So optimiert das weltweit größte Werbeunternehmen seine FinOps

WPP hat durch den Einsatz von zwei Technologien eine fundierte, effiziente FinOps-Strategie entwickelt: IBM® Apptio Cloudability (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) und IBM® Turbonomic. Das Finanzteam verwendet IBM Apptio Cloudability, um genau zu sehen, wie viel WPP wo ausgibt – und zwar für alle zugehörigen Unternehmen und auf allen Cloud-Plattformen. Das Operations-Team nutzt Turbonomic, um Einsparungen durch eine effiziente Optimierung der Ressourcen mithilfe von KI-gestützten Dimensionierungsempfehlungen und automatischen Skalierungen zu erzielen.

IBM Apptio Cloudability wurde zuerst implementiert. Nachdem WPP die IBM Lösung mit einem Angebot eines Drittanbieters verglichen hatte, fiel die Entscheidung auf IBM. Sie erhielten schnell einen transparenten Einblick in die Ausgaben für 99 % der Cloud-Umgebung, einschließlich AWS, Microsoft Azure und Google Cloud Platform (GCP). „Es hat einfach funktioniert“, sagt Ananta Manandhar. „Es gibt sehr gute APIs für die Integration in die gesamte Umgebung. Wir haben Hunderte von Abrechnungskonten integriert und die Nutzung den jeweiligen Stakeholdern zugeordnet. Wir erhielten eine Ansicht des tatsächlichen Betrages, eine Rechnungsansicht, eine Nutzungsansicht, einschließlich Anomalien, und eine amortisierte Ansicht. Und als wir dies mit den Daten direkt von den Cloud-Anbietern verglichen, waren die Ergebnisse sehr genau. Das hat uns geholfen, bei unseren Nutzern schnell Vertrauen in unsere Abläufe aufzubauen.“

Als Nächstes beauftragten Paul Cocks und Alan Burnett IBM mit der Erstellung eines Proof of Value (POV) für Turbonomic, wodurch ein enormes Einsparungspotenzial aufgedeckt wurde. Alan Burnett, der in einer früheren Position bei einem anderen großen Unternehmen bereits umfangreiche Erfahrung mit Optimierungen gesammelt hatte, implementierte Turbonomic in einem der Azure-Mandanten von WPP. Anschließend überließ er es der Lösung, Ressourcenempfehlungen auszugeben. Alan Burnett wählte aus den Empfehlungen 1.100 Aktionen zur Skalierung aus, viele davon über Turbonomic-Automatisierungen.

„Während des POV hätte sich das um das Zehnfache bezahlt gemacht“, sagt Paul Cocks.

WPP hat Turbonomic nun offiziell in seiner Azure-Umgebung bereitgestellt und wird es schrittweise in seine anderen Clouds integrieren. „Es hat sich ein enormes Potenzial für die richtige Dimensionierung ergeben und wir haben viele ungenutzte Ressourcen gefunden – zu viele, um sie manuell nach unten zu skalieren“, sagt Alan Burnett. Auf seiner Turbonomic-Benutzeroberfläche sieht er Tausende von automatisch generierten Skalierungsempfehlungen sowie die Auswirkungen auf die Kosten, die sie haben würden. Das Operations-Team wiederum zerlegt die vielen Empfehlungen in überschaubare Teile und ermittelt gemeinsam mit den Benutzern, welche Maßnahmen in geschäftlicher Hinsicht sinnvoll sind.

Dann kann das Team die Größe mithilfe der Funktion für Massenaktionen in Turbonomic sehr effizient skalieren. Sie haben das Tempo, das sie im POV erreicht haben, praktisch verdoppelt und führen nun alle ein bis zwei Monate etwa 1.000 Aktionen durch. „Wir haben an einem Wochenende 500 Festplatten abgeschafft und dadurch eine Viertelmillion Dollar gespart“, sagt Alan Burnett. „Ohne Automatisierung ist das nicht zu schaffen. Sie ermöglicht ein Tempo, das wirklich hilft, die Cloud-Kosten unter Kontrolle zu bringen."

Bereits in den ersten drei Monaten der Nutzung von IBM Apptio Cloudability erzielte WPP Einsparungen in Höhe von etwa 2 Mio. USD. Seitdem das Unternehmen seine FinOps sowohl mit IBM Apptio Cloudability als auch mit Turbonomic optimiert hat, spart es etwa 30 % seiner jährlichen Cloud-Ausgaben ein.

Jetzt verlagert sich der Schwerpunkt laut Ananta Manandhar „von der Effizienzsteigerung zur Effizienzerhaltung, vom Kampagnenmodus zum regulären Betriebsmodus“. Das Team nutzt die Live-Dashboard-Funktion von IBM Apptio Cloudability, um Kosten und Trends zu überwachen und monatliche Berichte über laufende Einsparungspotenziale zu erstellen. Damit werden Ziele für Turbonomic festgelegt, während das Operations-Team es zunächst auf GCP und dann auf AWS anwendet.

Mit einem so klaren Einblick in Kosten, Nutzung und Verschwendung schafft WPP eine FinOps-Kultur im Unternehmen. „Wenn Sie dieses Ausmaß an Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen“, sagt Alan Burnett, „dann wird jedem viel bewusster, wie wir die Kosten senken können, anstatt das zu akzeptieren, was wir haben.“

„Die Nachverfolgung hält die Leute dazu an, das Budget einzuhalten. Sie unterstützen aktiv die Gesamtoptimierung“, sagt Ananta Manandhar. „Das führt zu einem kulturellen Wandel und zu einer viel engeren Partnerschaft zwischen Unternehmen, Finanzabteilung und Ingenieurteam.“

WPP plc (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist im Besitz vieler namhafter Agenturen in den Bereichen Kommunikation, Erfahrung, Handel und Technologie. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen ca. 114.000 Mitarbeiter in 100 oder mehr Ländern und arbeitet mit über 300 Fortune Global 500-Unternehmen zusammen. WPP hat seinen Hauptsitz in London.