Las reglas de negocio guían la toma de decisiones diarias dentro de las empresas trazando las relaciones entre los objetos, como los nombres de cliente y sus pedidos correspondientes. Esta conversión de las actividades de negocio de una organización en lógica empresarial concreta permite a los ingenieros de software y analistas de negocio aplicar estas reglas en herramientas de flujos de trabajo u otras aplicaciones para habilitar la automatización de procesos. Sin ellas, los procesos de actualización pueden volverse más pesados y lentos, y los documentos están más expuestos a error humano e inconsistencias. Una empresa que implementa reglas de negocio puede ahorrar tiempo y dinero gracias a la optimización del trabajo y un menor abandono. 

Reglas de negocio frente a requisitos de negocio 
 

Algunas personas pueden confundir los términos reglas de negocio y requisitos de negocio, pero en realidad son muy distintos. Por ello, conviene señalar cómo se utilizan dentro de los entornos empresariales.

Las reglas de negocio proporcionan la base para los sistemas de automatización: recopilan información documentada o no documentada y la traducen en distintas declaraciones condicionales. Por ejemplo, al realizar una orden de compra, el proceso de aprobación puede diferir en función del coste. Es posible que las herramientas y servicios que tengan un valor inferior a cinco mil dólares solo necesiten aprobación del gestor, pero a medida que los costes se eleven, es posible que requieran la aprobación de altos directivos. Las reglas de negocio formalizan este proceso estableciendo umbrales bajo los cuales se envían las facturas a cargos administrativos superiores, en lugar de a los gestores de primera línea. Las declaraciones condicionales, como estas, se aplican en diversos procesos de negocio.

Los requisitos de negocio establecen los criterios de éxito para un proyecto determinado. Al especificar las tareas y los recursos necesarios para completar el proyecto, los equipos pueden ver más claramente las carencias y las barreras que le impiden lograr su objetivo. Este ejercicio suele completarse al inicio de un proyecto de negocio para establecer las expectativas entre las partes implicadas y abordar cualquier necesidad adicional para completar el proyecto.

Las reglas de negocio se pueden clasificar de distintas formas, y pueden variar en su clasificación en función de la fuente de información. Sin embargo, independientemente de su categorización, las reglas de negocio suelen expresarse mediante calificadores lógicos formales, tales como: "IF-THEN", "IF-ELSE", "ONLY IF", "WHEN", etc. Esta sintaxis se utiliza en los siguientes tipos de reglas de negocio:

• Las reglas de restricción establecen condiciones que colocan restricciones a las estructuras de objetos. Estas se puede dividir en tres subconjuntos diferentes de reglas, que incluyen estímulo y respuesta, restricciones de funcionamiento y restricciones de estructura. Las reglas de estímulo y respuesta requieren que las condiciones sean verdaderas antes de que se tome una acción, mientras que las reglas de restricción de funcionamiento imponen restricciones antes y después de una operación determinada. Finalmente, las reglas de restricción de estructura establecen políticas en torno a las clases, los objetos y las relaciones entre ellos que no deben ser desestimadas.
  
  
• Las reglas de derivación definen las condiciones bajo las cuales los hechos pueden ser inferidos de otra información. Estas reglas se desglosan en dos subconjuntos, que incluyen reglas de inferencia y reglas de cálculo. Las reglas de inferencia especifican que si ciertos hechos son verdaderos, se puede determinar una conclusión concreta, mientras que las reglas de cálculo utilizan algoritmos para hacer estas inferencias. 

Este tipo de reglas son la base de los motores de reglas, que permiten a las organizaciones automatizar las decisiones de negocio para acelerar diversos procesos, como pedidos de clientes y envíos. Mejoran los procesos de negocio porque proporcionan directrices sobre cuándo deben iniciarse, detenerse o modificarse estos procesos para aplicar políticas de forma coherente en todo el negocio.

Las reglas de negocio se utilizan para diversos casos de uso, que pueden basarse en restricciones internas o externas. De ellas, destacamos:

• Conformidad: las agencias reguladoras pueden aplicar reglas estrictas en una serie de verticales, como finanzas, seguros, asistencia sanitaria y marketing. Las reglas de negocio pueden ayudar a garantizar que cualquier documento que sea revisado por cualquier organismo regulador cumpla con sus requisitos correspondientes. 
  
  
• Aprobación de solicitudes: mercados inmobiliarios y bancarios aprovechan las reglas de negocio para procesar solicitudes de hipoteca o alquiler. Por ejemplo, una organización puede rechazar a un aspirante si su puntuación de crédito está por debajo de un umbral específico. 
  
  
• Servicios de suscripción: las empresas pueden optimizar las reglas de negocio para terminar sus servicios con un cliente específico si no reciben el pago en un plazo establecido. Esto garantiza que la compañía no malgaste recursos en un cliente que no está generando ingresos. 
  
  
• Órdenes de compra y devoluciones: las reglas de negocio también se pueden aplicar dentro del sector del comercio minorista. Por ejemplo, un negocio puede rechazar la reclamación de devolución de un cliente para un producto determinado si entra más tarde de una ventana de 30 días.
  
  
• Personalización: las herramientas de automatización de marketing permiten a las empresas personalizar su sitio web en función de los atributos de los visitantes. De esta manera, los especialistas en marketing pueden aprovechar un conjunto de reglas de negocio para enviar un mensaje a diferentes segmentos de audiencia. Por ejemplo, si usted es un visitante que regresa a un sitio web, el negocio puede mostrarle fotos de la categoría de producto que vio por última vez en su página de inicio, mientras que un nuevo visitante puede recibir imágenes del producto más popular de la empresa.

Las reglas de negocio pueden aportar una serie de ventajas a las organizaciones, que optimizan las operaciones de negocio y, consecuentemente, reducen la sobrecarga. 

• Mayor eficiencia: programar las reglas de negocio para aplicaciones y flujos de trabajo puede ahorrar tiempo a largo plazo. Cuando las reglas de negocio deben actualizarse debido a cambios en las normativas o estándares de la compañía, solo se debe actualizar este aspecto del programa, en lugar de tener que realizar actualizaciones manuales en toda una aplicación de software. Estas actualizaciones generalmente pueden ser manejadas por recursos menos técnicos, como analistas de negocio, ahorrando recursos técnicos para problemas más complejos. 
  
  
• Mayor coherencia: las reglas de negocio garantizan que las tareas se ejecuten de manera coherente, ya que se deben cumplir criterios específicos para que una tarea determinada se ejecute. Por ejemplo, las agencias reguladoras pueden requerir la terminación de algunos documentos. Las empresas pueden crear plantillas personalizadas que no se marcarán como completadas hasta que se hayan cumplido todos los campos obligatorios. Como resultado, se producen menos errores humanos y si todas las reglas de negocio se han implementado con precisión, los líderes pueden estar seguros de que reúnen los requisitos de conformidad, evitando cargos y sanciones innecesarias. 
  
  
• Menos complejidad: la documentación de las reglas de negocio se puede trasladar potencialmente a otras líneas de negocio, y los equipos pueden reutilizar los documentos para otros flujos de trabajo, lo que reduce la complejidad en toda la organización.  

La minería de procesos y otros análisis de negocio pueden ayudar a identificar las áreas donde se pueden aplicar las reglas de negocio en su compañía para sacar el máximo partido de estas ventajas. 

Para ayudar a las organizaciones a mantener su capacidad de respuesta y agilidad, el software de automatización de procesos de decisiones posibilita la gestión de las reglas de negocio, independientemente de otros procesos informáticos de negocio. En concreto, los sistemas de gestión de reglas de negocio (BRMS) son capaces de automatizar la creación y la implementación de lógica empresarial en tiempo real sin dependencias de otras aplicaciones y procesos, de modo que toda la empresa pueda compartir fácilmente un único repositorio de lógica de decisiones.

Las herramientas comunes para definir y gestionar la lógica de decisiones y un entorno de ejecución común permiten a desarrolladores y partes implicadas con menos conocimientos técnicos implementar y cambiar de manera eficiente los procesos automatizados de toma de decisiones. También facilitan la aplicación de conjuntos de reglas más complejos de manera coherente en entornos de grandes dimensiones.

Un motor de reglas de negocio transforma una o más reglas de negocio en lógica empresarial que funciona en un entorno de producción de tiempo de ejecución. Actualmente, la mayoría de los motores de reglas de negocio están integrados en soluciones BRMS a escala completa, que pueden integrarse en arquitecturas orientadas a servicios o basadas en microservicios. Los BRMS modernos suelen emplear machine learning o sistemas expertos basados en reglas para optimizar la toma de decisiones, mejorar la experiencia del cliente y facilitar la fluidez de las operaciones.