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Das New Jersey Department of Community Affairs (NJDCA) ist eine staatliche Behörde, die lokalen Akteuren administrative Unterstützung sowie finanzielle und technische Hilfe bietet. Es bietet Programme und Dienste an, die sich mit den Belangen der Öffentlichkeit befassen, unter anderem mit Brandschutz, Gebäude- und Aufzugssicherheit, Wohngebäudeüberprüfungen, Gemeindeentwicklung sowie Verwaltung und Finanzen der Kommunalverwaltung.
Innerhalb des Ministeriums gibt es mehrere Abteilungen und Einheiten, die für die Durchführung wichtiger Sicherheitsüberprüfungen im gesamten Gebiet und die Durchsetzung der geltenden Vorschriften des Bundesstaates New Jersey zuständig sind:
- Das Bureau of Fire Code Enforcement überprüft Hochhäuser und Gebäude mit lebensgefährlicher Nutzung (wie mehrstöckige Atrien und Großküchen). Es leitet auch öffentliche Bildungprogramme und beaufsichtigt die Ausbildung von Feuerwehrleuten.
- Das Bureau of Housing Inspection sorgt für die ordnungsgemäße Wartung von Hotels und Mehrfamilienhäusern wie Apartments, um den Zustand, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Bewohner zu gewährleisten.
- Die Elevator Safety Unit überwacht die Einhaltung der Sicherheitsstandards für Aufzüge, um Verletzungsrisiken im Zusammenhang mit Anlage und Wartung zu vermeiden.
Das NJDCA nutzte die Gelegenheit, die volle Leistungsfähigkeit seiner Kerngeschäftsanwendungen auszuschöpfen, indem es in Innovationen investierte, um seine Systeme zu modernisieren, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. In Zusammenarbeit mit IBM Consulting® for Microsoft entwickelte es hochmoderne, cloudbasierte, mobile Systeme, um Registrierungs-, Überprüfungs-, Mahn-, Abrechnungs- und Zahlungsverfahren optimal zu verwalten.
Die wichtigsten Herausforderungen, die angegangen wurden, waren veraltete und oft papierbasierte Überprüfungsprozesse in verschiedenen Abteilungen, eine fragmentierte IT-Infrastruktur und ein ineffizienter Einsatz von Arbeit und Zeit. Darüber hinaus waren die bestehenden Systeme teuer in der Wartung, anfällig für häufige Ausfallzeiten und entsprachen nicht den Bedürfnissen der öffentlichen Nutzer oder der Regierungsmitarbeiter.
Befähigung von Behörden bei der Bewältigung von Problemstellungen der Öffentlichkeit
Das NJDCA wandte sich an IBM Consulting for Microsoft, um eine umfassende Lösung zu entwickeln, die ihre Bedenken ausräumen konnte.
Die Zusammenarbeit zwischen NJDCA und IBM Consulting for Microsoft führte zu cloudbasierten Überprüfungslösungen für mehrere Programme. Dieses modernisierte Inspektionsframework, das auf Microsoft Dynamics 365 und der Power Platform basiert, ermöglicht es den Behörden, ihre Ziele effektiv zu erreichen und die öffentliche Sicherheit im gesamten Bundesstaat zu verbessern.
Zu den Lösungskomponenten gehören:
- Mobile App: Inspektoren verwenden Mobilgeräte, um sich anzumelden und Ergebnisse vor Ort zu erfassen.
- Back-Office: Mitarbeiter nutzen die Microsoft Dynamics 365-Plattform für Aufgaben wie die Bearbeitung von Registrierungen, die Verwaltung von Einsprüchen und Verlängerungen, die Überprüfung der Buchhaltung und die Bewertung der Produktivität und Leistung der Inspektoren.
- Public Portal: Immobilieneigentümer und Makler verwenden Microsoft Power Pages, um Immobilien zu registrieren, Überprüfungsaufzeichnungen und -zertifikate zu erhalten und Rechnungen online zu bezahlen.
Die neue Überprüfungslösung bietet eine Reihe von Funktionen, die darauf abzielen, verschiedene Prozesse zu optimieren und die Gesamteffizienz zu verbessern, z. B. automatische Benachrichtigungen, Dokumentenmanagement, erweiterte Analysen für die Berichterstattung über die Auslastung von Finanzwesen und Personal sowie die Überwachung von Genehmigungen für Immobilien.
Verkürzung der Überprüfungszykluszeiten und Steigerung von Umsatz und Produktivität
Die Implementierung der neuen Cloud-basierten Überprüfungslösung verbesserte die öffentliche Sicherheit und die Prüfabwicklung durch die Optimierung der Workflows und die Modernisierung gesamter Prozesse, während gleichzeitig die Nutzung von Mobilgeräten für eine bessere Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert wird. Infolgedessen konnte die NJDCA den Inspektionsrückstand von mehreren Jahren auf null bis sechs Monate bei der Wohnungsinspektion und die Inspektionszykluszeit für Aufzüge um bis zu 90 % reduzieren.
Als Teil der neuen Plattform werden alle Daten nun über die Microsoft Government Cloud zentralisiert, eine sichere Umgebung, die verschiedene Altsysteme, die Datensicherheit und Compliance berücksichtigt. Das Zahlungsmanagement hat sich durch die Integration von Power Pages in das Zahlungssystem der Regierung von New Jersey über Microsoft Azure erheblich verbessert. Diese Integration verbesserte die Erfahrung des Nutzers durch Funktionen wie Quick Pay, die es den Nutzern ermöglichen, ohne Anmeldung Rechnungsdetails einzusehen und Zahlungen zu tätigen.
Darüber hinaus wird das Ertragsmanagement mit Microsoft Power Automate automatisiert, wodurch Kosten gesenkt, Zeit gespart und potenzielle menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung, der Druckverteilung, dem Postversand und bei Überwachungsverfahren ausgeschlossen werden. Die Einnahmen für das Wohnungsüberprüfungsprogramm stiegen um 46 % und für das Brandschutzüberprüfungsprogramm um 15 %. Darüber hinaus bot diese Transformation der Agentur technologisch ausgereifte Business-Intelligence-Dashboards (BI) und Berichtsfunktionen, die auf Microsoft Power BI basieren.
Als kontinuierlicher Teil dieser Modernisierungsinitiative implementiert IBM Consulting for Microsoft nun die auf Azure Open KI basierende Planungsoptimierung, Echtzeittransparenz des Inspektor- und Überprüfungsstatus sowie mobile Offline-Funktionen.
Über das New Jersey Department of Community Affairs
Das New Jersey Department of Community Affairs (NJDCA) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist eine staatliche Behörde, die gegründet wurde, um lokalen Regierungen, Organisationen im Bereich öffentlicher Entwicklung, Unternehmen und Einzelpersonen administrative Beratung, finanzielle Unterstützung und technische Hilfe zu bieten und so die Lebensqualität in New Jersey zu verbessern. Das NJDCA bietet Programme und Dienstleistungen an, die sich mit Fragen von öffentlichem Interesse befassen, darunter Brandschutz und Gebäudesicherheit, Wohnungsbau, Planung und Entwicklung im öffentlichen Raum sowie Verwaltung und Finanzen der Kommunalverwaltung.
Rechtshinweise
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Alle angeführten Beispiele illustrieren lediglich, wie einige Kunden IBM Produkte verwendet haben und welche Ergebnisse sie dabei erzielt haben. Tatsächliche Leistung, Kosten, Einsparungen oder andere Ergebnisse in anderen Betriebsumgebungen können abweichen.