19 de junio de 2023
La gestión de contenido empresarial (ECM) es un conjunto de funcionalidades para capturar, almacenar, activar los análisis y automatizar los contenidos de la empresa, con el fin de aportar valor nuevo a los datos antes no estructurados y no disponibles.
Con la gestión de contenido empresarial, una organización puede aprovechar al máximo la información sobre sus clientes y los conocimientos corporativos incorporados a sus contenidos. Cuando se gestionan eficazmente en toda la organización, estos contenidos pueden utilizarse para impulsar la participación de los clientes, automatizar los procesos empresariales y mejorar la colaboración.
El contenido es la moneda que impulsa y financia la transformación digital. El contenido posee información útil sobre los clientes, sus comportamientos, sentimientos y valor para la organización, pero solo si se sabe aprovechar. En conjunto, el contenido enterrado en repositorios, archivos compartidos y carpetas en la nube a lo largo de la empresa representa el conocimiento de la organización.
A medida que los contenidos se desarrollan a un ritmo sin precedentes, las organizaciones adoptan medidas concretas para optimizar sus procesos de servicios de contenidos. Los "contenidos caóticos", es decir, la falta de contenido digitalizado y la incapacidad de acceder a los contenidos adecuados en el momento oportuno, son un obstáculo omnipresente para las empresas hoy en día.
Ahora más que nunca, el software de ECM es un elemento esencial en el proceso de transformación digital de los negocios.
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Las organizaciones que se toman en serio la transformación digital pueden comenzar con lo básico. El primer paso es capturar el contenido, clasificarlo y aplicar normas de gobernanza. A continuación, controlar quién puede acceder a ellos y poner a su disposición herramientas para encontrarlos. Por último, poner los contenidos al servicio de los procesos empresariales y la colaboración.
El éxito de la adopción de ECM comienza con una evaluación de la empresa.¿En qué ámbitos ralentizan los resultados los documentos en papel?¿Dónde reside el contenido empresarial en la empresa? ¿En archivos compartidos, en repositorios en la nube o en un sistema de ECM? ¿Y cuál es su estrategia de gobernanza, cumplimiento y retención de documentos?
Las soluciones ECM son escalables y suelen empezar con una aplicación por departamento o sector empresarial. Una vez que todas las partes interesadas estén implicadas y hayan aportado información, desarrolle una visión y unos objetivos cuantificables para una solución de gestión. A continuación, tras realizar pruebas exhaustivas y formar a los usuarios, implemente la solución. El éxito de la solución suele extenderse a otros departamentos, que harán todo lo posible por estar en el centro del próximo proyecto de ECM.
La mejor manera de implementar la gestión de contenido empresarial es como una solución para toda la empresa. Una vez finalizado el primer proyecto, muchos elementos y procedimientos pueden reutilizarse, lo que hace que los proyectos posteriores sean menos costosos y más rápidos de implementar. Muchas empresas están desarrollando una estrategia de servicios compartidos para maximizar su inversión en personas, contenidos y tecnología.
Recursos
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IBM ECM System Monitor es una solución de monitorización proactiva del estado para la gestión de sus aplicaciones de BA.