Du cloisonnement à l'homogénéité - améliorer l'expérience des RH pour les employés en déplacement

Résultat : l’équipe RH du NUHS gérait deux systèmes RH différents pour l’ensemble de son personnel dans toutes les entités de la NUHS. Les rapports étaient extrêmement fastidieux et nécessitaient de nombreuses feuilles de calcul différentes pour chaque rapport émis. Cela demandait beaucoup d’efforts et de temps.

Les deux systèmes de ressources humaines en silo ont également compliqué les efforts visant à envoyer des rapports au ministère de la Santé et à d’autres entités gouvernementales. Comme ces différents systèmes définissent des informations ou des champs de données très différemment, il était difficile d’envoyer des informations ou des statistiques rapidement.

En outre, l’expérience utilisateur RH devait être améliorée. Les systèmes existants étaient hébergés sur site sans accès mobile. Par conséquent, les professionnels de la santé devaient être physiquement présents sur les ordinateurs centraux du lieu de travail pour accéder au système RH ou contacter le personnel RH pour obtenir de l’aide. Les employés mobiles ne pouvaient pas envoyer de demandes de remboursement ou de congés, et les responsables des ressources humaines hors site n’étaient pas en mesure de gérer les approbations ou d’effectuer d’autres tâches.

Après le regroupement, les dirigeants ont commencé à regrouper les deux systèmes de ressources humaines dans un seul système basé sur le cloud, accompagné d’une application mobile de ressources humaines pour permettre aux employés de travailler en libre-service. Le NUHS a évalué les différentes options et a décidé d’opter pour SAP SuccessFactors, une plateforme SaaS conçue pour aider les organisations à rationaliser et automatiser les processus de ressources humaines. Néanmoins, des inquiétudes ont été exprimées quant à la durée de cette transformation complexe, car le NUHS avait besoin que le système soit opérationnel en moins de 12 mois.

En raison de la complexité de la migration de deux systèmes RH sur sites existants vers la solution cloud SAP SuccessFactors, le NUHS a cherché un collaborateur pour la mise en œuvre ayant une expertise SAP et une expérience du marché de la santé publique à Singapour.Une évaluation des principaux fournisseurs a conduit à la sélection d'IBM Consulting. En tant qu'intégrateur de systèmes, IBM possédait l'expérience nécessaire et proposait une tarification avantageuse.Le NUHS avait besoin de consultants capables de personnalisation et de fournir une solution qui réponde à ses besoins, et IBM avait compris ces exigences.

IBM SAP SuccessFactors Consulting Services a travaillé avec NUHS pour élaborer un plan en deux phases.La première phase s'est concentrée sur les fonctions RH critiques liées à la paie, comme les dossiers des employés, les congés, les réclamations et les fonctions de formation.La deuxième phase axée sur les fonctions RH stratégiques comme la gestion de la performance, la rémunération, le recrutement, l'intégration et la planification de la relève.Des outils et des processus ont été mis en place pour accéder aux dernières technologies via des mises à jour cloud.

L’une des principales exigences de l’entreprise était de conserver les systèmes clés sur site, y compris le système de paie et ses données sensibles. IBM a conçu la plateforme cloud SAP pour intégrer de façon fluide les principales applications de paie aux solutions SaaS de RH et PaaS. Cela permet aux employés d’accéder à toutes les informations nécessaires sur le site application à partir d’une seule page d’accueil.

IBM a également collaboré avec le partenaire commercial du NUHS, Synapxe, pour mettre en place une architecture transparente et riche en sécurité. SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher et Enterprise Service Bus ont relié le système de paie SAP aux applications RH cloud.

Pour permettre aux employés de se connecter en toute sécurité, IBM a travaillé en étroite collaboration avec Synapxe, l’agence HealthTech de Singapour, pour mettre en œuvre les services d’authentification d’identité SAP avec authentification à deux facteurs. Le NUHS a également utilisé IBM Application Management Services for Hybrid Cloud pour améliorer son efficacité opérationnelle.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, l’équipe de développement s’est tournée vers le télétravail. IBM et le NUHS sont allés de l’avant malgré la lourde charge de travail opérationnelle liée au Covid. Sous la direction et les conseils du directeur des ressources humaines du groupe NUHS, le NUHS a revu l’engagement et la formation des employés afin de se conformer aux mesures d’éloignement sécuritaire et de surmonter les restrictions en matière de séparation.

L’équipe NUHS, Synapxe, SAP et IBM ont terminé le projet en seulement 10 mois, faisant de NUHS Singapour le premier pôle de santé à fournir une solution RH basée sur le cloud avec des capacités mobiles en libre-service.

Mise en service en janvier 2021, la plateforme SAP SuccessFactors a eu un impact immédiat au cours du premier mois. Plus de 13 000 employés du NUHS, soit 92 % de tous les utilisateurs, se sont connectés à la nouvelle plateforme myHR. Et 12 000 autres employés ont activé les applications mobiles myHR. Depuis lors, le taux d’adoption des applications mobiles a dépassé les 90 %.

En libre-service, l’application mobile permet aux employés et aux responsables d’envoyer, de consulter et de modifier des dossiers personnels. Les employés peuvent désormais accéder, modifier et imprimer leurs propres documents à tout moment et où qu’ils se trouvent. Cela a considérablement amélioré la productivité des RH, car les employés n’ont plus besoin d’imprimer et de livrer manuellement les documents.

Le NUHS a bénéficié d’avantages considérables de la plateforme RH SAP SuccessFactors. Il s’agit d’une étape majeure pour fournir des services RH plus agiles et plus réactifs.

L’accès mobile et les fonctionnalités en libre-service offrent une meilleure expérience utilisateur. Grâce à un système unique à l’échelle du groupe, le NUHS peut désormais aligner les politiques et les processus RH dans tous les établissements. L’équipe technique peut créer une base de données RH unique et partagée pour soutenir l’analyse et la prise de décision en matière de ressources humaines. L’équipe métier peut rationaliser le workflow des RH en éliminant les processus manuels et les formalités administratives. Et la plateforme soutient le recrutement en introduisant une expérience candidat numérique.

En outre, avec les nouvelles données RH collectées, les responsables RH peuvent désormais tirer parti des puissants outils de reporting et d’analyse de la plateforme, ce qui facilite grandement la production de rapports sur le budget et la planification, car les utilisateurs peuvent désormais exécuter des rapports eux-mêmes, sans avoir à contacter le service RH .

La nouvelle plateforme permet également de réaliser des économies en réduisant les licences sur site pour les logiciels SAP. En outre, les employés de NUHS gagnent du temps grâce à des courbes d'apprentissage plus courtes et à la possibilité de tester à nouveau les nouvelles fonctionnalités plus rapidement.

Le National University Health System (NUHS) (lien externe à ibm.com) vise à transformer la prévention et la prise en charge en matière de santé en découvrant les causes de la maladie, en mettant au point des traitements plus efficaces grâce à la recherche multidisciplinaire collaborative et aux essais cliniques, et en créant de meilleures technologies et de meilleurs systèmes de prestation de soins avec des partenaires qui partagent les mêmes valeurs et la même vision.

Les établissements du groupe NUHS comprennent le National University Hospital, le Ng Teng Fong General Hospital, le Jurong Community Hospital et l’Alexandra Hospital ; trois centres nationaux spécialisés, le National University Cancer Institute, Singapour (NCIS), le National University Heart Centre, Singapour (NUHCS) et le National University Centre for Oral Health, Singapour (NUCOHS) ; les polycliniques de l’université nationale (NUP) ; le centre médical de Jurong ; et trois écoles de sciences de la santé du NUS : l’école de médecine NUS Yong Loo Lin (y compris le centre Alice Lee pour les études en soins infirmiers), la faculté de médecine dentaire NUS et l’école de santé publique NUS Saw Swee Hock.

Avec ses institutions membres placées sous une structure de gouvernance commune, le NUHS crée des synergies pour l’avancement des soins de santé en intégrant les soins aux patients, l’enseignement des sciences de la santé et la recherche biomédicale. En tant que système de santé régional, le NUHS travaille en étroite collaboration avec des partenaires de santé et de protection sociale à Singapour pour développer et mettre en œuvre des programmes qui contribuent à une population engagée et en bonne santé dans la partie occidentale de Singapour.

Synapxe (lien externe à ibm.com) est l’agence nationale HealthTech qui inspire la santé de demain. Au cœur de la HealthTech, nous connectons les personnes et les systèmes pour un Singapour en meilleure santé. En collaboration avec nos partenaires, nous créons des solutions technologiques intelligentes pour améliorer la santé de millions de personnes chaque jour, partout dans le monde. Réinventez l’avenir de la santé avec nous sur www.synapxe.sg.