Schnelle Einführung eines globalen HR-Systems

i-PRO wurde im Oktober 2019 von seiner Muttergesellschaft Panasonic Corporation unabhängig und entstand durch den Zusammenschluss von drei separaten Konzerneinheiten in Japan, den USA und China. Um einen reibungslosen und erfolgreichen Zusammenschluss zu gewährleisten, wollte i-PRO die Abläufe vereinheitlichen und standardisieren, wobei die Personalabteilung oberste Priorität hatte.

Um seine Personalstrategie zu vereinheitlichen und eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit zu ermöglichen, beauftragte i-PRO IBM® Consulting mit der Einführung eines globalen, cloudbasierten HR-Systems auf der Grundlage der Workday Human Capital Management-Lösung.

Früher gab es Kommunikationslücken zwischen der Forschungs- und Entwicklungsabteilung, die für die Weiterentwicklung der Produkte des Unternehmens verantwortlich war, und den Vertriebsteams, die die Probleme der Kunden am besten verstanden. Daher beschloss i-PRO, seine Unternehmensstruktur neu zu gestalten. Ziel war es, die Kerngeschäftsprozesse für alle Regionen und Teams zu optimieren und eine zukunftsfähige Organisation zu gestalten. Heute plant das Unternehmen auch die globale Integration seiner Plattformen zur Mitarbeitervergütung.

i-PRO war auf der Suche nach einem cloudbasierten HR-System, das alle Bereiche abdeckt, von der zentralen Personalverwaltung über das Leistungsmanagement bis hin zur Weiterbildung. Das Unternehmen wünschte sich eine Lösung mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche – ein entscheidender Faktor, um die Benutzerakzeptanz zu fördern und eine Self-Service-Lösung für mehr Effizienz zu implementieren.

Flexibilität war ein weiterer wichtiger Aspekt für i-PRO. Mit einem Fit-to-Standard-Implementierungsansatz wollte das Unternehmen die Kernfunktionalitäten seines globalen HR-Systems in kurzer Zeit einführen, mit der Option, in Zukunft zusätzliche Funktionen zu integrieren.

Darüber hinaus wollte i-PRO die erfolgreiche Strategie des kontinuierlichen Leistungsmanagements, die in seinem US-Geschäft angewandt wird – bei der sich die Mitarbeiter wöchentlich Ziele setzen und die Manager regelmäßig Feedback geben – auch in seinen Niederlassungen in Japan und China umsetzen. Das Unternehmen war zuversichtlich, dass die Standardisierung von globalen Best Practices für das Leistungsmanagement die Produktivität seiner globalen Teams steigern und damit die Wettbewerbsfähigkeit verbessern würde.

Sachiko Okamoto, Chief Human Resources Officer bei i-PRO, sagt: „In den Vereinigten Staaten haben wir ein SaaS-Tool für das Leistungsmanagement verwendet, um Managern und Mitarbeitern zu helfen, wöchentliche Ziele und Schlüsselergebnisse [Objectives and Key Results, OKR] festzulegen und gemeinsam daran zu arbeiten. Wir haben uns entschieden, das Tool durch einen globalen Prozess zur Überprüfung wöchentlicher OKR-Ziele zu ersetzen. Anstatt also einen Fit-to-Standard-Ansatz zu verfolgen, haben wir eingehend darüber diskutiert, wie der neue Ansatz für das Leistungsmanagement aussehen sollte und was er für unser Unternehmen bedeuten würde.

In der ersten Phase der HR-Transformation, die im September 2020 begann, führte i-PRO Workday-Lösungen für das Leistungs- und Talentmanagement ein – eine Voraussetzung für die Einführung eines OKR-basierten Ansatzes für das Leistungsmanagement der Mitarbeiter.

Mithilfe der Workday-Lösungen hat i-PRO so viele Standardprozesse und Best Practices wie möglich eingeführt. Das Unternehmen verwendete eine benutzerdefinierte Vorlage von IBM Consulting mit vorgefertigten Workflows für japanspezifische HR-Prozesse, einschließlich der Registrierung von Mitarbeiterinformationen für Versetzungen. So konnte die Bereitstellung beschleunigt werden.

Das Unternehmen war beeindruckt von der Geschwindigkeit der Implementierung. Vom ersten Auftrag bis zur Inbetriebnahme in Japan, China und den USA vergingen nur sieben Monate. Aufgrund der COVID-19-Pandemie hat IBM® Services die Bereitstellung vollständig aus der Ferne durchgeführt. i-PRO nutzte die Vorteile von IBM Services Dynamic Delivery, einem Modell für die Remote-Bereitstellung von Dienstleistungen, um seine HR-Transformation trotz der COVID-19-Beschränkungen voranzutreiben.

Wichtige Stakeholder von i-PRO waren in jeder Phase des Projekts eingebunden und verfolgten den Fortschritt genau. Die tägliche Kommunikation mit IBM trug dazu bei, dass die Bereitstellung planmäßig verlief. Obwohl das IBM Team nicht vor Ort sein konnte, blieb es durch regelmäßige Videoanrufe, E-Mails, Textnachrichten und Sofortnachrichten in engem Kontakt mit i-PRO.

Nachdem das HR-System jetzt im Einsatz ist, schult i-PRO nun mit Unterstützung von IBM Consulting die Administratoren in der Wartung der Workday-Lösungen.

Mariko Shishikura, HR DX Manager bei i-PRO, sagt: „Als wir in der Entwurfsphase die Anforderungen definierten, erklärte IBM die Workday-Prozessabläufe sehr detailliert. Die Sessions für unsere Geschäftsbereiche in den Vereinigten Staaten und China waren ebenfalls zufriedenstellend und wurden durch die internationale Präsenz von IBM ermöglicht.“