OPTACARE setzt IBM-Technologie ein, um Gesundheitsdienstleistern bei der Gestaltung von Zeitplänen zu helfen, die Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern
Das französische Gesundheitssystem steckt tief in einer Funktionskrise. 99 % der öffentlichen Krankenhäuser und Einrichtungen für Altenpflege berichten, dass sie ihren Personalbedarf nicht decken können. Gleichzeitig haben nur 15 % der Beschäftigten im Gesundheitswesen das Gefühl, einen gesunden Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben zu erleben.
Unter dieser zunehmenden Belastung ist eine effektive Zeitplanung entscheidend für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Stabilität des Systems. Gut durchdachte Dienstpläne ermöglichen es Einrichtungen, das Patientenaufkommen effektiv zu steuern und einen zeitnahen Zugang zur Versorgung zu gewährleisten, während gleichzeitig der Stress für die Pflegekräfte reduziert wird.
Die Zuständigen für diese Zeitpläne stehen jedoch vor einer schwierigen Aufgabe. Sie müssen die Schichten so gerecht wie möglich verteilen und dabei die individuellen Präferenzen respektieren und die betrieblichen Anforderungen erfüllen. Außerdem müssen die strengen europäischen Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten, Ruhezeiten zwischen den Schichten und Beschränkungen der Nachtarbeit eingehalten werden.
Da viele Krankenhäuser auf eine manuelle, Spreadsheet-basierte Planung angewiesen sind, ist die Erstellung ausgewogener Dienstpläne mit erheblichem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Etwaige Lücken in der Planung müssen mit teuren Überstunden gefüllt werden, was das ohnehin schon knappe Budget belastet und zum Burnout des Pflegepersonals beiträgt.
Genau dieses komplexe Netz wollte OPTACARE entwirren. Das Startup für Gesundheitstechnologie gründete sich mit der Absicht, Einrichtungen bei der Lösung ihrer größten Effizienzherausforderungen zu helfen und die Last der Planung in eine Quelle der Effizienz und Stabilität zu verwandeln.
Um seine Vision eines intelligenteren, faireren Planungssystems zu befeuern, entschied sich OPTACARE für die IBM watsonx Technologie, einschließlich IBM ILOG CPLEX Optimization Studio. CPLEX Optimization Studio nutzt Data Science und Decision Optimization Technologie, um komplexe kombinatorische Probleme zu lösen. OPTACARE HR Planner setzt diese Funktionen ein, um optimierte Dienstpläne basierend auf einer komplexen Matrix von Einschränkungen regulatorischer, struktureller und persönlicher Art zu erstellen und gleichzeitig Fairness und Wohlbefinden zu gewährleisten.
Gaëlle Coudert, Chief Marketing Officer bei OPTACARE, sagt: „Unsere Dienstplanlösung kann in allen Bereichen des Gesundheitswesens eingesetzt werden, von Krankenhäusern bis hin zu Altenpflegeeinrichtungen. Gleichzeitig lässt sich der HR Planner problemlos an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen und bietet so maximale Flexibilität.“
Die Wahl eines Cloud-Bereitstellungsmodells auf IBM Cloud ermöglicht es OPTACARE, HR Planner als Software-as-a-Service (SaaS) Plattform anzubieten. Kunden können mit einem einzigen Abonnement mehrere Standorte verwalten und die Kosten richten sich nach dem Verbrauch, was die Lizenzierung sowohl für OPTACARE als auch für seine Kunden vereinfacht. Es ermöglicht zudem eine Skalierbarkeit in Echtzeit, um Aktivitätsspitzen und Wachstum zu bewältigen.
IBM Platinum Geschäftspartner Pedab France spielte eine wichtige Rolle bei der Markteinführung der Lösung.
„Pedab France war bei diesem Projekt ein verlässlicher Partner und hat von Anfang bis Ende wertvolle Unterstützung und Expertise eingebracht“, sagt Yasmine Alaouchiche, Product Owner und R&D Manager für KI/OR-gesteuerte Lösungen im Gesundheitswesen bei OPTACARE. „Pedab France hat uns hervorragend in kommerziellen Belangen beraten und uns bei der Abwicklung von Lizenzvereinbarungen und der Kommunikation mit IBM unterstützt.“
Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Geschäftsanwender die Algorithmen von HR Planner anpassen, ohne dass sie dafür spezielle technische Unterstützung benötigen. Dies unterstützt die operative Flexibilität: Beispielsweise kann ein Krankenhaus eine Konfiguration für den Standardbetrieb und eine andere für Notfallszenarien beibehalten, mit weniger strengen Regeln hinsichtlich der Qualifikationen oder der Schichtzeiten.
HR Planner erstellt optimierte Dienstpläne in Sekundenschnelle. OPTACARE schätzt, dass seine Plattform so mehrere Arbeitsstunden pro Tag einsparen kann. Es nimmt den Planungsteams eine erhebliche mentale Belastung ab und befreit sie von mühsamer manueller Arbeit, sodass sie mehr Zeit haben, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Die Plattform kodifiziert und formalisiert außerdem das institutionelle Wissen und die Best Practices im Zusammenhang mit der Dienstplanung, was die Kontinuität des Betriebs unterstützt, wenn ein Hauptplaner abwesend ist oder das Unternehmen verlässt.
Ebenso wichtig ist, dass HR Planner nachweislich Fairness in den Planungsprozess mit einbezieht. Das System kann mathematisch beweisen, warum ein generierter Dienstplan fair und optimal ist. Diese Erklärbarkeit beseitigt die Verzerrung in der Schichtzuteilung und hilft dabei, die Moral und das Vertrauen unter den Mitarbeitern zu stärken.
Eine faire Arbeitszeitplanung, die individuelle Präferenzen und Einschränkungen berücksichtigt, trägt ebenfalls zu einem gesünderen Arbeitsumfeld bei. Pflegekräfte können sich auf besser vorhersehbare Dienstpläne mit weniger kurzfristigen Änderungen und schwierigen Überstunden verlassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance beiträgt. Wenn die Pflegekräfte ausgeruhter und weniger gestresst sind, können sie effektiver und sicherer arbeiten, was die Qualität der Patientenversorgung direkt verbessert.
Durch eine effizientere Verteilung interner Ressourcen verringern Gesundheitsdienstleister auch die kostspielige Abhängigkeit von Überstundenvergütungen.
Yasmine Alaouchiche sagt abschließend: „Wir helfen Unternehmen dabei, die Ursachen der Personalkrise im Gesundheitswesen anzugehen. Zuverlässige, gerechte Dienstpläne schützen das Wohlbefinden der Pflegekräfte und verbessern die Qualität der Patientenversorgung. Unsere Technologie unterstützt fundiertere Entscheidungen, vereinfacht komplexe Aufgaben und spart wertvolle Zeit für das, was am wichtigsten ist: die Pflege der Patienten.“
OPTACARE setzt sich dafür ein, das Gesundheitsmanagement durch Technologie voranzubringen. Das 2013 gegründete und im französischen Troyes ansässige Unternehmen OPTACARE entwickelt Softwarelösungen, die Krankenhäusern und Einrichtungen helfen, den Patientenfluss präzise vorherzusagen, die Personal- und Ressourcenplanung zu verbessern und die organisatorische Effizienz zu steigern.
Als engagierter IBM-Value-Add-Distributor und Tech-Broker arbeitet Pedab mit führenden Technologieanbietern zusammen, um Lösungen und Dienstleistungen für ein Ökosystem aus Partnern und Kunden bereitzustellen. Pedab ist ein Familienunternehmen, das vor über 30 Jahren in Schweden gegründet wurde und derzeit 130 Mitarbeiter in acht europäischen Ländern beschäftigt.
Rechtshinweise
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IBM, das IBM-Logo, CPLEX, ILOG, IBM Cloud und IBM watsonx sind Marken der IBM Corp., die in vielen Gerichtsbarkeiten weltweit eingetragen sind.
Die Beispiele dienen nur zur Veranschaulichung. Die tatsächlichen Ergebnisse variieren je nach Clientkonfiguration und -bedingungen. Daher können keine allgemein erwarteten Ergebnisse bereitgestellt werden.