La NYPA s’est tournée vers IBM Business Partner Starboard Consulting, LLC pour l’assister dans l’intégration du module IBM Maximo for Transportation. La NYPA jouit d’une relation de longue date avec Starboard, qui fournit actuellement à la NYPA une assistance et des améliorations pour Maximo. Les travaux récents incluent une mise à niveau majeure vers le logiciel Maximo Asset Management version 7.6 et l’extension de la portée de la solution à toute l’entreprise.
M. Caputo et son équipe apprécient la compréhension approfondie des opérations de la NYPA par les consultants de Starboard et leur excellent service à la clientèle. « Comme nous le disons souvent, nous aimons maximiser notre utilisation de Maximo », explique M. Caputo. « Starboard nous a beaucoup aidés, tant du point de vue technologique que pour comprendre comment Maximo peut soutenir au mieux notre activité.
Lani Trotter, analyste métier chez Starboard, a pris la tête du projet Maximo for Transportation. « La NYPA est un utilisateur attentif et engagé de Maximo. Au fil du temps, ses pratiques de gestion des actifs ont été définies et mises en œuvre au sein du cadre Maximo », explique-t-elle. « Il était temps d’intégrer les données, les pratiques et les processus de la flotte de véhicules dans le système. »
L’équipe de Starboard a travaillé sur site à la NYPA pour aider à définir les exigences de la solution et à commencer le développement. Il faut noter que pendant les premiers mois de la pandémie de COVID-19, l’organisation a mis le projet en attente pour donner la priorité à la santé et à la sécurité des employés. Lorsque le projet a été relancé, les parties prenantes se sont rencontrées virtuellement et ont travaillé main dans la main pour assurer une transition en douceur de l’ancien système vers le nouveau.
« La pandémie de COVID-19 ayant ralenti le processus, nous avons mis à profit le temps dont nous disposions pour prolonger nos tests d’acceptation par l’utilisateur, et d’autres tests ont été conduits pour assurer une transition en douceur vers l’implantation de Maximo », explique Raihana Azad, analyste de l’information sur les actifs à la NYPA et chef de projet pour cette implantation.
« Ceci a représenté un grand effort pour toutes les personnes impliquées. L’équipe de Starboard et divers groupes de la NYPA (Groupe chargé des informations sur les actifs, Groupe chargé des technologies de l’information et Groupe de gestion de la flotte de véhicules) ont collaboré pour se diriger collectivement vers le succès », déclare George Perry, formateur technique à la NYPA et membre des équipes de gestion du Maximo Utility Working Group et du Northeast Maximo User Group.
Avec Mme Trotter, M. Perry a conçu la formation sur la solution et a organisé la gestion du changement pour les 2 300 employés de la NYPA. Il a notamment rédigé des instructions détaillées pour les mécaniciens et les autres équipes en rapport avec la flotte. Ce projet a nécessité une adaptation continue aux besoins de l’organisation. M. Perry et Mme Trotter ont dû s’assurer que la formation respectait les directives de sécurité mises en œuvre face à la pandémie de COVID-19 tout en tenant compte des opérations saisonnières. L’équipe de terrain responsable de la rupture de glace sur la rivière Niagara, par exemple, n’a pas été disponible pendant plusieurs semaines. Finalement, Mme Trotter a dispensé la majeure partie de la formation en ligne, tandis que M. Perry et Brian Everetts, analyste des systèmes de flotte à la NYPA, ont animé certaines sessions en présentiel.
Désormais, les employés qui ont besoin de réserver un véhicule pour une tâche ou de planifier des travaux de réparation n’ont plus besoin d’appeler le service de gestion de la flotte pour connaître les disponibilités, car les informations peuvent être consultées en ligne en temps réel. « La visibilité inter-entreprises sur l’équipement (à quel moment et à quel endroit il est déployé, quel est son statut de réparation, a-t-il besoin d’une maintenance préventive, etc.) est essentielle à la planification. La disponibilité des équipements est la clé de notre succès », déclare M. Perry.
Les employés peuvent également consulter facilement l’historique complet d’un véhicule sur un seul écran (qui comprend son dossier d’entretien préventif et les coûts associés). « Pour une bonne gestion des actifs, et notamment pour déterminer les investissements futurs, nous devons examiner leurs coûts sur l’ensemble de leur durée de vie. La visibilité qu’offre la plateforme Maximo nous aide vraiment dans ce processus », déclare M. Caputo.