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Processus d'inspection obsolètes et systèmes inefficaces
Le Département de affaires communautaires du New Jersey (NJDCA) accompagne les agents locaux en leur fournissant conseils administratifs, aides financières et assistance technique. Leurs programmes et services contribuent à améliorer la qualité de vie de la population en assurant la sécurité incendie, la sécurité des bâtiments et des ascenseurs, l'inspection du logement, le développement communautaire, et en soutenant la gestion financière des agences gouvernementales locales.
Plusieurs agences et unités au sein du département veillent à la sécurité publique en effectuant des inspections essentielles et en faisant appliquer les codes de l’État du New Jersey :
- Le Bureau of Fire Code Enforcement (agence d’application du code de prévention des incendies) assure la sécurité des immeubles de grande hauteur et des structures à risque, notamment les atriums à plusieurs étages et les cuisines industrielles. Il contribue à la sécurité publique en gérant des programmes d’éducation du public et en supervisant la formation des pompiers.
- Le Bureau of Housing Inspection (agence d’inspection du logement) garantit la sécurité et le confort des résidents en inspectant les hôtels et les immeubles à logements multiples, comme les appartements.
- L’Elevator Safety Unit (unité de sécurité des ascenseurs) veille à ce que les ascenseurs respectent les normes de sécurité afin de prévenir les risques de blessures liés aux équipements et à leur entretien.
Le NJDCA a saisi l’opportunité d’optimiser ses applications métier fondamentales en investissant dans l’innovation. Cette démarche a permis de moderniser ses systèmes, de générer des informations exploitables et d’accélérer le processus de décision. En collaboration avec IBM Consulting for Microsoft, il a développé des solutions mobiles innovantes basées sur le cloud pour optimiser la gestion des processus d’enregistrement, d’inspection, d’application, de facturation et de paiement.
Les principaux défis à relever étaient nombreux : des processus d’inspection souvent manuels et obsolètes, une infrastructure informatique fragmentée et une utilisation inefficace des ressources humaines. Les systèmes existants coûtaient cher à maintenir, étaient sujets à des pannes fréquentes et offraient une mauvaise expérience utilisateur, tant pour les citoyens que pour les employés des collectivités.
Donner aux organismes les moyens de répondre aux préoccupations de la communauté
Le NJDCA a choisi de collaborer avec IBM Consulting pour Microsoft pour développer une solution globale et adaptée à ses besoins.
Grâce à leur collaboration, le NJDCA et IBM Consulting ont développé des solutions d’inspection cloud innovantes pour plusieurs programmes. Ce cadre d’inspection modernisé, qui repose sur Microsoft Dynamics 365 et Power Platform, permet aux agences d’atteindre leurs objectifs et de renforcer la sécurité publique dans tout l’État.
Les composants de la solution incluent :
- Application mobile : les inspecteurs peuvent désormais enregistrer les résultats des inspections directement sur le terrain grâce à leur appareil mobile.
- Back-office : Le personnel tire parti de la plateforme Microsoft Dynamics 365 pour des tâches telles que le traitement des inscriptions, la gestion des appels et des extensions, l’examen de la comptabilité et l’évaluation de la productivité et des performances des inspecteurs.
- Portail public : Microsoft Power Pages permet aux propriétaires et aux agents immobiliers d'enregistrer les propriétés, de consulter les rapports d'inspection et de payer les factures en ligne.
Cette solution d'inspection innovante permet d'optimiser les processus, d'améliorer la gestion des documents, d'analyser les données financières et d'utilisation du personnel, ainsi que de suivre efficacement les permis associés aux propriétés.
Réduction des délais d'inspection et augmentation des revenus et de la productivité
La mise en œuvre de la nouvelle solution d’inspection cloud permet d’optimiser les workflows, de moderniser les processus et d’améliorer l’expérience utilisateur grâce à l’utilisation d’appareils mobiles. Cette solution contribue ainsi à renforcer la sécurité publique et à améliorer l’efficacité de la gestion des inspections. Le NJDCA constate une réduction des retards d’inspection de logement de plusieurs années à zéro ou six mois, ainsi qu’une réduction des cycles d’inspection des ascenseurs jusqu’à 90 %.
Dans le cadre de cette nouvelle plateforme, toutes les données sont désormais centralisées sur le Microsoft Government Cloud, un environnement sécurisé qui répond aux exigences des systèmes hérités, de sécurité des données et de conformité. La gestion des paiements est considérablement améliorée grâce à l’intégration de Power Pages avec le système de paiement du gouvernement du New Jersey via Microsoft Azure. Cette intégration offre une expérience améliorée, en permettant aux utilisateurs de payer leurs factures rapidement et facilement, sans avoir besoin de se connecter.
En outre, la gestion des recettes est automatisée avec Microsoft Power Automate, ce qui entraîne une réduction des coûts, un gain de temps et l’élimination des erreurs humaines potentielles dans la facturation, la distribution des imprimés, la gestion de l’affranchissement et les procédures de surveillance. Les recettes ont augmenté de 46 % pour le programme d’inspection de logement et de 15 % pour le programme d’inspection de la sécurité incendie. Cette transformation permet également à l’agence de disposer de tableaux de bord et de capacités de reporting de pointe en matière de business intelligence (BI), le tout grâce à Microsoft Power BI.
Dans le cadre de cette initiative de modernisation, IBM Consulting for Microsoft déploie actuellement de nouvelles fonctionnalités basées sur Azure OpenAI, telles que l'optimisation de la planification, la visibilité en temps réel du statut des inspections et des inspecteurs, ainsi que des capacités mobiles hors ligne.
À propos du Département des affaires communautaires du New Jersey
Le Département des affaires communautaires du New Jersey (NJDCA) (lien externe à ibm.com) est l’organisme d’État créé pour fournir des conseils administratifs, un soutien financier et une assistance technique aux agences gouvernementales locales, aux organismes de développement communautaire, aux entreprises et aux particuliers afin d’améliorer la qualité de vie au New Jersey. Il offre des programmes et des services qui répondent à des questions d’intérêt public, notamment la protection contre les incendies et la sécurité des bâtiments, la construction de logements, la planification et le développement communautaires, ainsi que la gestion et les finances des agences gouvernementales locales.
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