Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten (LkSG)

IBM blickt auf eine lange Tradition als verantwortungsvoll handelndes Unternehmen zurück. Seit vielen Jahrzehnten verknüpft IBM wirtschaftliche Ziele mit der Verantwortung für Mensch und Natur. Die Anerkennung und Achtung von Menschenrechten und Umweltbelangen sind seit jeher von zentraler Bedeutung.

Dies zeigt sich auch in folgendem Bekenntnis von IBM – IBM Grundsätze zu den Menschenrechten:

„IBM bekennt sich zu hohen Standards unternehmerischer Verantwortung. Unsere Definition von unternehmerischer Verantwortung umfasst sowohl die Verantwortung für die Umwelt als auch soziale Belange für unsere Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind.

Unsere Standards und Praktiken im Bereich der Unternehmensverantwortung beruhen auf unserem Engagement für die Achtung der Menschenrechte. IBMs Haltung zu Menschenrechten ist geprägt durch internationale Standards, einschließlich der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, der ILO-Erklärung über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit und der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen.“

Im Folgenden einige Beispiele, die IBMs nachhaltige Bemühungen, Menschenrechte und Umweltbelange zu schützen, illustrieren:

• 1953  Erste schriftliche Grundsatzerklärung zur Chancengleichheit. Diese wird 11 Jahre vor dem Gesetz zur Chancengleichheit in den USA („Civil Rights Act“) veröffentlicht
• 1968  IBM führt ein Program zur Diversität in der Lieferkette ein
• 1971  IBM veröffentlicht ihre erste Umweltrichtlinie
• 1993  Quecksilber darf nicht mehr in Komponenten oder Baugruppen der IBM verwendet werden
• 2000  Erstes CO2 Reduktionsziel ausgegeben
• 2015  IBM sagt seine Unterstützung für das Pariser Abkommen zu und bekräftigt diese in 2017 erneut
• 2021  IBM verpflichtet sich zu keinen Treibhausgasemissionen ab 2030

Bereits lange vor Inkrafttreten des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, kurz LkSG) hat sich IBM Unternehmensrichtlinien, wie u.a. die IBM Global Employment Standards und die IBM Global Environmental Affairs & Product Safety Policy, vorgegeben, welche sich u.a. auf die folgenden Menschenrechts- und Umweltaspekte konzentrieren:

• Frei gewählte Beschäftigung
• Verbot von Kinderarbeit
• Faire Löhne und Arbeitszeiten
• Keine Diskriminierung und Belästigung
• Vereinigungsfreiheit
• Gesundheit und Sicherheit
• Umweltschutz

Diese und weitere IBM Unternehmensrichtlinien (IBM Policies) mit detaillierten Erklärungen finden Sie hier.

Der stetige Einsatz von IBM zum Schutz der Menschen- und Umweltrechte spiegelt sich auch im Rating von ecovadis wider. Hier hat die IBM (Corporation – Group Level Rating) bislang branchenüberdurchschnittlich ein Gold Rating erzielt.

IBMs traditionelle Werte kommen in dieser Erklärung ebenso zum Ausdruck wie unsere Verantwortung im Rahmen des LkSG.

Seit dem 1. Januar 2023 findet das LkSG auf die IBM Central Holding GmbH sowie die IBM Deutschland GmbH Anwendung. Die IBM Deutschland Research & Development GmbH ist seit dem 1. Januar 2024 als Tochtergesellschaft der IBM Deutschland GmbH selbst Normadressatin des LkSGs.

Diese Grundsatzerklärung erfasst alle vorgenannten Normadressaten des LkSGs gemeinschaftlich, welche sich ausdrücklich zum LkSG und dem darin verankerten Schutz von Menschen- und Umweltrechten sowie den diesbezüglichen Sorgfaltspflichten in ihrem jeweiligen eigenen Geschäftsbereich sowie in ihrer Lieferkette bekennen.

Für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach dem LkSG betrachten wir unser Unternehmen sowie unsere verbundenen Unternehmen im In- wie auch im Ausland, auf die wir einen bestimmenden Einfluss ausüben.

Wir verstehen unter der Lieferkette im Sinne des LkSGs alle Produkte und Dienstleistungen unseres Unternehmens sowie die Schritte im In- und Ausland, die zu deren Herstellung und Erbringung (vom Rohstoff bis zur Lieferung an den Endkunden nebst notwendiger Dienstleistungen, wie z.B. der Transport oder die Zwischenlagerung von Waren) erforderlich sind. Dies umfasst das Handeln in unserem eigenen Geschäftsbereich, das Handeln unserer unmittelbaren Zulieferer sowie das Handeln unserer mittelbaren Zulieferer.

Unsere Grundsatzerklärung unterlegt die strenge Wahrung von Menschrechten und Umweltvorgaben, die für IBM bereits bestanden und weiterhin bestehen, und zeigt auf, wie wir die Sorgfaltspflichten des LkSGs wahren.

Ein zentraler Baustein hierbei sind die IBM Business Conduct Guidelines, unser Verhaltenskodex einschließlich der darin referenzierten IBM Unternehmensrichtlinien, sowie der Verhaltenskodex der Responsible Business Alliance (RBA), ein weltweit anerkannter Kodex für soziale, ökologische und ethische Branchenstandards. Davon ausgehend überwachen wir die im LkSG vorgegebenen und im Folgenden genannten Schutzpositionen im eigenen Geschäftsbereich und bei unseren Zulieferern, insbesondere:

1.    Verbote zum Schutz der Menschenrechte

• Verbot von Kinderarbeit, Kinderzwangsarbeit
• Verbot von Zwangsarbeit und allen Formen der Sklaverei
• Verbot der Missachtung der Wahrung des Arbeitsschutzes
• Verbot der Missachtung der Koalitionsfreiheit
• Verbot der Diskriminierung (Ungleichbehandlung, Lohndiskriminierung)
• Verbot der Vorenthaltung angemessener Löhne
• Verbot der Herbeiführung schädlicher Bodenveränderungen, Verunreinigungen von Gewässern und der Luft, schädliche Lärmemissionen, übermäßiger Wasserverbrauch
• Verbot widerrechtlicher Zwangsräumung/Entzug von Land, Wäldern und Gewässern
• Verbot der Beauftragung/Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte unter Missachtung der Menschenrechte

2.    Verbote zum Schutz der Umwelt:

• Verbot der Herstellung, Verwendung und Behandlung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen)
• Verbot der Produktion und Verwendung persistenter organischer Schadstoffe (Stockholmer Übereinkommen, POP-Übereinkommen)
• Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen (POP-Übereinkommen)
• Verbot der Ausfuhr und Einfuhr gefährlicher Abfälle (Basler Übereinkommen)

Im Rahmen der vorstehenden, von uns anerkannten Schutzpositionen besteht für die Wahrung von Menschen- und Umweltrechten des LkSGs eine klare Erwartungshaltung an unsere Mitarbeitenden wie auch unsere unmittelbaren Zulieferer.

Erwartungen an unsere Mitarbeitenden:

• IBM ist den Grundsätzen der Geschäftsethik und des rechtmäßigen Verhaltens verpflichtet. Es gehört zu den Grundsätzen von IBM, in allen Angelegenheiten ethisch und rechtmäßig zu handeln und die hohen Standards von IBM für geschäftliche Integrität zu wahren. Im Jahr 1986 führte IBM ihre globalen Geschäftsgrundsätze (Business Conduct Guidelines, kurz BCG) ein. Alle IBM Mitarbeitenden müssen diese Grundsätze jährlich zertifizieren und sich jederzeit daran halten. Die aktuellen BCG finden Sie hier.
  
  Außerdem verpflichten die BCG die Mitarbeitenden zur Einhaltung der globalen IBM Unternehmensrichtlinien. Diese „IBM Policies“ setzen den hohen Standard für die Art und Weise, wie wir unsere Geschäfte führen. Sie reichen unter anderem von globalen Beschäftigungsstandards, Menschenrechtsprinzipien, Gesundheit und Sicherheit bis hin zu Umweltangelegenheiten.
  
  Ausschnitt aus den BCG: “Wo sich Ihr Arbeitsplatz auch befindet – ob Sie mit IBMern, Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Zulieferern oder anderen Parteien persönlich, telefonisch, online oder auf anderem Weg zu tun haben –, befolgen Sie unsere Werte, die Geschäftsgrundsätze und sonstige anwendbare Bestimmungen von IBM wie etwa Richtlinien, Unternehmensanweisungen und Leitfäden (Corporate Directives). Halten Sie sich außerdem an alle Gesetze und Vorschriften, die für IBMs Geschäftstätigkeit gelten.”
  
  
• Wir sensibilisieren unsere Mitarbeitenden für die Schutzpositionen und Sorgfaltspflichten des LkSGs durch Informationen in unserem Intranet, Schulungen und die Zusammenarbeit mit dem Menschrechtsbeauftragten.

Erwartungen an unsere unmittelbaren Zulieferer:

• Im Jahr 2004 wurde IBM eines der Gründungsmitglieder der Responsible Business Alliance (RBA). Der Verhaltenskodex dieser Allianz hat sich zu einem anerkannten Kodex für soziale, ökologische und ethische Branchenstandards entwickelt (Menschenrechte, Ethik, Umweltbelange). Der RBA-Verhaltenskodex wird regelmäßig aktualisiert und an die sich ändernde Gesetzgebung angepasst. Die aktuelle Fassung des RBA-Verhaltenskodex finden Sie hier (Link befindet sich außerhalb von ibm.com). 
  
  
• Der RBA-Verhaltenskodex ist bereits seit vielen Jahren ein integraler Bestandteil der Geschäftsbeziehungen von IBM. So verlangen wir, abhängig von unserer Risikoeinschätzung, neben weiteren und/oder anderen entsprechenden Anforderungen, als Teil der in unseren IBM Procurement-Prozessen, von unseren unmittelbaren Zulieferern verlangten Anforderungen, ein Sozial- und Umweltmanagementsystem, in welches der RBA-Verhaltenskodex eingebunden ist, einzurichten und zu unterhalten sowie die daraus resultierenden Anforderungen an die eigenen Zulieferer unserer unmittelbaren Zulieferer weiterzugeben, die Arbeiten ausführen, die wesentlich für die Produkte, Teile und/oder Leistungen sind, die an uns geliefert werden. Die detaillierten Anforderungen an dieses Managementsystem finden Sie hier.

Um den Sorgfaltspflichten nach dem LkSG zu entsprechen, insbesondere um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Rechtsverletzungen zu erkennen, zu verhindern, zu minimieren bzw. zu beenden, ergreifen wir die nachfolgenden Schritte.

1.  Zuständigkeiten

Zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem LkSG haben wir im Rahmen des Risikomanagements Verantwortlichkeiten festgelegt. Die jeweilige Geschäftsführung der eingangs genannten Normadressaten des LkSGs bekennt sich hierbei als oberste Führungsebene zu der Verantwortung für den Schutz der Menschenrechte und Umweltbelange des LkSGs sowie zur angemessenen Beachtung der Sorgfaltspflichten. Daneben wurde die Position des Menschenrechtsbeauftragen als Kontrollinstanz für die Umsetzung des LkSGs sowie die Überwachung des Riskmanagements zur Einhaltung der Sorgfaltsplichten im Rahmen des LkSGs für die vorgenannten Normadressaten geschaffen. Der Menschenrechtsbeauftragte berichtet mindestens einmal jährlich an die Geschäftsführung.

In die operative Umsetzung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltsprozesse sind mehrere Fachabteilungen, wie u.a. unsere Einkaufs- und Personalabteilung, Arbeitsschutz und Diversity & Inclusion eingebunden.

2. Risikoanalyse

Mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen führen wir Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich wie auch bei unseren unmittelbaren Zulieferern durch.

Ausgehend von einer abstrakten Analyse basierend auf Risikofaktoren, die menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken unserer eigenen Branche, der Branchen unserer unmittelbaren Zulieferer sowie der jeweiligen Tätigkeitsländer bzw. Beschaffungsländer berücksichtigt, werden potenzielle menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken ermittelt. Die abstrakte Risikoanalyse erfolgt durch Unterlegung einer etablierten Softwarelösung eines spezialisierten Anbieters von Risikodaten, die basierend auf Informationen und Quellen zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken und Informationen die Analyse unterstützt.

Im Rahmen der Betrachtung der unmittelbaren Zulieferer, gehen wir zunächst von einer weiten Betrachtung aus. Sollte ein abstraktes Risiko erkannt werden, findet eine weitere konkrete Prüfung statt. Außerdem wird eine Priorisierung anhand insbesondere folgender Kriterien vorgenommen: Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, das Einflussvermögen, die typischerweise zu erwartende Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit einer Verletzung sowie den Verursachungsbeitrag. Ebenfalls berücksichtigen wir, ob Vertragsbeziehungen dauerhaft oder nicht wiederkehrend sind und ob Dienstleistungen oder Produkte aus dem IBM Konzern bezogen werden (und hohen Standards unterliegen.)

Die so ermittelten Risiken werden in eine Risikoskala eingeteilt, die zwischen kritischen, strategischen und moderaten Risiken unterscheidet. Nicht prioritäre Risiken werden zurückgestellt.

Die Ergebnisse der Risikoanalyse in 2023 wurden der Geschäftsführung der eingangs genannten Normadressaten und weiteren relevanten internen Stakeholdern kommuniziert und basierend auf diesen Erkenntnissen werden weitere Maßnahmen abgeleitet. Diese Erkenntnisse bilden ebenfalls die Grundlage für ggf. notwendige Anpassungen unserer Vorschriften oder Prozesse sowie von Schulungen, um unseren Sorgfaltspflichten gerecht zu werden.

Bei der Risikoanalyse in 2023 wurden branchentypische Risiken aus unseren Betätigungsfeldern priorisiert betrachtet. Hierzu gehören die Bereiche Diskriminierung und Arbeitsschutz. Im Jahr 2023 konnten in unserem eigenen Geschäftsbereich keine kritischen oder strategischen Risiken identifiziert werden.

Die Risikoanalyse unserer unmittelbaren Zulieferer ergab keinen Hinweis auf kritische menschenrechtliche- oder umweltbezogene Risiken. Ausgehend von den Tätigkeitsfeldern unserer unmittelbaren Zulieferer, maßgeblichen Dienstleistungen, und den Länderstandorten unserer unmittelbaren Zulieferer, an welchen unserer Ansicht nach bereits strenge lokale Rechtsgrundlagen zum Schutz von Menschen- und Umweltrechten existieren, fokussieren wir uns auch hier auf die Bereiche Diskriminierung und Arbeitsschutz.

Hinsichtlich unserer mittelbaren Zulieferer lagen zum Zeitpunkt der Verabschiedung dieser Grundsatzerklärung keine Hinweise, Beschwerden oder Informationen vor, die die Durchführung einer anlassbezogenen Risikoanalyse nach dem LkSG bei unseren mittelbaren Zulieferern veranlassen würde.

3. Präventionsmaßnahmen

3.1 Im eigenen Geschäftsbereich

Nach Maßgabe des LkSGs ergreifen wir u.a. folgende angemessene Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich:

• Umsetzung der IBM Grundsätze zu Menschenrechten
• Befolgung unserer Geschäftsgrundsätze (Business Conduct Guidelines) nebst Unternehmensrichtlinien sowie jährliche diesbezügliche Schulung unserer Mitarbeiter
• Regelmäßige Schulungen zum Schutz vor Diskriminierung
• Durchführung von Erhebungen zum Arbeitsschutz sowie psychischer Gefährdung am Arbeitsplatz
• Anpassung unseres Einkaufprozesses und unserer Beschaffung zur Verminderung oder Vermeidung von bedeutsamen Risiken
• Durchführung von LkSG spezifischen Schulungen in relevanten Unternehmensbereichen
• Risikobasierte Kontrollmaßnahmen zur Überprüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich
• Zusammenarbeit mit der Mitbestimmung zur Identifikation von Risiken

3.2 Bei unseren unmittelbaren Zulieferern

Wir verankern seit vielen Jahren menschenrechtliche und umweltbezogene Grundsätze und Erwartungen in der Geschäftsbeziehung zu unseren unmittelbaren Zulieferern. Insbesondere ergreifen wir, soweit angemessen, risikobasierte Maßnahmen:

• Berücksichtigung menschenrechtlicher und umweltbezogener Erwartungen bei der Auswahl unserer unmittelbaren Zulieferer
• RBA-Verhaltenskodex und Sozial- und Umweltmanagementsystem als Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen mit unseren unmittelbaren Zulieferern
• Risikoabhängige Vereinbarung spezieller risikobasierter Vertragsklauseln, z.B. zur Durchführung von Audits, weitergehende Risikoevaluierung und Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Behebung bzw. Mitigierung von Risiken
• Schulungen zu unserer Erwartungshaltung

3.3 Bei unseren mittelbaren Zulieferern

Sollten wir anlassbezogen substantiierte Kenntnis einer möglichen Verletzung bei einem mittelbaren Zulieferer erlangen, ergreifen wir u.a. die folgenden Maßnahmen

• Durchführung einer Risikoanalyse
• Konzepterstellung, Umsetzung und Begleitung zur Minimierung und Vermeidung der verletzten Schutzposition
• Etablierung angemessener Präventionsmaßnahmen

4. Abhilfemaßnahmen

Sollten wir feststellen, dass eine Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen geschützten Rechtspositionen nach dem LkSG in unserem eigenen Geschäftsbereich vorliegt oder unmittelbar bevorsteht, ergreifen wir im Inland unverzüglich Maßnahmen, die angemessen sind und zur Verhinderung oder Beendigung der Rechtsverletzung führen. Im eigenen Geschäftsbereich im Ausland werden unverzüglich Maßnahmen getroffen, die angemessen sind und in der Regel zur Verhinderung oder Beendigung der Rechtsverletzung führen.

Maßnahmen können u.a. die Durchführung von Schulungen, Ergänzung oder Anpassung von Richtlinien oder Prozessen, arbeitsrechtliche Schritte sowie die funktionsübergreifende Erarbeitung von Konzepten sein.

Bei unmittelbaren Zulieferern werden - in Zusammenarbeit mit diesen - angemessene Maßnahmen ergriffen, die zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung der Rechtsverletzung geeignet sind. Dies beinhaltet die Erarbeitung von Maßnahmen bzw. Maßnahmenplänen zur Beendigung oder Minimierung von Rechtsverletzungen, temporäres Aussetzen oder Abbruch von Geschäftsbeziehungen.

Bei mittelbaren Zulieferern, in Ermangelung von vertraglichen Beziehungen, werden wir uns, auch unter Beteiligung des unmittelbaren Zulieferers, bemühen, mit den Beteiligten Maßnahmen bzw. Maßnahmenpläne festzulegen, um eine Beendigung oder Mitigation der Verletzung zu erreichen.

5. Beschwerdeverfahren

Trotz unseres kontinuierlichen Bemühens, die Sorgfaltspflichten in Bezug auf Menschenrechts- und Umweltbelange umzusetzen, sind wir uns bewusst, dass es immer wieder zu Verstößen kommen kann. Wir halten daher die Einrichtung von Beschwerdemechanismen für unerlässlich. Zum einen als Indikator für die Erfassung von Risiken, zum anderen, um aufzudecken, wo es möglicherweise zu tatsächlichen Verstößen kommt, sodass wir umgehend Korrekturen und Gegenmaßnahmen einleiten können.

Daher kann jede Person menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten, die durch unser wirtschaftliches Handeln in unserem eigenen Geschäftsbereich oder eines unserer unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer entstanden sind, über das Ombudsmann-Verfahren melden. Weitere Informationen zu diesem Verfahren sowie die Verfahrensordnung finden Sie hier.

Wir stellen eine möglichst breite Zugänglichkeit des Beschwerdeverfahrens sicher, indem wir mehrere Eingangswege bereitstellen:

• E-Mail: IBM.Ombudsman@ibm.com (Nur die Ombudsmann-Beschwerdestelle hat Zugriff auf dieses E-Mail Postfach)
• Telefon: +36-20-823-5681
• Postanschrift: IBM Hungary ISSC Kft , Szigony utca 26-32, 1083 Budapest, Hungary
• Kontaktaufnahme mit einem oder einer Mitarbeiter_in der Beschwerdestelle, welche hier aufgeführt sind.

Der oder die Beschwerdeführer_in wird in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Einreichung einer Beschwerde kontaktiert (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde).

Nach Eingang einer Beschwerde und Eingangsbestätigung wird die Ombudsmann-Beschwerdestelle umgehend mit der Arbeit an dem jeweiligen Fall beginnen. Abhängig von der jeweiligen Beschwerde wird/werden, innerhalb angemessener Frist

• Fakten gesammelt, erörtert und überprüft
• Experten oder Expertinnen des jeweiligen Fachbereichs hinzugezogen (immer unter Wahrung der Vertraulichkeit),
• Interviews und Beobachtungen durchgeführt,
• Erkenntnisse werden ausgewertet und diskutiert,
• der oder die Beschwerdeführer_in über den Abschluss der Untersuchungen informiert,
• abhängig vom Ergebnis der Untersuchungen angemessene Maßnahmen ergriffen.

Es wird stets mit der Intention gehandelt, den Fall angemessen zu untersuchen und eine für alle Beteiligten angemessene Lösung zu finden.

Die mit dem Ombudsmann-Beschwerdeverfahren betrauten Personen sorgen für die Vertraulichkeit der Identität der oder des Beschwerdeführer_in. Darüber hinaus verbietet IBM als auch wir in jeglicher Form das Androhen oder Ergreifen von Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit Beschwerden, die im Rahmen des Ombudsmann-Beschwerdeverfahrens geäußert wurden, einschließlich der Meldung von auf nachvollziehbaren Gründen beruhenden Bedenken, die oder den Beschwerdeführer_in zu der Annahme veranlassen, dass die Information zu einem gemeldeten Verstoß zu dem Zeitpunkt der Meldung korrekt war. Dieser Schutz ist nicht auf die oder den Beschwerdeführer_in beschränkt, sondern erstreckt sich auch auf Vermittler_innen, Dritte wie Kolleg_innen oder Verwandte und Unternehmen, die der oder die Beschwerdeführer_in besitzt, für die er oder sie arbeitet oder mit denen er oder sie anderweitig verbunden ist.

Die Ombudsmann-Beschwerdestelle achtet jederzeit auf die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten in Bezug auf das Anliegen der oder des Beschwerdeführer_in.

Sämtliche Beschwerden werden für mindestens sieben Jahre im Ombudsmann Datenarchiv aufbewahrt.

6. Dokumentation und Berichterstattung

Während der globale IBM Impact - Umwelt-, Soziales- und Governance (ESG) Bericht von IBM hier zu finden ist, halten wir uns lokal an die Dokumentations- und Berichtsanforderungen nach dem LkSG. Wir dokumentieren die Erfüllung der Sorgfaltspflichten fortlaufend intern, bewahren diese Dokumentation für mindestens sieben Jahre lang auf und berichten jährlich über unseren Prozess der Sorgfaltsprüfung von Menschenrechts- und Umweltrisiken, wie im Gesetz vorgeschrieben.

Die Wirksamkeit der Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie des Beschwerdeverfahrens werden jährlich sowie anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Maßnahmen angepasst, weiterentwickelt oder auch erneut durchgeführt.

Die Welt und unser Marktumfeld verändern sich ständig. Daher überprüfen wir kontinuierlich unsere Risikobewertung und Maßnahmen.

Wir überprüfen auch regelmäßig unsere Verfahren, diese Grundsatzerklärung und unsere Kommunikation und passen sie gegebenenfalls an die veränderten Umstände an. 

IBM hat die Herausforderungen und die Komplexität der heutigen Welt stets im Blick, und wir sind bereit, mit unseren Kunden, Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten, Behörden und Einzelpersonen zusammenzuarbeiten, um eine sicherere, gerechtere und gesündere Umwelt zu schaffen.

Namen der Geschäftsführer

IBM Central Holding GmbH
Wolfgang Wendt
Dr. Andreas Buchelt
Dr. Frank Kohls

IBM Deutschland GmbH
Wolfgang Wendt
Dr. Andreas Buchelt
Christine Rupp
Dr. Frank Kohls

IBM Research & Development GmbH
David Faller

Die unten aufgeführten Fragen und Antworten geben einen Überblick darüber, wie mit Beschwerden im Zusammenhang mit dem benannten Gesetz verfahren wird.

Wer kann eine Beschwerde einreichen?

Das Beschwerdeverfahren steht jeder Person offen, die auf menschenrechtliche- und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln der IBM Gesellschaft, auf welche das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten Anwendung findet, in ihrem eigenen Geschäftsbereich oder eines ihrer unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer entstanden sind, hinweisen möchte.

Wie kann eine Beschwerde getätigt werden?

Alle menschenrechts- und umweltbezogenen Bedenken gemäß dem Geltungsbereich des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten können der IBM Ombudsmann-Beschwerdestelle gemeldet werden.

Eine Beschwerde kann persönlich, per E-Mail, per Brief oder telefonisch vorgebracht werden.

Wenn Sie Ihr Anliegen anonym übermitteln möchten, erwägen Sie bitte, uns eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme bereitzustellen (z.B. ein anonymes E-Mail Konto). Andernfalls können wir Ihnen keine Rückmeldung geben.

Eine Beschwerde kann über folgende Wege vorgebracht werden:

• E-Mail: IBM.Ombudsman@ibm.com (Nur die Ombudsmann-Beschwerdestelle hat Zugriff auf dieses E-Mail Postfach)
• Telefon: +36-20-823-5681
• Postanschrift: IBM Hungary ISSC Kft , Neumann Janos utca 1, 1117 Budapest, Hungary
• Kontaktaufnahme mit einem /einer Mitarbeiter(in) der Beschwerdestelle, welche hier aufgeführt sind

Warum eine Beschwerde an die Ombudsmann-Beschwerdestelle richten?

Für alle an die Ombudsmann-Beschwerdestelle herangetragenen Beschwerden werden designierte, zur Verschwiegenheit verpflichtete, unabhängige Personen mit der Bearbeitung des Anliegens betraut.

Die IBM Ombudsmann-Beschwerdestelle wurde 1994 eingerichtet, um die Ethik und Integrität der IBM Lieferkette zu schützen. Die Sachverständigen der Ombudsmann-Beschwerdestelle verfügen über jahrzehntelange Ermittlungserfahrung und Praxis im Umgang mit Beschwerden aller Art. Die IBM Procurement Ombudsmann-Beschwerdestelle ist ein unabhängiges Team innerhalb der globalen Lieferkettenorganisation der IBM, das befugt ist, Angelegenheiten außerhalb der üblichen Geschäftsbeziehungen zu untersuchen und zu lösen.

Die Ombudsmann-Beschwerdestelle ermöglicht es, Bedenken und Vorwürfe gegenüber einer neutralen Partei vorzubringen. Seit ihrer Gründung dient die Beschwerdestelle nicht als Fürsprecher einer Person oder Organisation, sondern als Fürsprecher für ein faires Ergebnis.

Erhält der/die Beschwerdeführer(in) eine Antwort auf sein/ihr Anliegen?

Der/die Beschwerdeführer(in) wird in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Einreichung einer Beschwerde kontaktiert (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde).

Was sind die Schritte des Beschwerdeverfahrens?

Nach Eingang einer Beschwerde und Eingangsbestätigung wird die Ombudsmann-Beschwerdestelle umgehend mit der Arbeit an dem jeweiligen Fall beginnen.

Abhängig von der jeweiligen Beschwerde wird/werden, innerhalb angemessener Frist

• Fakten gesammelt, erörtert und überprüft,
• Experten des jeweiligen Fachbereichs hinzugezogen (immer unter Wahrung der Vertraulichkeit),
• Interviews und Beobachtungen durchgeführt,
• Erkenntnisse ausgewertet und diskutiert,
• der/die Beschwerdeführer(in) über den Abschluss der Untersuchungen informiert,
• abhängig vom Ergebnis der Untersuchungen angemessene Maßnahmen ergriffen.

Es wird stets mit der Intention gehandelt, den Fall angemessen zu untersuchen und eine für alle Beteiligten angemessene Lösung zu finden.

Bedenken eine Beschwerde einzureichen?

Die mit dem Ombudsmann-Beschwerdeverfahren betrauten Personen sorgen für die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers/der Beschwerdeführerin. Darüber hinaus verbietet IBM in jeglicher Form das Androhen oder Ergreifen von Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit Beschwerden, die im Rahmen des Ombudsmann-Beschwerdeverfahrens geäußert wurden, einschließlich der Meldung von auf nachvollziehbaren Gründen beruhenden Bedenken, die den/die Beschwerdeführer(in) zu der Annahme veranlassen, dass die Information zu einem gemeldeten Verstoß zu dem Zeitpunkt der Meldung korrekt war.

Dieser Schutz ist nicht auf den/die Beschwerdeführer(in) beschränkt, sondern erstreckt sich auch auf Vermittler(innen), Dritte wie Kollegen/Kolleginnen oder Verwandte und Unternehmen, die der/die Beschwerdeführer(in) besitzt, für die er/sie arbeitet oder mit denen er/sie anderweitig verbunden ist.

Die Ombudsmann-Beschwerdestelle achtet jederzeit auf die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten in Bezug auf Ihr Anliegen.

Existiert eine Form der Dokumentation?

Sämtliche Beschwerden werden für mindestens sieben Jahre im Ombudsmann Datenarchiv aufbewahrt.

Wird die Wirksamkeit des genannten Verfahrens regelmäßig überprüft?

Mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen findet eine Überprüfung des Verfahrens statt.