Was bedeutet Electronic Data Interchange?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der Austausch von Geschäftsdokumenten in einem Standardformat zwischen Unternehmen. Die einfache Definition von EDI ist ein elektronisches Standardformat, das Papierdokumente wie Bestellungen oder Rechnungen ersetzt. Durch die Automatisierung papierbasierter Transaktionen (PDF, 669 KB) können Unternehmen Zeit sparen und Fehler vermeiden, die durch manuelle Verarbeitung verursacht werden und deren Behebung kostspielig ist.

Bei EDI-Transaktionen bewegen sich Informationen direkt von einer Computeranwendung in einem Unternehmen zu einer Computeranwendung in einem anderen.¹ EDI-Standards definieren den Speicherort und die Reihenfolge der Informationen in einem bestimmten Dokumentenformat. Diese automatisierte Funktion ermöglicht einen schnellen Datenaustausch anstelle der Stunden, Tage oder Wochen, die für Papierdokumente oder andere Methoden anfallen.

Heutzutage nutzen Branchen die EDI-Integration, um eine Reihe von Dokumenttypen gemeinsam zu verwenden – von Bestellungen über Rechnungen und Angebotsanfragen bis hin zu Kreditanträgen und anderem mehr. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Unternehmen um Handelspartner, die Waren und Dienstleistungen häufig über ihre Lieferketten und B2B-Netzwerke austauschen.

 

Leitfaden für EDI

Alle EDI-Transaktionen werden durch EDI-Nachrichtenstandards definiert. Es ist von entscheidender Bedeutung, angemessene Governance-Prozesse für die Datenqualität zu haben. Wenn Informationen fehlen oder falsch platziert wurden, wird das EDI-Dokument möglicherweise nicht ordnungsgemäß verarbeitet.

Standards sind die Basis von EDI-Konversationen.² Mehrere Organisationen definieren die EDI-Nachrichtenstandards, einschließlich ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol und das Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

Im Allgemeinen lassen sich EDI-Übertragungen in zwei Haupttypen unterteilen:

  • Punkt-zu-Punkt- oder Direktverbindungen.  Zwei Computer oder Systeme werden ohne Vermittlung über das Internet verbunden, in der Regel mit sicheren Protokollen.
  • Value-Added Network (VAN).  Datenübertragungen werden über ein Drittanbieternetzwerk verwaltet, im Allgemeinen mit einem Mail-Boxing-Paradigma.

Zu den EDI-Internet-Übertragungsprotokollen gehören das Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 oder AS2, ein HTTPS-basiertes Protokoll, das Simple Object Access Protocol (SOAP) und andere.

EDI-Datenelemente umfassen Elemente wie Sender-ID und Empfänger-ID. Datensegmente kombinieren zwei oder mehr verwandte Elemente, um ihnen mehr Bedeutung zu verleihen. Beispielsweise können FNAME und LNAME kombiniert werden, um CUSTOMERNAME zu bilden. „Envelopes“ (oder „wraps“; dt.: Umschläge, Kurverts) strukturieren verschiedene Arten von Daten und sind mit den Absender- und Empfängeradressinformationen versehen. Der EDI-Dokumenten- oder Nachrichtenfluss beschreibt die Verschiebung von EDI-Nachrichten an verschiedene eingehende und abgehende Adressen und Abteilungen, um einen Geschäftsprozess oder eine Transaktionsdatei auszuführen³.

Metasprachen wie Extensible Markup Language (XML) oder JavaScript Object Notation (JSON) dienen als Ergänzung von EDI, nicht als Ersatz. Unternehmen müssen bereit sein, eine immer größere Zahl von Dokumentformaten und Übertragungsmöglichkeiten zu bearbeiten. Ein internationaler Hersteller tauscht routinemäßig rund 55 verschiedene Dokumenttypen mit knapp 2.000 Partnern aus.  

„Bis zu 20 % unserer B2B-Transaktionen verursachten einen Fehler, bevor wir das IBM Supply Chain Business Network einsetzten. Jetzt treten viel weniger Fehler auf – zum Beispiel hatten wir früher Probleme mit Überweisungsaufträgen, weil ein Kunde einen falschen Code eingab, was für unser Kundenservice-Team mühsam war. Inzwischen passiert es rund 80 % weniger häufig, weil die Eingabe nicht mehr manuell erfolgt.“ Lesen Sie, wie andere EDI-Manager IDC den strategischen Wert mit IBM Sterling Supply Chain Business Network in die Höhe treiben.

Vorteile von EDI

EDI-Transaktionen sind für B2B-Prozesse unerlässlich und nach wie vor das bevorzugte Mittel zum Austausch von Dokumenten und Transaktionen zwischen kleinen und großen Unternehmen.

Es gibt fünf wichtige Geschäftsvorteile, die die EDI-Technologie durch Automatisierung und B2B-Integration bietet: 

Für große Organisationen ermöglicht EDI die Einführung von Standards bei allen Handelspartnern, um konsistent Vorteile zu erzielen. Für kleinere Organisationen bietet die Nutzung von EDI eine bessere Integration mit größeren Firmen, die höhere Budgets und einen stärkeren Einfluss haben.

Infografik zur Beschreibung automatisierter papierbasierter Transaktionen

EDI-Implementierung

In einigen Unternehmen kann es vorkommen, dass sich EDI nur schwer implementieren lässt. Ein Grund dafür ist die Notwendigkeit, mit den sich ändernden Regierungsvorschriften, Standards und Aktualisierungen Schritt zu halten. EDI ist zudem von Natur aus komplex, da diese Technologie die Komplexität von globalen Geschäftsanforderungen berücksichtigen muss.  Beispielsweise kann jeder Handelspartner in einem B2B-Netzwerk individuelle Anforderungen stellen. Auch wenn zwei Partner einen Konsens zur Verwendung eines EDI-Dokuments finden, kann jeder Partner individuelle Formatanforderungen haben, die erfüllt werden müssen. Diese und andere Faktoren haben viele Unternehmen veranlasst, ihre EDI-Lösungen auszulagern.

Ob intern oder ausgelagert, es gibt einige Grundvoraussetzungen, Fähigkeiten und Ressourcen, die für eine effektive Implementierung von EDI erforderlich sind. Neben Faktoren wie der Vereinbarung über Dokumententypen, sicheren Übertragungsmethoden und der erforderlichen Hard- und Software sollte eine effektive EDI-Implementierung Folgendes in Betracht ziehen:

  • Konvertierungs- oder Zuordnungssoftware. Berücksichtigt Felder wie Namen, Adressen, Währungsbeträge, Teilenummern und Mengen und bildet sie von Geschäftsanwendungsformaten in standardisierte Dokumente und umgekehrt ab.
  • Batch-Enveloping oder De-Enveloping-Funktionen. Unterstützt große EDI-Nachrichtenstapel, um Sendern und Empfängern Wrap- und Unwrap-Transaktionen zu ermöglichen, die dann von mehreren Abteilungen oder Bereichen im Geschäftspartnerunternehmen gruppiert oder aufgeteilt werden können.
  • Nachrichtenweiterleitungsmechanismen. Erforderlich, sobald eine Botschaft „aus dem Kuvert genommen“ (de-enveloping) wird, um Botschaften für verschiedene Gruppen zu sortieren und sie an die entsprechenden Ziele zu übermitteln. Diese Nachrichtenkonvertierung kann auch erforderlich sein, um die Nachricht für das Ziel in das richtige Format zu bringen.
  • Handelspartnervereinbarung (TPA). Über eine TPA können Sie Geschäftsbedingungen transparenter gestalten, Standards für Geschäftsdokumente festlegen und Kommunikations- und Geschäftsprotokolle zwischen Handelspartnern definieren.

Die Zukunft von EDI

Dieses Szenario soll das Gesagte verdeutlichen. Heute wird eine Rückverrechnung im Zusammenhang mit einer beschädigten Sendung über ein EDI 214-Dokument ausgelöst – eine Versandstatusmeldung des Spediteurs (Transportation Carrier Shipment Status Message). Das Material dieser Sendung ist unbrauchbar oder unverkäuflich. Aller Voraussicht nach wird es zu Meinungsverschiedenheiten bei der Rückverrechnung kommen.

Aber in zukünftigen Lieferketten wird EDI die zentrale Fähigkeit zum Dokumentenaustausch sein, um Innovationen wie das Internet der Dinge (IoT), Blockchain und künstliche Intelligenz (KI) zu unterstützen.⁴ In Zukunft wird EDI diese Elemente nutzen:

  • IoT-Sensoren.  Diese Sensoren sind in die Verpackung der Sendung integriert und mit periodischen EDI 214-Nachrichten verbunden, um die Transparenz beim Paketzustand nahezu in Echtzeit zu verbessern.
  • Blockchain-Technologie. Die Unterstützung des EDI-Informationsflusses für Sendungen kann eine gemeinsame Wissensressource bieten, um eine schnelle Lösung zu ermöglichen und auch Meinungsverschiedenheiten bei Rückverrechnungen zu vermeiden.
  • KI-Agent. Überwacht alle relevanten Ereignisse und Informationen im Zusammenhang mit einer Lieferung und kann ein nicht konformes Ereignis identifizieren; kann feststellen, ob eine erneute Lieferung erforderlich ist, die effizienteste Ersatzquelle ermitteln, eine neue Lieferung und eine autorisierte Rücksendung einleiten.

Quelle

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction, (link resides outside ibm.com) ”  Roger Clark, Business Credit, Okt 2001

² “Electronic data interchanges, (link resides outside ibm.com) ” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics, (link resides outside ibm.com” Sriniedibasics, 20. Aug 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view, (PDF, 722 KB)” IBM Watson Supply Chain, Okt 2018.