OPTACARE déploie la technologie IBM pour aider les professionnels de santé à définir des plannings qui stimulent la productivité et le bien-être des employés
Le système de santé français fait face à une grave crise opérationnelle. 99 % des hôpitaux publics et des installations de soins pour personnes âgées déclarent ne pas être en mesure de répondre à leurs besoins en personnel. Dans le même temps, seuls 15 % des professionnels de santé estiment avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Face à cette pression croissante, une planification efficace est devenue critique pour le bien-être des employés et la stabilité du système. Des listes bien conçues permettent aux installations de gérer efficacement le nombre de patients et de favoriser l'accès aux soins en temps voulu, tout en réduisant le stress des soignants.
Cependant, les architectes de ces calendriers sont confrontés à une tâche difficile. Ils doivent répartir les équipes aussi équitablement que possible, tout en respectant les préférences individuelles et en répondant aux exigences opérationnelles. Ils doivent également respecter les réglementations européennes strictes en matière d'horaires de travail, de périodes de repos entre les postes et de limitation du travail de nuit.
De nombreux hôpitaux s'appuient sur une planification manuelle, basée sur des feuilles de calcul, et la création de calendriers équilibrés demande beaucoup de temps et d'efforts. Toute lacune dans la programmation doit être comblée par des heures supplémentaires coûteuses, ce qui pèse sur des budgets déjà limités et contribue à l'épuisement des soignants.
OPTACARE cherchait précisément à démêler ce réseau complexe. Fondée pour aider les installations à relever leurs plus grands défis en matière d'efficacité, la start-up spécialisée dans les technologies de la santé était déterminée à transformer la charge de planification en une source d'efficacité et de stabilité.
Pour concrétiser sa vision d'un système de planification plus intelligent et plus juste, OPTACARE a choisi la technologie IBM watsonx ™ notamment IBM ® ILOG ® CPLEX ® Optimization Studio. CPLEX Optimization Studio utilise la science des données et la technologie d’optimisation des décisions pour résoudre des problèmes combinatoires complexes. OPTACARE HR Planner exploite ces capacités pour générer des plannings optimisés du personnel basés sur une matrice complexe de contraintes — réglementaires, structurelles et personnelles — tout en garantissant équité et bien-être.
Gaëlle Coudert, directrice marketing d'OPTACARE, déclare : « Notre solution de planification peut s'appliquer à tous les établissements de santé, des hôpitaux aux installations de soins pour personnes âgées. Parallèlement, HR Planner peut être facilement adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise, pour une flexibilité maximale. »
Choisir un modèle de livraison cloud sur IBM Cloud® permet à OPTACARE d’offrir HR Planner comme plateforme logicielle en tant que service (SaaS). Les clients peuvent utiliser un seul abonnement pour gérer plusieurs sites et les coûts sont basés sur la consommation, ce qui simplifie l’octroi de licences pour OPTACARE et ses clients. Il permet également une évolutivité en temps réel pour gérer les pics d'activité et la croissance.
Le partenaire commercial IBM Platinum, Pedab France, a joué un rôle crucial dans la mise sur le marché de la solution.
« Pedab France a été un partenaire de confiance sur ce projet, apportant un soutien précieux et une expertise tout au long de la période », a déclaré Yasmine Alaouchiche, Product Owner et responsable R&D des solutions IA/OR pour la santé chez OPTACARE. « Pedab France a offert d'excellents conseils commerciaux, nous aidant à gérer les accords de licence et la communication avec IBM. »
Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs professionnels peuvent adapter les algorithmes du planificateur RH sans avoir besoin d'une assistance technique spécialisée. Cela favorise la flexibilité opérationnelle : par exemple, un hôpital peut maintenir une configuration pour les opérations standard et une autre pour les situations d’urgence, avec des règles moins strictes concernant les compétences ou le calendrier des shifts.
HR Planner génère des plannings optimisés en quelques secondes ; OPTACARE estime que sa plateforme permet d'économiser plusieurs heures de travail par jour. Cela allège considérablement la charge mentale des équipes de planification et les libère des tâches manuelles fastidieuses, leur donnant ainsi plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. La plateforme codifie et formalise également les connaissances institutionnelles et les bonnes pratiques en matière de planification, ce qui favorise la continuité des opérations si un planificateur principal est absent ou quitte l’entreprise.
Tout aussi important, HR Planner garantit une équité tangible dans le processus de planification. Le système est en mesure de démontrer mathématiquement pourquoi un planning généré est équitable et optimal. Cette traçabilité élimine toute impression de partialité dans la répartition des horaires, ce qui contribue à renforcer le moral et la confiance au sein du personnel.
Une planification équitable qui tient compte des préférences et des contraintes de chacun contribue également à créer un environnement de travail plus sain. Les soignants peuvent compter sur des horaires plus prévisibles, avec moins de changements de dernière minute et d'heures supplémentaires difficiles, ce qui favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque le personnel soignant est plus reposé et moins stressé, il peut travailler de manière plus efficace et plus sûre, ce qui améliore directement la qualité des soins prodigués aux patients.
En allouant les Ressources internes de manière plus efficace, les professionnels de santé réduisent également la dépendance coûteuse à la rémunération des heures supplémentaires.
Yasmine Alaouchiche conclut : « Nous aidons les entreprises à s'attaquer aux causes racines de la crise du personnel de santé. Des horaires fiables et équitables protègent le bien-être du personnel soignant et améliorent la qualité des soins aux patients. Notre technologie permet de prendre des décisions plus éclairées, simplifie les tâches complexes et permet de consacrer un temps précieux à ce qui compte le plus : prendre soin des gens. »
OPTACARE s'engage à faire progresser la gestion des soins de santé grâce à la technologie. Fondée en 2013 et basée à Troyes, en France, OPTACARE développe des solutions logicielles qui aident les hôpitaux et les installations à prévoir avec précision le flux de patients, à améliorer la planification du personnel et des Ressources, et à accroître l’efficacité organisationnelle.
Un distributeur IBM dédié à valeur ajoutée et courtier technologique, Pedab collabore avec des fournisseurs de technologie de premier plan pour fournir des solutions et des services à un écosystème de partenaires et de clients. Entreprise familiale fondée il y a plus de 30 ans en Suède, Pedab emploie actuellement 130 personnes dans huit pays d'Europe.
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Les exemples présentés ne sont qu’illustratifs. Les résultats réels varient en fonction des configurations et des conditions du client et, par conséquent, les résultats généralement attendus ne peuvent pas être fournis.