Cambridgeshire Fire and Rescue Service

Refonte complète des processus grâce à la modélisation et à l'automatisation basées sur le cloud

Pour créer un modèle collaboratif à norme ouverte pour la reconnaissance et le développement des processus métier, le Cambridgeshire a combiné IBM Blueworks Live™ avec IBM Business Automation Workflow.

Défi

Des coupes budgétaires ont obligé le Cambridgeshire à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts de ses processus.

Transformation

Pour créer un modèle collaboratif à norme ouverte pour la reconnaissance et le développement des processus métier, le Cambridgeshire a combiné IBM® Blueworks Live™ avec IBM Business Process Manager on Cloud.

Résultats Réduction de 60 à 90 %
des délais de déploiement et de développement des processus
Plateforme collaborative
de modélisation et de gestion des processus métier
Intégration des systèmes
et partage des données facilités entre les services d'incendie et de secours
Description du défi
Améliorer l'efficacité des processus métier

L'obligation de faire plus avec moins est universelle, sans distinction entre le secteur public et le secteur privé. L'efficacité est devenue le maître mot, et les responsables informatiques qui espèrent l'améliorer se concentrent souvent d'abord sur la gestion des processus métier de leur organisation.

Martin Franklin est responsable de projet pour le programme de transformation et d'efficacité des services (Service Transformation and Efficiency Programme ou STEP en anglais) du Cambridgeshire et aide le Cambridgeshire Fire and Rescue Service (CFRS) à s'adapter aux coupes budgétaires imposées par le gouvernement dans le secteur de la sécurité publique.« Le programme vise à améliorer l'efficacité du traitement des opérations, afin d'économiser de l'argent et d'éviter les coupes dans les services de première ligne, c'est-à-dire les pompiers et les véhicules d'incendie », explique-t-il.« Nous devions trouver des moyens de devenir plus rentables et moins chers sans sacrifier l'intégrité opérationnelle. »

Le collègue de M. Franklin, James Thompson, développeur BPM au CFRS, dirige la transformation de l'automatisation des processus de l'organisation, pierre angulaire de la réussite du programme STEP.« Nous avons constaté que de nombreux processus manquaient de visibilité en ce qui concerne les performances et les données.Il fallait que les processus manuels et non gérés soient plus efficaces.Nous étions particulièrement enthousiasmés par le concept des processus intelligents, car il ne s'agissait pas seulement de remplacer les feuilles de calcul, mais aussi d'automatiser les processus. »

Nous fournissons une base sur laquelle nous pouvons créer des processus relatifs à la prévention communautaire, aux interventions d'urgence, à l'éducation du public et au recrutement de pompiers. James Thompson Business Process Manager Cambridgeshire Fire and Rescue Service
Description de la transformation
Faciliter la collaboration

Le programme STEP est essentiel non seulement pour accroître l'efficacité des processus et la collaboration en interne, mais aussi pour améliorer la collaboration avec d'autres services d'incendie et d'urgence.La mise en place d'un modèle collaboratif à norme ouverte pour la reconnaissance et le développement des processus métier au sein du STEP est donc devenue une priorité, ce qui a motivé la décision d'intégrer IBM Blueworks Live à IBM Business Process Manager on Cloud (IBM BPM on Cloud), basé sur la plateforme cloud SoftLayer® d'IBM.En s'appuyant sur IBM Db2® on Cloud, le CFRS dispose d'une base de données entièrement gérée, robuste et sécurisée dont la maintenance nécessite moins de main-d'œuvre.

À ce jour, le CFRS a mis en œuvre 16 processus métier dans IBM BPM on Cloud, impliquant plus de 600 membres du personnel répartis sur 29 sites.Les parties prenantes du CFRS utilisent IBM Blueworks Live basé sur le cloud pour la reconnaissance et la modélisation des processus, en identifiant les conditions actuelles et futures (« as-is » et « to-be ») de chaque processus.

« Nos analystes métier se rendent sur place et, avec les propriétaires des processus et d'autres parties prenantes, cartographient les processus existants et les modélisent dans IBM Blueworks Live.Blueworks Live nous accompagne depuis le début et est essentiel pour nos analystes de processus lors de la reconnaissance.Ensuite, l'équipe de développement et moi-même élaborons un processus plus intelligent dans IBM BPM on Cloud », explique M. Thompson.

IBM Integration Bus joue également un rôle crucial, car le CFRS travaille avec six bases de données héritées sur des plateformes disparates contenant de grands volumes de données pertinentes pour les processus métier automatisés par M. Thompson et son équipe.Le logiciel Integration Bus fournit une base d'intégration commune, robuste et flexible qui met les données de toutes les bases de données à la disposition de l'environnement BPM on Cloud.

Description des résultats
Passage à des processus orientés vers le public

Selon M. Thompson, le CFRS a obtenu des gains de temps de 60 % et de 90 % dans le cadre du développement et du déploiement des processus. « Un processus qui prenait auparavant une semaine ne prend plus qu'une journée, voire quelques heures. BPM on Cloud a donc changé la donne pour nous. Les développeurs trouvent l'élaboration de processus plus intelligents sur IBM BPM on Cloud beaucoup plus flexible. Cela nous permet de nous concentrer sur le processus métier plutôt que de nous préoccuper de l'infrastructure. »

Les développeurs se concentrent d'abord sur les processus administratifs.« Le programme STEP nous aide à comprendre comment fonctionnent nos processus administratifs, à les améliorer et à démontrer cette amélioration avant de nous pencher sur les opérations », explique M. Franklin.« Nous fournissons une base sur laquelle nous pouvons créer des processus relatifs à la prévention communautaire, aux interventions d'urgence, à l'éducation du public et au recrutement de pompiers. »

Cette base a permis au CFRS de devenir un pionnier parmi les services d'incendie britanniques, puisqu'il utilise la technologie cloud d'IBM pour partager des systèmes, des données et des processus administratifs avec les autres services.Il est prévu que le CFRS s'associe au gouvernement britannique afin de favoriser la collaboration et l'adoption du programme à l'échelle nationale.

Cet objectif a déjà été atteint dans une certaine mesure.La première incursion du CFRS dans un processus public basé sur le cloud a été développée aux côtés de 14 autres services de lutte contre les incendies pour vérifier les antécédents des recrues dans le cadre du recrutement de nouveaux pompiers.Le processus a été conçu en collaboration dans le but d'établir une procédure commune à tous les services d'incendie.Et là encore, nous avons pu constater des gains d'efficacité.

« Nous avons mesuré jusqu'à 80 % de gain de temps en éliminant les entrées de données en double, voire en triple », précise M. Thompson.« De plus, nous avons pu recueillir des données de bien meilleure qualité, ce qui nous permet de mieux comprendre qui postule pour devenir pompier de garde : d'où il vient, quel est son parcours et dans quel secteur il travaille le jour.Nous collectons désormais ces données d'une manière beaucoup plus qualitative. »

Le plan est de transférer tous les processus internes plus intelligents du CFRS sur le cloud.« Nous pensons tout simplement que c'est l'avenir.C'est plus flexible et certainement beaucoup plus rapide.Mais surtout, nous pouvons nous pencher ensemble sur les processus de traitement des opérations et collaborer avec les systèmes qui envoient les pompiers sur les lieux des incidents. »

La plateforme IBM Cloud a également permis d'étendre la collaboration avec d'autres services d'urgence.« Nous avons contacté d'autres services d'incendie et de secours pour leur montrer ce que nous avons fait et les gains d'efficacité que nous avons réalisés », affirme M. Thompson.« Le coût de démarrage d'un processus plus intelligent sur le cloud est quasiment nul, ce qui rend les autres services bien plus enclins à se joindre à nous.Nous pourrions réaliser des gains d'efficacité considérables dans tout le pays.IBM BPM on Cloud et BlueWorks représentent un framework très prometteur pour unir les services d'incendie et trouver des moyens communs de travailler, non seulement sur le plan humain, mais aussi afin de développer des paradigmes techniques communs pour l'intégration des systèmes et le partage des données.Ce sont des outils très efficaces.Et ce qui me passionne le plus dans l'amélioration des processus sur BPM on Cloud, c'est que nous pouvons adopter une approche incrémentale pour voir comment de petites améliorations peuvent soudainement générer d'énormes bénéfices. »

Logo Cambridgeshire Fire & Rescue
À propos du Cambridgeshire Fire and Rescue Service

Le Cambridgeshire Fire and Rescue Service (CFRS) (lien externe à ibm.com) est le service d'incendie et de secours du comté non métropolitain du Cambridgeshire et de l'autorité unitaire de Peterborough au Royaume-Uni.Le service gère 28 casernes de pompiers.

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