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L’effet papillon. Dans la culture pop, c’est une notion qui suggère qu’un petit changement apporté à une condition initiale peut avoir un effet profond sur un système plus grand.
Dans le cas du Bureau voor Normalisatie (NBN), l’organisation belge pour le développement et la publication des normes, ce petit changement est apparu sous la forme d’un bot basé sur le logiciel IBM® Robotic Process Automation.
On ne saurait trop insister sur l’importance des normes. Elles améliorent la qualité des produits et des services. Elles augmentent l’efficacité et facilitent les échanges commerciaux. Enfin, elles soutiennent les économies nationales et le commerce mondial en uniformisant les règles du jeu. À l’échelle de la seule Belgique, le développement et la publication d’une norme supplémentaire, en moyenne, augmentent le produit intérieur brut (PIB) de 2,04 millions par an, selon une étude publiée par VUB (Vrije Universiteit Brussel).
En tant que membre national du Comité européen de normalisation (CEN) pour la Belgique, le NBN contribue au développement et à la publication des normes européennes (EN). En moyenne, le CEN publie environ 1 100 normes EN par an, et le NBN les publie toutes en tant que normes belges nationales (NBN EN) par mandat juridique.
Le NBN est également le membre national de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et contribue de la même façon au développement et à la publication des normes ISO. Bien que le NBN ne soit pas tenu d’enregistrer toutes les normes ISO dans le corps de normes belge (NBN ISO), il en publie traditionnellement quelques-unes chaque année. Cependant, la demande des industries belges pour les normes NBN ISO a augmenté ces dernières années. En 2020, le NBN s’est fixé comme objectif de publier davantage de normes ISO.
De meilleurs résultats
Grâce au logiciel RPA, le NBN enregistre 2 150 normes ISO par an, contre 800 par le passé
Gain de temps
Le logiciel d’automatisation a permis de gagner 650 heures en 2021
Le travail, cependant, devait être fait manuellement. Comme l’outil d’automatisation interne existant n’était pas conçu pour prendre en charge les normes ISO, le NBN devait recueillir les données et saisir manuellement les informations relatives aux bulletins de vote. Le processus a pris au moins huit semaines, ce qui a limité le nombre de normes ISO que le NBN pouvait publier chaque année.
« C’était un travail fastidieux et répétitif », explique Catherine Michel, experte en production pour le NBN et responsable du processus de publication. « Pour enregistrer une norme, il y a plusieurs champs à remplir. Chaque champ doit être copié à partir d’un site ou d’un écran différent, et vous devez rechercher chaque information. Le risque de commettre des erreurs est donc élevé. De plus, les employés ne pouvaient pas y consacrer toutes leurs journées, car ils avaient d’autres tâches à effectuer. »
Automatisation de la publication grâce à un bot nommé Otis
En octobre 2020, le NBN a engagé Parplex, une société technologique spécialisée dans les solutions logicielles d’automatisation robotisée des processus (RPA). Ellen Bartholomeeusen, directrice des opérations du NBN, explique : « Le fait que Parplex soit un partenaire commercial d’IBM nous a rassuré. Et nous avons choisi Parplex il proposait la meilleure solution. »
La collaboration a commencé avec un projet pilote de traitement d’un petit sous-ensemble de bulletins de vote. En janvier 2021, après le succès du projet pilote, Parplex a décidé d’automatiser l’ensemble du processus de conversion des normes ISO en normes belges et de configurer pour cela un bot appelé Otis. Parplex a travaillé de manière itérative et a affiné et validé le bot pour chaque phase. Après des tests de bout en bout, le NBN a lancé Otis en mai 2021.
Nordine Vandezande, propriétaire de Parplex, explique : « Le logiciel IBM RPA dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer un bot et automatiser le processus de vote du NBN. Nous avons configuré le processus complet : créer les bulletins de vote et rassembler les informations des normes. Le bot fonctionne tous les soirs. Il fonctionne sur la base de feuilles de calcul qui contiennent des métadonnées liées à l’ISO, telles que le nombre et la description de la norme. En lisant les feuilles de calcul, le bot sait quels bulletins de vote il doit créer et lesquels il doit clôturer. »
Otis fonctionne sur un poste de travail entièrement configuré par Parplex. Il s’intègre au système interne de gestion de l’information produit (PIM), au site web d’ISO et aux plateformes SaaS (Software-as-a-Service) du NBN. Cela garantit que les informations arrivent là où elles doivent être en temps réel.
Mme Michel ajoute : « Chaque matin, nous voyons immédiatement quels bulletins ont été pris en compte correctement : ils sont marqués d’un "OK". Dans certains cas, le bot ne peut pas remplir un champ parce que l’information est manquante dans les systèmes ISO ou pour une autre raison. Dans ce cas, il met en évidence ce champ, et une intervention humaine est nécessaire pour le corriger ou le compléter ».
Mme Bartholomeeusen apprécie également la capacité de la solution à signaler les erreurs et les bugs. « Cela facilite les choses en nous montrant ce qui n’a pas fonctionné, et nous pouvons alors terminer la tâche très rapidement », dit-elle. « Je dirais que seulement 5 % des mises en œuvre de normes nécessitent une intervention manuelle. Du point de vue de la rapidité et de la qualité, l’adoption du bot nous a donné une grande valeur ajoutée. »
Publiez davantage et économisez des centaines d’heures de travail
Le nombre de normes NBN ISO publiées chaque année a augmenté.
En 2019, le NBN a publié seulement 140 normes NBN ISO. En 2020, avec l’aide d’étudiants stagiaires et de cinq personnes chargées de la création des bulletins de vote, elle en a publié 800. Mais en 2021, grâce à la technologie d’automatisation, elle a enregistré 2 150 normes NBN ISO, soit une augmentation considérable de 1 435 % en seulement deux ans.
« Grâce à Parplex, nous pouvons traiter un grand nombre de normes », déclare Mme Michel. « Lorsque le bot a été lancé pour la première fois, nous avons effectué des tests et découvert des exceptions. À chaque fois, M. Vandezande a pu améliorer le bot pour gérer les exceptions, de sorte que le bot est devenu plus perforant de jour en jour. »
Elle poursuit : « Nous avons fait d’énormes progrès. D’ici l’année prochaine, nous aurons traité les normes ISO qui ne figuraient pas dans notre catalogue. Grâce à la technologie d’automatisation d’IBM, nous avons amélioré l’exhaustivité de notre catalogue de normes et nous poursuivrons notre collaboration avec Parplex ».
Il est tout aussi important pour le NBN d’améliorer la qualité des données et de gagner du temps. Le centre clôture environ 4 000 bulletins de vote nationaux par an. Pour les bulletins de vote liés au développement des normes EN et ISO, l’agence estime qu’elle a économisé environ 150 heures de travail par an en 2020 et en 2021. Pour les normes ISO du NBN, cela a permis d’économiser 500 heures de travail en 2021.
« Il est très important pour nous de libérer notre personnel des tâches répétitives et fastidieuses », déclare Mme Bartholomeeusen. « Et les clients ont un accès plus rapide à notre contenu. » Mme Michel partage cet avis : « En tant qu’employée du NBN, je suis très heureuse de pouvoir me concentrer sur des tâches de plus grande valeur et plus qualitatives. Le bot est donc mon meilleur ami. »
Créé suite au vote d’une loi en 2003 et entièrement actif en 2007, le NBN (lien en dehors d’ibm.com) est une agence du gouvernement national belge responsable du développement, de la publication et des ventes des normes belges, européennes et internationales. Il travaille pour un large éventail de secteurs, notamment l’énergie, la construction, les biens de consommation et bien d’autres. Le NBN fournit également des services pour promouvoir la diffusion et l’utilisation des normes et dispose d’un portefeuille de 42 000 normes. Le siège social du NBN est situé à Bruxelles.
Partenaire commercial d’IBM, Parplex (lien en dehors d’ibm.com) est un fournisseur de solutions, de services et d’assistance pour l’automatisation des processus robotiques. Avec plus de 20 ans d’expérience dans l’automatisation des processus, Parplex sait comment éviter les pièges courants et comment aider les clients à implémenter la RPA avec succès. Parplex est situé à Heusden-Zolder, en Belgique.
Aspects juridiques
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Produit aux États-Unis d’Amérique, août 2022.
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