OPTACARE déploie la technologie IBM pour aider les services de santé à créer des plannings optimisés qui améliorent le bien-être des soignants et la continuité des soins.
Depuis plusieurs années, le système de santé français est confronté à une grave crise structurelle. 99 % des hôpitaux et des EHPAD publics déclarent être dans l’incapacité de répondre à leurs besoins en personnel. Parallèlement, seuls 15 % des professionnels de santé estiment bénéficier d’un équilibre vie professionnelle-vie privée satisfaisant.
Face à cette pression croissante, une planification efficace des personnels soignants est devenue essentielle à leur bien-être et à la stabilité du système. Des plannings bien conçus permettent aux établissements de santé de prendre en charge efficacement leurs patients et de garantir un accès rapide aux soins, tout en réduisant le stress des soignants.
Cependant, les cadres de santé, souvent affectés à la gestion de ces plannings sont confrontés à une tâche complexe. Ils doivent répartir les horaires de la manière la plus équitable possible, tout en respectant les préférences individuelles et en répondant aux exigences opérationnelles. Ils doivent également respecter strictement la réglementation encadrant le temps de travail, les temps de repos entre les services et les limitations du travail de nuit.
L’élaboration de plannings équilibrés exige un temps et des efforts considérables. De nombreux hôpitaux s’appuient encore sur une planification manuelle, à l’aide de tableurs, ce qui rend cette tâche particulièrement complexe et chronophage. Tout manque de personnel doit être compensé par des heures supplémentaires coûteuses, ce qui pèse sur des budgets déjà limités et contribue à l’épuisement professionnel des soignants.
C’est précisément cette équation complexe qu’OPTACARE s’est donné pour mission de résoudre. Créée pour aider les établissements de santé à répondre à leurs enjeux organisationnels les plus sensibles, cette société éditrice de solutions logicielles fondées sur l’intelligence artificielle s’est donnée pour ambition de faire de la planification non plus une contrainte, mais un levier d’efficacité et de stabilité.
Pour concrétiser sa vision d’un outil de planification plus intelligent et plus équitable, OPTACARE a choisi la technologie IBM watsonx®, notamment IBM® ILOG® CPLEX® Optimization Studio . CPLEX Optimization Studio utilise la science des données et l’IA décisionnelle pour résoudre des problèmes combinatoires complexes. OPTACARE HR Planner exploite ces capacités pour générer des plannings optimisés, à partir d’une matrice complexe de contraintes (réglementaires, structurelles et personnelles), tout en garantissant l’équité et le bien-être des équipes.
Gaëlle Coudert, Responsable Marketing chez OPTACARE, déclare : « Notre solution de planification s’adapte à tous les établissements de santé, des hôpitaux aux EHPAD. De plus, HR Planner est facilement adaptable aux besoins spécifiques de chaque organisation, pour une flexibilité maximale. »
Le choix d’un modèle de déploiement cloud sur IBM Cloud® permet à OPTACARE de proposer HR Planner en tant que plateforme SaaS (Software as a Service). Cette approche favorise une gestion efficace des coûts grâce à une adaptation dynamique des ressources selon les besoins.
Pedab France, partenaire commercial Platinum d’IBM, a offert un appui structurant dans la conception de cette solution.
« Pedab France a été un partenaire de confiance, apportant une expertise et un soutien précieux tout au long de ce projet », déclare Yasmine Alaouchiche, Responsable R&D et chef de produit HR Planner pour OPTACARE. « Pedab France nous a proposé un véritable soutien commercial en nous accompagnant sur les questions d’accords de licences ainsi que dans la communication avec IBM. »
Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs métiers peuvent paramétrer les algorithmes de HR Planner sans avoir besoin d’assistance technique spécialisée. Cette flexibilité opérationnelle est un atout majeur : par exemple, un hôpital peut conserver une configuration pour le fonctionnement normal et une autre pour les situations d’urgence, avec des règles plus souples concernant les compétences ou les horaires de travail.
HR Planner génère des plannings optimisés en quelques secondes, OPTACARE estime que sa plateforme permet de libérer plusieurs heures de travail par jour. Elle allège considérablement la charge mentale des équipes de planification et les soulage des tâches manuelles fastidieuses, leur permettant ainsi de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La plateforme formalise et codifie également les connaissances institutionnelles et les meilleures pratiques en matière de planification, garantissant ainsi la continuité des opérations en cas d’absence ou de départ du planificateur principal.
De même, et c’est tout aussi important, HR Planner apporte une équité tangible au processus de planification. Le système peut expliquer mathématiquement pourquoi un planning généré est juste et optimal. Cette transparence élimine toute perception de partialité dans l’affectation des horaires, contribuant ainsi à renforcer l’engagement et la confiance du personnel.
Une planification équitable, respectueuse des préférences et des contraintes individuelles, favorise également un environnement de travail plus serein. Les soignants bénéficient d’horaires plus prévisibles, avec moins de changements de dernière minute et d’heures supplémentaires, ce qui contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Plus reposés et moins stressés, les soignants travaillent plus efficacement et en toute sécurité, ce qui améliore directement la qualité des soins aux patients.
En optimisant l’allocation de leurs ressources internes, les établissements de santé réduisent également leur dépendance coûteuse aux heures supplémentaires.
Yasmine Alaouchiche conclut : « Nous aidons les organisations à s’attaquer aux causes profondes de la pénurie de personnel dans le secteur de la santé. Des horaires fiables et équitables préservent le bien-être des soignants et améliorent la qualité des soins aux patients. Notre technologie favorise des décisions plus éclairées, simplifie les tâches complexes et permet de consacrer un temps précieux à l’essentiel : prendre soin des personnes. »
Optacare édite une suite logicielle basée sur l’IA pour accompagner la transformation organisationnelle des établissements de santé.
Des solutions à haute valeur ajoutée pour prévoir les flux de patients, optimiser la planification des ressources humaines, fluidifier la prise en charge en hôpital de jour et gérer les approvisionnements.
L’objectif: éclairer les décisions et les convertir en actions concrètes pour une organisation plus réactive, centrée sur le soin.
Distributeur à valeur ajoutée et courtier technologique spécialisé d’IBM, Pedab collabore avec des fournisseurs de technologies de pointe pour proposer des solutions et des services à un écosystème de partenaires et de clients. Entreprise familiale fondée il y a plus de 30 ans en Suède, Pedab emploie actuellement 130 personnes dans huit pays européens.
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Les exemples présentés ne sont qu’illustratifs. Les résultats réels varient en fonction des configurations et des conditions du client et, par conséquent, les résultats généralement attendus ne peuvent pas être fournis.