¿Por qué utilizar la minería de procesos?

La minería de procesos es una herramienta de la moderna gestión de procesos empresariales (BPM). Se encuentra en la intersección entre la ciencia de datos y la ciencia de la gestión. La minería de procesos se compone de un grupo de estrategias con un objetivo común: obtener conocimientos sobre los procesos dentro de los sistemas de información a través de unidades denominadas registros de eventos.

La técnica que utiliza una organización para la minería de procesos depende de la etapa en la que residen sus modelos de procesos. Estas son las tres técnicas principales de minería de procesos:

• Descubrimiento de procesos: se trata de la técnica más habitual y funciona como un bloque de construcción. El descubrimiento produce un modelo de proceso que puede utilizarse para comprobar la conformidad y las mejoras futuras. Puede pensar en el descubrimiento de procesos como “descubrir lo que está sucediendo”.
• Comprobación de conformidad: con la comprobación de conformidad, los algoritmos se centran en cualquier desviación de los resultados esperados del modelo de proceso. Puede pensar en esta técnica como “descubrir dónde nos estamos desviando del camino”.
• Mejora del modelo: una vez implementados el descubrimiento y la comprobación, es posible que desee profundizar un poco más en la mejora de los procesos, que comienza con la mejora del modelo. Puede pensar en esta técnica como una forma de “encontrar oportunidades para mejorar”.

Juntas, estas técnicas de minería de datos ayudan a las organizaciones a mantener un alto nivel de estandarización, previsibilidad y mejora continua. Las empresas pueden utilizar la minería de procesos para la optimización de un solo proceso, un departamento individual o toda la organización.

Las empresas que han identificado y pueden hacer seguimiento de sus KPI de proceso tienen el beneficio de un análisis más profundo del proceso. Pueden rastrear los puntos débiles de sus procesos empresariales y encontrar vías de mejora de bajo riesgo, lo que los hace más ágiles y competitivos en el mercado.

Así es como la minería de procesos les ayuda a lograr y mantener esta agilidad y ventaja competitiva:

• Impulso de la inteligencia empresarial: los conocimientos respaldados por datos y las mejoras sugeridas ayudan a las partes interesadas a alcanzar puntos en común y a tomar decisiones sobre operaciones empresariales con mayor rapidez.
• Identificación de cuellos de botella: la minería de procesos ayuda a las organizaciones a tener una idea de dónde existen cuellos de botella no detectados previamente para que puedan abordar las causas raíz y recuperar la eficiencia en los procesos comunes.
• Desviaciones de los procesos: las organizaciones saben cómo debe desarrollarse un proceso empresarial, pero con cualquier proceso existe la posibilidad de que se produzcan desviaciones que desvíen los flujos de trabajo. La minería de procesos saca a la superficie los procesos reales y los pasos reales del proceso, incluidas las posibles desviaciones. Estas representan oportunidades para mejorar.

La minería de procesos aplica algoritmos a conjuntos de datos de registro propios de los sistemas de TI. La granularidad de los datos de registro (de fina a gruesa) determina la facilidad con la que se pueden analizar y aprovechar (los datos gruesos son más fáciles de analizar y aprovechar que los datos finos).

Un enfoque de minería de procesos multisistema podría incluir datos de eventos de toda una organización. Por lo tanto, es posible que las fuentes de datos sean tanto sistemas (por ejemplo, planificación de riesgos empresariales o ERP y gestión de la relación con el cliente o CRM) como departamentos (por ejemplo, recursos humanos).

¿Qué es un registro de eventos?

Retrocedamos y veamos nuestra fuente: el registro de eventos. Un registro de eventos es un registro digital que ayuda a las organizaciones a comprender lo que está sucediendo dentro de una red. En muchos aspectos, es como una instantánea que capta un momento o una acción concreta.

Otra forma sencilla de verlo: algo ocurrió (un evento) en un momento determinado (marca de tiempo). Adjunto a esa fecha y hora puede haber información útil adicional. Por ejemplo, alguien intenta iniciar sesión en una aplicación SaaS y no lo consigue. Además del evento y la marca de tiempo, habría un incidente asociado al registro. Junto con el análisis y las visualizaciones que puede proporcionar la tecnología de minería de procesos, el registro de eventos puede ayudar a pintar una imagen más completa de lo que ocurrió en una transacción compleja.

La minería de procesos puede aplicarse a cualquier organización (en cualquier sector) que emplee y registre procesos empresariales. Estos son algunos casos de uso comunes en la minería de procesos:

• Fabricación y distribución: el proceso de llevar los productos al mercado nunca ha estado tan vigilado como ahora. La salud y productividad de las personas en todo el mundo han dependido de la rapidez con la que se fabrican y distribuyen vacunas y equipos de salud relacionados. La minería de procesos puede eliminar los cuellos de botella entre los numerosos actores distribuidos, con resultados críticos para todos.
• Ventas: la minería de procesos puede examinar los ciclos de venta para detectar desviaciones y otras ineficiencias. Esto puede ayudar a las empresas a asignar mejor los recursos y a realizar mejoras en los procesos que refuercen las métricas como los días antes del cierre, lo que supone una ventaja para las empresas B2B cuyos ciclos pueden ir de tres a nueve meses, introduciendo oportunidades para que los competidores aumenten su cuota de mercado.
• Finanzas: la minería de procesos puede ayudar a los departamentos financieros a hacer que los procesos empresariales como la auditoría sean más eficientes mediante la identificación de desviaciones, como la compra inconformista, que es la práctica de adquirir bienes y servicios fuera de un proceso de adquisición establecido.
• Comercio electrónico: la minería de procesos puede ayudar a las organizaciones a comprender mejor el funcionamiento de un determinado proceso con el fin de aumentar las ventas y mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico puede crear modelos que revelen rápidamente métricas clave, como la relación entre páginas web, rutas críticas de compra, el proceso de compra del pedido al efectivo y el tiempo de resolución de la emisión (en el lado de soporte).
• Atención médica: la minería de procesos puede mejorar la eficiencia de los encuentros con los pacientes y la eficiencia y los costos asociados con los flujos de trabajo interdepartamentales dentro de un entorno de atención médica. El impacto se extiende al paciente/usuario: los encuentros y tiempos de espera más cortos suelen ser beneficiosos tanto para los pacientes como para los proveedores de asistencia sanitaria. También ayuda a la organización con cosas como flujos de trabajo de imagen de alto coste, por ejemplo.

Si está pensando en incorporar la minería de procesos a las mejoras de su negocio, le recomendamos que comience con IBM® Process Mining. Es una solución low-code que ha ayudado a los clientes a reducir la cantidad de tiempo dedicado a los procesos manuales en un 90 %.

Para obtener más información sobre el uso de la minería de procesos y otros tipos de automatización inteligente como RPA, consulte el artículo Process Mining and RPA: Meet the Ultimate Automation Power Couple.