements.
La relation entre IBM et RainFocus continue de prospérer. La migration vers un environnement 100% IBM Cloud est toujours en cours et son lancement est prévu mi-2021, suite à la conférence virtuelle IBM Think 2021. Les deux entreprises continuent de s'encourager mutuellement à atteindre des niveaux d'innovation toujours plus élevés. « IBM a vraiment amélioré notre jeu en ce qui concerne le transfert de données en temps quasi réel vers des systèmes tiers », explique Sherman. « Dans ce cas, il ne s'agit pas d'un fournisseur distinct, mais des divers systèmes informatiques, de marketing et de données d'IBM. » Alors que les deux entreprises unissent leurs forces pour une nouvelle conférence virtuelle IBM Think, elles sont impatientes de présenter les dernières fruits de leur travail d'équipe.
Fondée en 2013, RainFocus (lien externe à ibm.com) est une plateforme de marketing événementiel de nouvelle génération conçue de toutes pièces pour capturer, analyser et exploiter une quantité de données sans précédent afin d'améliorer considérablement l'organisation des événements et conférences.Véritable plateforme SaaS, RainFocus simplifie l'inscription aux événements, la gestion du contenu et l'activation des exposants de façon fluide pour les expériences physiques, virtuelles et hybrides, le tout à partir d'un tableau de bord unique.La société est basée à Lehi, dans l'Utah.
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