Le terme « défense nationale » évoque naturellement les forces armées qui dépendent du ministère de la Défense britannique : plus de 190 000 personnes dans la British Army, la Royal Navy, la Royal Air Force et le Strategy Command. Bien sûr, il ne faut pas oublier la contribution essentielle des 58 000 employés civils du ministère de la Défense, qui, en fournissant une vaste gamme de services de soutien, contribuent à assurer la sécurité du pays.
Comme la plupart des grandes organisations d’aujourd’hui, le ministère de la Défense dépend de l’efficacité d’une multitude de services opérationnels, en particulier la finance, l’approvisionnement et les ressources humaines. Pour éviter une configuration dans laquelle chaque force armée gérerait ses propres services de comptabilité, d’achat et de ressources humaines, le ministère de la Défense exploite un modèle central de services partagés fourni par Defence Business Services (DBS), un de ses départements.
Les DBS sont responsables de la prestation de ces services de bout en bout, ce qui suppose notamment un personnel hautement qualifié et des processus métier bien conçus, mais également une technologie sous-jacente performante. Au fil des ans, avec l’élargissement de leurs attributions, les DBS ont hérité de nombreux systèmes informatiques et sources de données disparates provenant de différentes agences du ministère de la Défense (notamment de grandes applications et bases de données d’entreprise, mais également de petits outils et feuilles de calcul conçus sur mesure).
Pour l’équipe des DBS, la gestion de cette complexité est devenue un véritable travail à plein temps, et la charge que représentait la maintenance rendait difficile l’amélioration des services. L’organisation souhaitait passer à un modèle opérationnel plus moderne et plus efficace, et elle savait que la standardisation de son environnement informatique et l’unification des systèmes allaient être une première étape essentielle pour réduire le coût de possession, alléger la maintenance et limiter les risques.
« Les DBS cherchent à simplifier l’environnement de leurs systèmes pour de nombreuses raisons », explique James Courtney-Holt, DSI et responsable des opérations financières et commerciales dans les DBS. « Cela devrait nous permettre d’utiliser au mieux nos logiciels Oracle et IBM Cognos et de faciliter l’accès aux ressources DBS. Cela permettra également à l’équipe interne des DBS de prendre entièrement en charge le support et le changement de nos systèmes. Et enfin, cela nous préparera à la future migration de nos services dans le cloud. »
Des services partagés plus intelligents
Les services partagés plus intelligents aident le ministère de la Défense à soutenir les 190 000 membres des forces armées
Des systèmes hérités aux systèmes de niveau entreprise
La nouvelle plateforme remplace 4 systèmes existants par 1 application unique de niveau entreprise
Les DBS ont lancé une initiative majeure pluriannuelle pour rationaliser l’environnement de leurs systèmes et gagner en efficacité. Avec le soutien d’IBM Consulting et de Deloitte, les DBS visaient à transformer trois domaines principaux de leur système informatique : les applications de niveau entreprise sur lesquelles étaient exécutés ses processus de gestion des contrats, des achats et des financements ; les systèmes financiers dans lesquels étaient exécutées la planification, la budgétisation et les prévisions ; et enfin les bases de données et les outils d’analytique qui fournissent des renseignements pour la gestion stratégique aux utilisateurs dans l’ensemble du ministère de la Défense.
Contrats, achats et financement
Afin d’accroître l’efficacité de leurs processus commerciaux et financiers, les DBS ont décidé de remplacer un certain nombre de systèmes distincts par une seule application Oracle eBusiness Suite, qui devait gérer l’ensemble du flux de travail de bout en bout. Au cours des quatre grandes itérations de la solution, une équipe conjointe comprenant des membres des DBS, d’IBM, de Deloitte et d’autres départements du ministère de la Défense a travaillé en étroite collaboration pour créer un cycle d’approvisionnement transparent dans le nouveau système, puis l’augmenter avec des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion des contrats et l’intégration avec le Government eMarketplace (GeM) – un nouveau catalogue de fournisseurs en cours d’adoption dans de nombreux ministères du gouvernement britannique.
En passant à un seul système pour la gestion des contrats, des achats et des financements, les DBS ont pu abandonner trois de leurs plateformes ERP existantes, mais aussi un certain nombre de systèmes auxiliaires plus petits et des processus manuels. Cela a permis, outre de simplifier en profondeur la maintenance des systèmes et de réduire les coûts opérationnels, de donner au personnel des DBS plus de temps pour l’amélioration de la qualité du service et le développement de nouvelles fonctionnalités. Le projet a également été l’occasion d’effectuer un nettoyage des données, avec à la clé une amélioration significative de leur qualité et de la confiance des décideurs dans le système.
Planification, budgétisation et prévisions
Il y a plusieurs années, les DBS ont remplacé un système de planification opérationnelle qui arrivait en fin de vie par une nouvelle plateforme basée sur des logiciels IBM. Depuis, les équipes des DBS et d’IBM ont effectué plusieurs mises à niveau pour améliorer les fonctionnalités, notamment une mise à niveau récente vers la dernière version du logiciel IBM Planning Analytics. La solution de planification, de budgétisation et de prévision prend désormais en charge à la fois la gestion annuelle du budget et les prévisions pour l’année financière en cours et un cycle budgétaire annuel avec un horizon de dix ans pour la planification à long terme.
Outre les données de planification et de prévision, le système inclut également les données financières actuelles, ce qui permet aux utilisateurs d’analyser les écarts entre les résultats attendus et réels. Les DBS fournissent une large gamme d’outils pour aider les utilisateurs à différents niveaux de l’organisation à interagir avec ces données : flux de travail pour aider les responsables des services à fournir leurs données budgétaires, mais aussi outils d’analyse puissants intégrés aux feuilles de calcul pour les utilisateurs hautement qualifiés de l’équipe financière.
Renseignements pour la gestion stratégique
Parallèlement à ces projets, les DBS ont également créé un entrepôt de données centralisé pour les renseignements dédiés à la gestion stratégique. Celui-ci collecte les données de leurs opérations de comptabilité et de leurs systèmes de gestion des contrats, des achats et des financements, ainsi que de la plateforme de planification, de budgétisation et de prévision et de plusieurs autres sources de données.
À l’aide de la solution IBM Cognos Analytics, les utilisateurs peuvent accéder à des informations financières et opérationnelles et les visualiser, puis générer automatiquement des rapports basés sur des données interfonctionnelles. La plateforme fait disparaître les silos de données et contribue à éliminer le besoin de rapports manuels basés sur des feuilles de calcul, ce qui permet aux analystes de tout le ministère de gagner du temps.
Les décideurs du ministère de la Défense font de plus en plus confiance à l’entrepôt de données pour fournir des données rigoureusement contrôlées provenant de systèmes sources bien régis. Cela réduit la nécessité pour les différents services de disposer de leurs propres sources de données et contribue à garantir que les décisions sont prises sur la base d’informations cohérentes et exactes.
« Nous cherchons à étendre notre capacité d’analyse financière et commerciale », explique M. Courtney-Holt. « Au cours des 12 prochains mois, nous aurons agrandi l’entrepôt pour y inclure des données provenant des RH, des fiches de paie et des projets. Nous cherchons également à partager des données avec d’autres systèmes de renseignements pour la gestion stratégique et la défense au moyen d’API afin que, partout où les données des DBS sont utilisées, elles proviennent de notre entrepôt, défini comme « source unique de vérité ».
Les dernières phases de l’initiative de transformation des DBS ont eu lieu pendant la pandémie de COVID-19. Au cours du premier confinement du Royaume-Uni, toute l’équipe du projet a dû passer au télétravail, ce qui a créé de nombreux défis pour l’accès aux systèmes. Néanmoins, grâce à la flexibilité et au dévouement de l’équipe conjointe des DBS, d’IBM et de Deloitte, le projet n’a jamais perdu son élan initial. Les DBS ont continué à atteindre tous leurs objectifs de performance clés, et chaque version des nouveaux logiciels et des fonctionnalités a été livrée dans les délais.
« La relation entre les DBS et l’équipe d’IBM a été très importante dans notre réussite », déclare M. Courtney-Holt. « Même lorsque nous avons travaillé sur chaque projet un à un, nous n’avons jamais perdu de vue les objectifs plus généraux et à long terme que nous essayions d’atteindre. Nous avons mis en œuvre un travail conjoint pour être sûrs que les ressources des DBS joueraient pleinement leur rôle dans les changements que nous avons apportés. Je suis heureux que les DBS et IBM soient parvenus à faire de leur relation un partenariat stratégique. »
Outre des économies importantes sur la gestion et la maintenance informatiques, les résultats font état d’améliorations des performances et de la disponibilité du système, avec moins d’incidents signalés et moins de temps d’arrêt imprévus. L’augmentation de la stabilité permet au personnel des DBS de passer moins de temps à résoudre les problèmes informatiques et de se concentrer sur l’amélioration des services existants et le développement de nouvelles fonctionnalités.
« Dans le passé, nous avons fait l’erreur de vouloir nous moderniser à tout prix, au détriment de la viabilité à long terme de nos systèmes », déclare M. Courtney-Holt. « Le passage à une approche “evergreening”, avec des mises à jour régulières des systèmes et l’exploitation généralisée des fonctionnalités incluses dans les solutions, doit fournir une base plus solide pour nos clients et maximisera l’investissement que nous avons fait dans nos systèmes clés Oracle et Cognos. »
Le ministère de la DéfenseLien externe est l’une des organisations les plus importantes du gouvernement britannique. Elle emploie plus de 190 000 personnes dans ses forces armées et 58 000 civils pour les tâches administratives. Elle vise à assurer la sécurité et la prospérité du pays, et à maintenir son influence mondiale en protégeant les citoyens, les territoires et les intérêts britanniques sur le sol national et à l’étranger.
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