Das rasante Wachstum brachte große Veränderungen für den Rechenzentrums-Distributor TIM mit sich. Um die weitere Expansion zu unterstützen und die Flexibilität zu erhöhen, wollte das Unternehmen die Prozesse standardisieren und das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfachen.

Durch die Wahl der Cloud-basierten, benutzerfreundlichen IBM Blueworks Live-Lösung erhielt TIM die Möglichkeit, Prozesse abteilungsübergreifend gemeinsam zu erfassen und zu verwalten.

Die TIM AG ist es in den letzten Jahren gelungen, kontinuierliche Wachstumsraten zu verzeichnen. Das Unternehmen plant, künftige Wachstumschancen zu nutzen.

Um dieses Ziel zu erreichen, richtete die Unternehmensleitung den Blick nach innen. Konkret ging es darum, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu analysieren und – unter Nutzung des Wissens und der Erfahrung der Mitarbeiter – zu optimieren.

Christian Franzen, Teamleiter Vertriebsinnendienst und Prozessmanagement bei TIM, erklärt: „Um den Anforderungen größerer Geschäftsvolumina gerecht zu werden, stellen wir regelmäßig neue Mitarbeiter ein. Unsere Kunden erwarten von diesen Mitarbeitern ein hohes Maß an Kompetenz. Darüber hinaus sind wir stets bestrebt, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter zu verkürzen, damit diese ihre Kapazitäten schneller nutzen können.

„Gleichzeitig wollen wir die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz des Unternehmens weiter steigern, während wir wachsen. Genau diese Effizienz geben wir an unsere Kunden weiter.“

Um diese Herausforderungen zu meistern, begann TIM mit der Suche nach einer neuen Prozessmanagementlösung, die den Ansatz und die Zukunftspläne des Unternehmens bestmöglich unterstützen sollte. Christian Franzen ergänzt: „Wir wollen allen Mitarbeitern eine aktive Beteiligung ermöglichen. Sie sollen in der Lage sein, einfach Verbesserungsvorschläge zu machen, ohne Zeit mit der Erstellung von Prozessdiagrammen verschwenden zu müssen.“

Nach der Evaluierung verschiedener Tools auf dem Markt entschied sich TIM für IBM Blueworks Live als Grundlage für die Umgestaltung seines Ansatzes für das Geschäftsprozessmanagement, um sich auf das zukünftige Wachstum vorzubereiten.

„Wir haben uns für IBM Blueworks Live entschieden, weil es die von uns gesuchten Prozessverwaltungsfunktionen bietet und sehr benutzerfreundlich ist“, sagt Christian Franzen. „Darüber hinaus hilft uns das Cloud-Bereitstellungsmodell, unsere IT-Umgebung einfach zu halten. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, konnten wir schnell starten, ohne lange Vorlaufzeit, Vorabinvestitionen oder Verwaltungskosten.

„Heute haben alle Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie sich in unserer Zentrale oder in einem unserer beiden internationalen Büros befinden, sofortigen Zugriff auf die neuesten Prozessdokumentationen an einem Ort“, fährt er fort. „Wir nennen es ‚ein Tool für alles‘, da es uns ein zentralisiertes Wissensmanagement-Tool für alle Prozesse bietet, von der Urlaubsversicherung bis hin zu Audits.“

Durch die automatische Erstellung leicht verständlicher Flussdiagramme unterstützt die Lösung TIM bei der Formalisierung und Standardisierung von Prozessen auf der Grundlage von Best Practices und speichert Richtlinien, Dokumentvorlagen und andere unterstützende Dokumentation zusammen mit den Prozessinformationen.

Mithilfe der REST-API von IBM Blueworks Live erstellt die TIM AG automatisch regelmäßige Backups von Dokumenten und anderen Artefakten, die in der Cloud gespeichert sind. Dazu gehören beispielsweise Prozesse im offenen BPMN 2.0-Standardformat. Darüber hinaus können Daten aus der Cloud-Lösung in andere Anwendungen und Systeme integriert werden.

„Dank der Expertise des IBM Blueworks Live-Teams konnten wir schnell mit der Lösung arbeiten und sie an unsere Bedürfnisse anpassen, zum Beispiel bei der Implementierung des automatisierten lokalen Backups“, ergänzt Christian Franzen. „Es ist ein großartiges Produkt, das die richtige Balance zwischen Einfachheit und reichhaltiger Funktionalität schafft.“

Jetzt, da alle Mitarbeiter die benötigten Prozessinformationen an einem einzigen Ort finden können, müssen die Mitarbeiter nicht mehr in verschiedenen Systemen nach bestimmten Workflows und zugehörigen Vorlagen suchen. Die eingesparte Zeit kann nun produktiver genutzt werden.

Insbesondere bietet TIM einen schnellen Überblick über die Kernabläufe – was besonders nützlich ist, um neuen Mitarbeitern einen schnellen Einstieg zu erleichtern. Christian Franzen führt aus: „Bisher haben wir sehr gutes Feedback von neuen Mitarbeitern erhalten. IBM Blueworks Live half uns, die Onboarding-Zeit um 50 Prozent zu verkürzen, sodass neue Mitarbeiter schneller loslegen und effizienter arbeiten können. Und für Führungskräfte wird es einfacher, mit wachsenden Teams zusammenzuarbeiten, da die Mitarbeiter selbst nachschauen können, anstatt ihren Chef um Rat zu fragen. Dies hat sich als enorme Zeitersparnis erwiesen.“

Kollaborative Verbesserung

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der gut gestalteten Darstellung der Arbeitsabläufe konnte TIM die Erfassung seiner Prozesse beschleunigen. Die einfache Bedienbarkeit hat auch zu einer hohen Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen beigetragen.

Christian Franzen kommentiert: „Mit IBM Blueworks Live kann jeder Mitarbeiter die Arbeitsabläufe kommentieren und Vorschläge machen, wie wir Dinge besser machen können, so dass wir von ihren praktischen Erfahrungen und ihrem institutionellen Wissen profitieren können. Dieser kollaborative Ansatz hat zahlreiche Prozessoptimierungen freigeschaltet und fördert kontinuierliche Verbesserungen.“

Standardisierung von Arbeitsabläufen

Die klar dokumentierten Prozesse ermöglichen zudem eine teamübergreifende Standardisierung im Unternehmen. Christian Franzen nennt ein Beispiel: „Früher hatten einige Teams unterschiedliche Prozesse für ähnliche Aufgaben. Durch die Einigung auf eine Standardmethode haben wir die Produktivität aller Teams gesteigert. Das macht unsere Organisation insgesamt flexibler, weil es viel einfacher wird, Aufgaben an andere Teammitglieder zu übergeben, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter in Urlaub geht.“

Mit IBM Blueworks Live hat TIM eine zuverlässige Grundlage für allgemeinere Optimierungen seiner internen Arbeitsabläufe gewonnen.

Christian Franzen fasst zusammen: „Durch die Verkürzung der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter und die Ermöglichung schrittweiser, kollaborativer Prozessverbesserungen zur Steigerung der Effizienz ist IBM Blueworks Live ein entscheidender Wegbereiter für zukünftiges Unternehmenswachstum.“

Die TIM AG ist ein führender Value-Added-Distributor für Rechenzentrumslösungen im deutschsprachigen Raum mit Hauptsitz in Wiesbaden. Das Unternehmen beschäftigt über 160 Mitarbeiter und bietet IT-Dienstleistern ein umfassendes Produkt- und Dienstleistungsangebot, einschließlich Komplettlösungen.