Cómo implementar la planificación de recursos empresariales (ERP)

Una vez que su empresa haya decidido cambiar a un sistema de software de planificación de recursos empresariales (ERP), el siguiente paso es implementar ERP. Para que una empresa vea los beneficios de la adopción de un ERP, primero debe implementarlo de forma adecuada y eficiente un equipo que normalmente incluya también a un director de proyecto y a directores de departamento.

Este proceso puede ser complicado y resultar abrumador, dependiendo de las necesidades de su organización. Sin embargo, una vez que el nuevo software se implementa con éxito, las organizaciones idealmente verán los aumentos en la productividad y los beneficios de ahorro de costes que un sistema ERP puede aportar a su negocio. El cambio a un sistema ERP puede agilizar las necesidades de su negocio y ser beneficioso tanto para el usuario final como para toda la organización.

A continuación se muestra un desglose de un plan de implementación de ERP paso a paso. Comenzaremos analizando lo que deben hacer las organizaciones antes de elegir un sistema ERP y luego profundizaremos en las mejores prácticas para una implementación exitosa.

1. Descubra y planifique la implementación de ERP

Antes de que pueda tener lugar el proceso de implementación de un ERP, una organización debe evaluar cómo funcionan sus sistemas actuales. Este es el primer paso para el éxito de la integración de la planificación de recursos empresariales y debe completarse antes de elegir un software ERP.

En el primer paso de esta metodología de implementación, una organización debe revisar el sistema y los procesos actuales para obtener una imagen completa de cómo está funcionando el negocio y dónde podría haber trampas. En este paso, también se debe establecer un equipo de proyecto de implementación de ERP para fines de toma de decisiones. Entre las áreas que deben evaluarse se encuentran las finanzas, la fabricación, el inventario, las ventas, etc. Este paso también será importante para comprender las brechas y los problemas actuales, como las ineficiencias de los procesos y los posibles requisitos para el sistema ERP.

Una vez evaluada la revisión del sistema actual de la organización, el flujo de trabajo y las funciones cotidianas, es el momento de seleccionar el sistema ERP adecuado que cumpla los requisitos de su empresa, como la previsión presupuestaria y la fijación de precios. Se puede adquirir un software ERP en este primer paso si se han definido bien los requisitos. Estos requisitos dependerán de si una organización utiliza un sistema ERP local o en la nube.

Un cambio a un sistema ERP moderno puede ser muy sencillo si hay una hoja de ruta clara y un plan de proyecto para la implementación de su ERP. Una conversación clara y honesta con los empleados garantizará la aceptación de la organización.

Preguntas que debe hacer al definir el alcance de las necesidades de su organización:

• ¿Qué funciones empresariales automatizará el software ERP?
• ¿Cuáles son los requisitos de datos específicos del sistema ERP y es compatible?
• ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) hay que seguir?
• ¿Es el software lo suficientemente escalable y flexible como para evolucionar con las necesidades de la organización?
• ¿Cuál es el plazo de implementación y despliegue?

2. Cree un diseño y prepárese para implementarlo

En este momento ha elegido el sistema ERP para su empresa. El siguiente paso es la fase de diseño. Este es el paso para configurar la solución de software ERP para que se adapte a las necesidades específicas de su organización.

Un nuevo diseño requiere una gestión del cambio para hacer flujos de trabajo más eficientes, junto con la necesidad potencial de nuevos procesos empresariales que se ajusten mejor al sistema ERP que se implementará pronto. Es importante tener un equipo dentro de la organización dedicado a este paso del diseño y a determinar un plan adecuado.

Pasos para configurar el sistema ERP:

• Cree una estructura organizativa definiendo todos los aspectos necesarios de su empresa, como el gráfico de cuentas, centros de coste y unidades de negocio.
• Personalice su software ERP para que se alinee con los flujos de trabajo existentes y configure los módulos que cree que necesitará su organización, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), los recursos humanos y la gestión de la cadena de suministro.
• Establezca los parámetros de las funciones y permisos de los usuarios para poder controlar el acceso de todos al sistema y asegúrese de que se establecen controles de datos.
• Integre el software ERP con otros sistemas existentes dentro de su organización, como el software de contabilidad, la gestión de inventario y las plataformas de comercio electrónico, si aplican.

3. Migre y desarrolle

Una vez que se han establecido los requisitos de diseño, puede comenzar la fase de desarrollo. Esto implica la personalización del software para que se pueda producir el rediseño. La etapa de desarrollo, o preparación, es vital y puede ser una tarea desalentadora; pero si se hace correctamente, podría ayudar a que su sistema ERP funcione a largo plazo.

Ha establecido un rediseño, ahora es el momento de limpiar y formatear los datos del sistema actual para que sean compatibles con el nuevo sistema. En este paso, una organización deberá evaluar y preparar todos los datos existentes en un formato compatible que se adapte a su nuevo software ERP. Una vez cargado en el nuevo sistema y formateado correctamente, podrá realizar su primera prueba de ERP. En este paso también debe monitorizar y anotar las principales métricas de su operación empresarial, incluidas las interrupciones.

Formas de planificar y preparar los datos para la migración:

• Realizar una auditoría de datos de todos los sistemas y aplicaciones heredados existentes para tener una imagen clara de la migración de datos.
• Clasificar los tipos de datos que necesita migrar e identificar cualquier redundancia peinando los datos y limpiándolos para que sean precisos.
• Definir qué método de transferencia de datos desea utilizar y probarlo para asegurarse de que es el proceso de migración adecuado.
• Elaborar un plan de copia de seguridad y un plan de recuperación en caso de que se produzcan errores o se pierdan datos.
• Crear una política de gobierno de datos y establecer protocolos.

4. Pruebe el sistema ERP

Se han tomado todos los pasos preventivos y ahora es momento de realizar algunas pruebas del sistema antes de ponerlo en funcionamiento. En esta etapa aún puede haber desarrollo y eso es normal. Es posible que se realicen pruebas de un módulo ERP y sea necesario realizar correcciones o ajustes mientras se prueban otros módulos simultáneamente. Los miembros del equipo deben recibir formación como usuarios y las partes interesadas clave también deben participar en este proceso de prueba.

Es vital probar todo el sistema y garantizar su correcto funcionamiento y la ejecución precisa de los datos. Esta es la fase más importante porque garantizará que todas las aplicaciones y procesos del sistema funcionen como deberían antes de que el software ERP esté oficialmente en funcionamiento.

Cosas que se deben recordar durante la fase de prueba:

• Realizar un seguimiento de los criterios de aceptación del usuario y documente la información.
• Probar la funcionalidad del sistema de principio a fin y validar todos los datos migrados por motivos de precisión.
• Comprobar la accesibilidad de los usuarios realizando revisiones y revisando los comentarios.
• Realizar todas las pruebas necesarias antes de implementar el software ERP, como las pruebas de los procesos de automatización, los flujos de trabajo y la seguridad del sistema.
• Asegurarse de que el sistema ERP sea compatible con los demás sistemas y aplicaciones existentes.
• Asegurarse de que todos los empleados estén capacitados en el sistema; considerar la posibilidad de implementar el software ERP por etapas antes de extenderlo a toda la empresa.

5. Implante con éxito un sistema ERP

Si se han seguido todos los pasos anteriores, entonces es una gran noticia, su organización está lista para lanzar su nuevo sistema ERP. Suponiendo que todos los empleados hayan recibido la formación adecuada sobre el software, ahora es el momento de poner en marcha la nueva solución ERP.

El equipo del proyecto que inició el proceso de implementación debe estar preparado en caso de que los empleados estén confundidos o surjan otros problemas potenciales. Prepárese para los problemas y disponga de planes de contingencia en caso de avería grave. Todos los módulos ERP se pueden implementar simultáneamente, pero también se puede hacer en etapas. Algunas organizaciones pueden optar por priorizar ciertos módulos y agregar otros a medida que avanzan, lo cual es completamente normal.

No hay dos organizaciones iguales y la implementación de un software ERP puede ser muy diferente, pero recuerde hacer que la solución ERP sea accesible para todos los empleados y asegúrese de que los procesos automatizados están activados.

Qué buscar una vez que se realiza la implementación:

• ¿Los datos son precisos y funcionan correctamente?
• ¿Todos los usuarios tienen accesibilidad en tiempo real sin problemas?
• ¿Existen y funcionan los protocolos de seguridad?
• ¿El flujo de trabajo está establecido y se procesa como debería?

6. Gestione su solución ERP

Ahora, suponiendo que la implementación se haya completado, es importante crear un protocolo para el mantenimiento continuo de su sistema ERP. Su organización debe realizar comprobaciones de mantenimiento periódicas y actualizar el software periódicamente. Crear un equipo o contar con un profesional para mantener la salud de su sistema ERP es clave para la longevidad de la solución.

El proveedor de ERP que seleccione debe estar disponible para cualquier duda y para el mantenimiento o las actualizaciones continuos que necesite. Las mejores prácticas para este proceso de implantación deben incluir un equipo bien dirigido y una comunicación sólida entre la organización, sus empleados y las principales partes interesadas para garantizar que la solución ERP funciona de forma eficaz y eficiente.

Mejores prácticas para administrar su nuevo sistema ERP:

• Escuche con frecuencia los comentarios de los usuarios y clientes.
• Los sistemas ERP locales requerirán actualizaciones periódicas de software y, a veces, también actualizaciones de hardware, mientras que el ERP basado en la nube se actualizará automáticamente.
• Cree procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar que los problemas comunes se aborden rápidamente.

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