IT-Asset-Management (ITAM) ist die lückenlose Verfolgung und Verwaltung von IT-Assets, um sicherzustellen, dass jedes Asset ordnungsgemäß genutzt, gewartet, aktualisiert und am Ende seines Lebenszyklus entsorgt wird.
ITAM beinhaltet die Verwendung von Finanz-, Vertrags- und Bestandsdaten mit Management-Tools, um IT-Assets zu verfolgen und strategische Entscheidungen zu treffen. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die IT-Ressourcen effizient und effektiv genutzt werden. ITAM trägt auch zur Kostenoptimierung bei, indem es die Gesamtzahl der genutzten Assets reduziert und die Lebensdauer dieser Assets verlängert, wodurch kostspielige Upgrades vermieden werden. Ein wichtiger Teil von ITAM besteht darin, die Gesamtbetriebskosten zu verstehen und Möglichkeiten zu finden, die Nutzung der Assets zu optimieren.
Ein Informationstechnologie-(IT-)Asset ist jede Art von Informationen oder Daten, Software oder Hardware, die ein Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit nutzt. Zu den Hardware-Assets gehört physisches Computerequipment wie physische Server in Rechenzentren, Desktop-Computer, mobile Geräte, Laptops, Tastaturen und Drucker. Zu den Software-Assets hingegen gehören Anwendungen, für die in der Regel Lizenzen pro Benutzer oder Rechner vergeben werden, sowie Softwaresysteme und Datenbanken, die mit Open Source Ressourcen erstellt wurden. Zu den Software-Assets gehören auch cloudbasierte Assets und Cloud-Services wie Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen.
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IT-Asset-Management umfasst in der Regel die folgenden Schritte.
Der erste Schritt in jedem IT-Asset-Management-Verfahren besteht darin, eine detaillierte Bestandsaufnahme aller IT-Assets zu erstellen. Dies ermöglicht eine einfache Identifizierung und stellt sicher, dass redundante Assets für mehr Effizienz optimiert werden.
Dazu gehört die Verwendung eines ITAM-Tools oder -Systems zur kontinuierlichen Überwachung von IT-Assets. Zu den Informationen, die zur Nachverfolgung der einzelnen Assets erfasst werden, gehören finanzielle (Kosten der Assets), vertragliche (Garantien, Lizenzen und Service-Level-Agreements (SLAs)) sowie Bestandsdaten (Standort und Zustand der physischen Assets).
IT-Assets werden entsprechend ihrer Lebenszyklusphase gewartet. Die Wartung umfasst die Reparatur, die Aktualisierung und den Austausch von Assets. Alle Wartungsaktivitäten, die an einem IT-Asset durchgeführt werden, werden im Rahmen des ITAM-Verfahrens protokolliert, sodass die Daten zur Bewertung der Leistung des Assets verwendet werden können.
Jedes IT-Asset hat einen begrenzten Lebenszyklus. Beim IT-Asset-Management (ITAM) geht es darum, den Lebenszyklus eines Assets zu verwalten, um maximale Produktivität sicherzustellen. Auch wenn sie sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können, umfassen die Lebenszyklen von IT-Assets häufig die folgenden Phasen:
Dabei geht es darum, Entscheidungen über die von einem Unternehmen benötigten Assets, deren Verwendungszweck und die Art ihrer Anschaffung zu treffen. Bei der Planung der Anschaffung von Assets ziehen Unternehmen auch Wettbewerbsalternativen in Betracht und führen Kosten-Nutzen-Analysen und TCO-Analysen (Total Cost of Ownership) für alle möglichen Optionen durch.
Assets können durch Kauf (einschließlich Software-as-a-Service), Bau, Lizenzierung oder Leasing erworben werden.
Die Bereitstellung von Assets kann die Installation, die Integration mit anderen Tools, die Gewährung des Benutzerzugriffs und die Bereitstellung technischer Unterstützung umfassen.
Sobald die Assets bereitgestellt wurden, sollten Vorkehrungen für regelmäßige Wartung, Aktualisierung und Reparaturen getroffen werden, um ihre Nutzung zu optimieren und ihren Wert zu maximieren. Dies verlängert ihre Lebensdauer, minimiert die Kosten und mindert Risiken.
Ein Asset wird stillgelegt, wenn der Wertverlust einsetzt und die Wartungskosten nicht mehr realisierbar sind. Das heißt, ein IT-Asset erreicht das Ende seines Lebenszyklus, wenn die Wartung häufiger wird und das Unternehmen mehr Ressourcen dafür aufwendet als zuvor. Ein Unternehmen kann auch beschließen, ein Asset stillzulegen, wenn es bessere Alternativen auf dem Markt gibt. Die Stilllegung von Assets umfasst die Entsorgung alter Assets, die Aktualisierung von Asset-Informationen, die Beendigung von Support- und Lizenzvereinbarungen und die Planung des Übergangs zu neuen Assets.
Effizientes ITAM kann Unternehmen dabei helfen, die Nachverfolgung von Assets zu zentralisieren und zu vereinfachen, die Nutzung von Assets zu optimieren, die Einhaltung von Softwarelizenzen sicherzustellen und die Entscheidungsfindung in Bezug auf Assets zu verbessern.
Assets sind schwer zu verwalten, wenn sie an verschiedenen Orten nachverfolgt werden. Ungenauigkeit und Störungen können zu ineffizienten und schlechten Geschäftsentscheidungen führen. Eine zentrale Asset-Datenbank oder ein zentraler Bestand machen die Nachverfolgung von Assets einfacher und effizienter. Das Unternehmen kann an einem Ort sehen, welche Assets verworfen, aktualisiert oder optimiert werden müssen, um maximale Produktivität zu erzielen.
IT-Asset-Management führt zu einer effizienten Nutzung von Ressourcen, mindert Risiken, minimiert Abfall und senkt die Kosten. Durch die Einführung eines ITAM-Verfahrens erhält ein Unternehmen Echtzeitdaten über den Zustand aller seiner Assets und kann fundierte Entscheidungen über die Nutzung der Anlagen treffen.
Unternehmen, die Software von Drittanbietern lizenzieren, unterziehen sich häufig Software-Audits durch Softwareanbieter, um sicherzustellen, dass diese Unternehmen die Lizenzbedingungen einhalten. Die Nichteinhaltung dieser Vereinbarungen kann zu hohen Bußgeldern führen. Daher verwenden Unternehmen ITAM-Software, um die gesamte auf allen Computern in ihren Netzwerken installierte Software automatisch zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Lizenzvereinbarungen einhält.
ITAM-Daten helfen bei der Auswertung früherer Käufe und Bereitstellungen, die dann als Grundlage für nachfolgende Maßnahmen dienen. ITAM kann den Kauf von IT-Assets und Geschäftsprozesse verbessern.
Wenn die IT-Assets eines Unternehmens wachsen, wird deren Verwaltung über manuelle, papierbasierte oder Tabellenkalkulationssysteme umständlich. IT-Asset-Management (ITAM)-Software ist eine zentralisierte Anwendung für die Verwaltung und Verfolgung des Lebenszyklus von Assets. ITAM-Softwarelösungen umfassen in der Regel Merkmale und Funktionen, die Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre IT-Umgebung ermöglichen und sie in die Lage versetzen, Assets – sowohl vor Ort als auch in der Cloud – nachzuverfolgen, wie zum Beispiel:
Automatisierte Erkennung: Die meisten IT-Asset-Management-Systeme erkennen automatisch die gesamte Hardware und Software, die im Computernetzwerk eines Unternehmens installiert ist.
Configuration Management Database (CMDB): Die CMDB ist eine zentrale Datenbank, in der Informationen über die IT-Assets eines Unternehmens und die Beziehungen zwischen Assets gespeichert werden.
Lizenzverwaltung: Durch den Vergleich von Asset-Lizenzen mit relevanten Bestandsdaten kann die ITAM-Software das Unternehmen auf bevorstehende Lizenzabläufe, auf unterlizenzierte Assets, bei denen die Gefahr einer Lizenzverletzung besteht, oder auf überlizenzierte (zu wenig genutzte) Assets aufmerksam machen.
Verwaltung von Anfragen: Manche ITAM-Software kann alle Anfragen für IT-Assets nachverfolgen und ermöglicht es Unternehmen, Workflows für Asset-Anfragen zu definieren. Sie bewerten die Lizenzanforderungen für diese Assets und verwalten den Erwerbs- und Bereitstellungsvorgang.
Versions- und Patch-Management: Asset-Management-Software verfolgt die Bereitstellung neuer Software-Patches und -Versionen, damit die Computer eines Unternehmens sicher, aktuell und reibungslos funktionieren.
Bestandsverwaltung: ITAM-Tools zeichnen alle von einem Unternehmen verwendeten Assets auf. Im Asset-Bestand werden Daten wie Name, Art der Lizenzvereinbarung, Preis und Version erfasst.
Festes Asset-Management: Die meisten IT-Asset-Management-Lösungen verfügen über ein dediziertes Repository für die Verwaltung von festen Asset-Daten. Feste Assets umfassen hauptsächlich Hardware.
Digitales Asset-Management: Diese Funktion der ITAM-Software umfasst die Verwaltung von digitalen Rechten und Rich Media (z. B. Multimedia-Inhalte wie Videos, Musik und Fotos).
Während sich das IT-Asset-Management mit der Verwaltung von IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus befasst, geht es beim IT-Service-Management (ITSM) um die Verwaltung und Bereitstellung von IT-Services.
Unter IT-Service-Management versteht man den Vorgang der Verwaltung von IT-Abteilungsservices und IT-Abonnements in einem Unternehmen. Sie umfasst viele Komponenten, von der Planung und Implementierung von IT-Services bis hin zu deren Überwachung und Prüfung, um sicherzustellen, dass sie reibungslos und effizient funktionieren. Zu den IT-Services gehören Help Desk und Service Desk Support (z. B. Anleitung eines Benutzers zur Änderung des Passworts oder Self-Service-Funktionen) und Change-Management-Verfahren, die eine effiziente Handhabung von Änderungen an der IT-Infrastruktur beinhalten.
Das Ziel des IT-Service-Managements besteht darin, zuverlässige und qualitativ hochwertige IT-Services bereitzustellen, die den Anforderungen des Unternehmens und seiner Endbenutzer, einschließlich Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner, gerecht werden. ITSM zielt darauf ab, die Benutzererfahrung und Servicequalität zu verbessern.
Eine IT Infrastructure Library (ITIL ) gilt als der beste Ansatz für die Bereitstellung eines effizienten ITSM, da sie Best Practices und Framework bietet. Die neueste ITIL-Version, ITIL 4, umfasst fünf Bände – nämlich Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation und Continual Service Improvement –, in denen 34 ITSM-Praktiken detailliert beschrieben werden.
In gewisser Weise ist ITAM in ITSM enthalten. Asset- und Konfigurationsmanagement gehören zu den vielen ITSM-Verfahren, und eine CMDB – das dedizierte Tool für diesen Prozess – ist ein zentralisiertes Repository der IT-Assets eines Unternehmens und der Beziehungen zwischen ihnen.
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