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Les chiffres ne mentent pas.
Ils peuvent décrire la santé financière d’une entreprise, guider les décisions, identifier les risques et révéler les efficacités et les insuffisances opérationnelles.C’est grâce aux processus comptables et aux données financières que l’entreprise communique avec ses dirigeants.Du moins, si ces informations sont accessibles.
Parfois, les données sont difficiles à obtenir, à analyser ou à consolider. La communication devient encore plus complexe lorsqu’il n’y a pas une seule entreprise, mais un ensemble d’entreprises. C’est le cas d’Ascendis Health Limited : une organisation mondiale de santé et de bien-être composée de 134 entités dans les domaines de la santé des consommateurs, de la pharmaceutique, du médical, de la santé animale et des biosciences.
Yolandi van den Berg, responsable du reporting du groupe Ascendis, décrit le processus de consolidation et de reporting pour une organisation qui vend des produits dans 130 pays : « Il est difficile de surveiller toutes ces entités dans différentes devises. Toutes utilisent différents systèmes ERP, les informations ne sont pas dans le même format et les données sont incohérentes. »
Elle poursuit : « Les transactions intersociétés, comme les prêts, et la traduction des informations en rands sud-africains constituent une difficulté supplémentaire. Pour la consolidation, vous avez donc besoin d’un système ou d’un processus pour éliminer ces transactions intersociétés du point de vue du groupe. »
Auparavant, Ascendis utilisait un logiciel de planification financière basé sur des feuilles de calcul pour ses rapports financiers, mais cette méthode posait plusieurs problèmes. « C’était un processus essentiellement manuel. Les données étaient donc sujettes aux erreurs », poursuit Yolandi van den Berg. « Il n’y avait aucun moyen d’intégrer les journaux et de produire un rapport sur toutes les écritures de consolidation. Il fallait importer des documents Excel juste pour voir le résultat final... Il ne s’agissait pas du tout d’un outil conçu pour la consolidation et la traduction de 134 entités dans des devises de déclaration différentes, comme c’est le cas d’Ascendis. »
Des rapports détaillés
Exécute les clôtures, les consolidations et les rapports pour 134 entités
Taille de la base de données
La taille de la base de données financière est de 80 Go
En fin de compte, le manque de données précises, associé aux limitations du logiciel en matière de consolidation et de reporting, a obscurci la visibilité à l’échelle du groupe. Cette situation a entravé la prise de décision et les actions, et a exposé l’entreprise à des risques.
Jaco Henning, directeur financier du groupe Ascendis, explique : « Nous n’utilisions le logiciel que deux fois par an : pour les rapports intermédiaires et de fin d’année. La consolidation du groupe n’était effectuée qu’une fois par an pour les rapports externes, de sorte que nos dirigeants ne disposaient jamais d’une vue d’ensemble mensuelle du groupe. Or, ils avaient besoin de ces informations pour gérer le groupe et prendre les bonnes décisions. Nos précédents outils de reporting ne nous permettaient pas de répondre à ce besoin. »
La licence de son ancien logiciel financier étant sur le point d’expirer, Ascendis a décidé de le remplacer par la technologie IBM Cognos Controller.
« Nous avions besoin d’un outil approprié pour effectuer la consolidation », explique Jaco Henning. « Nous voulions également mettre en place des contrôles plus rigoureux pour nos rapports financiers afin d’obtenir des chiffres de meilleure qualité et plus cohérents. C’est pourquoi nous avons choisi Cognos Controller. »
Pour l’implémentation, Ascendis s’est tourné vers le partenaire commercial IBM iOCO, un géant technologique spécialisé dans les solutions et services d’analyse de données, notamment l’analyse commerciale, l’analyse prédictive, les services gérés et la gestion de projet. Jacqueline Minnaar, une consultante principale FPM qui travaille pour la division de gestion de la performance financière d’iOCO, a dirigé le projet avec l’équipe Ascendis.
« J’adore travailler avec Jacqueline », déclare Yolandi van den Berg. « Elle est très minutieuse. Chaque fois que j’ai des questions, et il y en a eu beaucoup en raison de la complexité, elle est toujours prête à m’aider. Je suis très heureuse. »
Jacqueline Minnaar décrit l’engagement comme une grande implémentation, mais ajoute : « Cognos peut parfaitement gérer une grande organisation. Ascendis possède huit types d’ERP différents. Du point de vue des données, ils stockent les valeurs réelles, plusieurs versions des budgets et des prévisions, ainsi que les chiffres réels du gouvernement pour chacun d’entre eux. La base de données fait environ 80 Go, ce qui est énorme. Et le stockage back-end de toutes les données est l’un des plus importants que j’ai jamais vus. Ils utilisent donc de nombreuses fonctions de Cognos. »
Par exemple, Ascendis utilise la technologie pour les données réelles, les prévisions, la budgétisation et les relevés de flux de trésorerie. « Chaque mois, tout le monde importe les informations réelles dans le système, que nous utilisons ensuite pour extraire nos packs de rapports mensuels pour les différents départements commerciaux, les prêteurs et la direction », explique Yolandi van den Berg. « Il est très important pour nous de faire des prévisions mensuelles et annuelles fiables, ainsi que d’un point de vue budgétaire. »
Ascendis a également développé un modèle de flux de trésorerie dans son application Cognos, ce qui permet à l’entreprise de générer des relevés mensuels de flux de trésorerie pour les prêteurs. « Maintenant, nous parvenons à respecter toutes les exigences dont les parties prenantes ont besoin », ajoute Jaco Henning.
Dans l’ensemble de l’organisation, Ascendis constate les avantages de la consolidation et du reporting mensuels. Des données précises conduisent à plus de visibilité. Plus de visibilité permet d’obtenir de meilleures informations. De plus, l’accès à de meilleures informations permet de prendre des décisions éclairées et d’agir en connaissance de cause.
« Avant, nous n’avions pas de consolidation mensuelle », précise Jaco Henning. « Maintenant, oui. Nous n’avions pas de relevé mensuel de flux de trésorerie. Maintenant, oui. Aujourd’hui, nous avons des informations disponibles chaque mois pour l’ensemble du groupe, alors qu’auparavant, ce n’était qu’une fois par an. »
Il continue : « Grâce à Cognos, la direction peut voir ce qui se passe dans le groupe et examiner nos départements commerciaux sur le plan financier, les comparer aux budgets et aux prévisions, et voir s’ils sont sur la bonne voie. Parce qu’ils bénéficient d’une vue d’ensemble, ils peuvent mieux gérer l’entreprise. »
Dans un cas, les rapports financiers du système ont révélé une divergence potentiellement risquée liée à la trésorerie. « Nous avons comparé le rapport au compte bancaire et nous avons constaté que l’entreprise ne générait pas le bon niveau de liquidités », se souvient Jaco Henning. « Nous n’arrivions pas à rembourser notre dette. Le système nous a donc aidés à identifier ces types de problèmes ou de risques afin que nous puissions travailler à leur résolution suffisamment tôt. »
Jaco Henning apprécie le contrôle que le logiciel Cognos Controller donne à Ascendis. « Avec Cognos, nous disposons de rapports de journalisation qui nous indiquent ce qui s’est passé et comment les informations évoluent », déclare-t-il. « Notre ancien système n’offrait pas ce type de contrôle. Il n’était donc pas possible de surveiller l’accès. »
Les données sont également plus cohérentes, ce qui facilite et améliore les analyses. « Le plan comptable est désormais le même dans l’ensemble du groupe », précise Yolandi van den Berg. « Tout le monde déclare les revenus sur la même ligne. Les rapports sont cohérents. »
Aujourd’hui, Ascendis continue de peaufiner et de personnaliser le système, et utilise davantage de fonctionnalités à mesure que l’organisation évolue. « Nous trouvons de plus en plus de moyens d’utiliser Cognos, par exemple pour améliorer nos processus budgétaires et prévisionnels », conclut Jaco Henning. « C’est là que nous en sommes à ce stade. Mais il est certain que vous ne pouvez pas gérer une entreprise sans un outil comme Cognos. »
Fondée en 2008, Ascendis Health (lien externe à ibm.com) est une organisation mondiale de santé et de bien-être qui opère dans les domaines de la santé des consommateurs, de la pharmaceutique, du médical, de la santé animale et des biosciences. Ses marques Reuterina, Solal et MenaCal.7, entre autres, sont vendues dans plus de 130 pays et sont très respectées sur les marchés. L’entreprise est basée à Gauteng, en Afrique du Sud, et a enregistré un chiffre d’affaires de 6 963 millions de rands en 2020.
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