Die Unternehmensgröße der Karnov Group hat in den letzten zwei Jahren erheblich zugenommen und das Finanzteam erkannte, dass es seine Prozesse modernisieren musste, um eine größere, komplexere Organisation unterstützen zu können. Durch die Einführung von IBM® Planning Analytics hat Karnov seine Planungs-, Budgetierungs- und Konsolidierungsprozesse gestrafft, die Sicherheit und Überprüfbarkeit verbessert und viele Stunden an manueller Arbeit eingespart.
Die Karnov Group ist sowohl auf dem dänischen als auch auf dem schwedischen Markt für juristische Informationsservices führend. Das schnelle Wachstum des Unternehmens übte jedoch Druck auf die vielen auf Tabellenkalkulationen basierenden Finanzprozesse aus.
In Zusammenarbeit mit Kapacity nutzte die Karnov Group IBM® Planning Analytics, um ihre Finanzkonsolidierungs-, Budgetierungs- und Planungsprozesse neu zu gestalten, mehr Automatisierung und Transparenz einzuführen und die manuelle Arbeit mit Tabellenkalkulationen zu reduzieren.
Die Karnov Group ist ein Beispiel für ein Unternehmen, das den Tumult des Umbruchs überstanden hat und daraus stärker als je zuvor hervorgegangen ist. Das Unternehmen wurde vor über 150 Jahren als Verlag für die Rechtsbranche gegründet. In den frühen 2000er-Jahren erkannte es, dass es sein Geschäftsmodell auf eine Online-Zukunft ausrichten musste. Heute ist das Unternehmen der größte Anbieter digitaler Informationsservices für Juristen in Schweden und Dänemark.
Kasper Andersen, Business Intelligence Manager bei der Karnov Group, kommentiert: „Unsere Umstellung auf digitale Services war sehr erfolgreich und das Wachstum des Unternehmens beschleunigt sich. In den letzten zwei Jahren sind wir sowohl organisch als auch durch Übernahmen deutlich gewachsen.“
Der Erfolg bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich: Angesichts einer größeren, komplexeren Organisation stellte das Finanzteam von Karnov Groups fest, dass seine bestehenden Finanzanalyse- und Berichterstattungsprozesse den wachsenden Anforderungen der internen und externen Stakeholder nicht mehr gerecht werden konnten.
„Unser Hauptsitz befindet sich in Kopenhagen, aber rechtlich gesehen sind wir ein schwedisches Unternehmen, das einem britischen Beteiligungsfonds gehört“, so Kasper Andersen. „Wir müssen Währungseffekte und unternehmensübergreifende Effekten bewältigen und müssen dem Management, dem Vorstand, unseren Banken sowie unseren Eigentümern in London Bericht erstatten.“
„Die Komplexität nimmt immer weiter zu und dennoch ist es unser Ziel, unsere Buchhaltung von Monat zu Monat schneller abzuschließen. Wir waren an einem Punkt angelangt, an dem es nur noch zwei Möglichkeiten gab: Wir mussten entweder einen Weg finden, einige unserer Finanzprozesse zu automatisieren, oder uns der Tatsache stellen, dass wir im Zuge des Wachstums des Unternehmens weitere Mitarbeitende einstellen mussten.“
Das Unternehmen ermittelte zwei Bereiche, in denen seine bestehenden Prozesse besonders belastet waren: Budgetierung und Finanzkonsolidierung.
„Jeden Herbst haben wir allen unseren Unternehmensleitern Budgetierungsvorlagen in Tabellenform per E-Mail zugeschickt. Wenn sie diese ausgefüllt zurückgeschickt haben, mussten wir die Daten in einer größeren Tabelle konsolidieren und sie manuell in unser Finanzsystem laden. Das war eine gewaltige manuelle Aufgabe und es hat dabei keinen Spaß gemacht, Business Controller zu sein“, so Kasper Andersen.
„Wir haben auch die Finanzkonsolidierung und -berichterstattung in Tabellenform durchgeführt und sind an einen Punkt gelangt, an dem die Tabellenkalkulationsmodelle einfach zu groß und zu kompliziert waren. Wir haben uns ein besser überprüfbares System, das weniger Zeitaufwand für die Vorbereitung und den Abgleich der Zahlen erforderte, gewünscht. Unser Ziel war es, unsere Ressourcen auf die Verbesserung der Qualität von Finanzanalysen und -berichten zu konzentrieren und freie Ressourcen für die Unterstützung des Finanzgeschäfts zu schaffen.“
Während das Finanzteam der Karnov Group über die nächsten Schritte nachdachte, befand sich das Unternehmen mitten in einem Großprojekt zum Aufbau eines neuen zentralen Data Warehouse, das neue Analysefunktionen für das gesamte Unternehmen unterstützen sollte.
„Das Data Warehouse war ein entscheidender Faktor“, so Kasper Andersen. „Wir erhielten damit eine sehr gut organisierte und qualitativ hochwertige Datenquelle, die wir zum Aufbau unserer neuen Finanzanalyse- und Berichtsprozesse nutzen konnten.“
Das Unternehmen hat sich für einen Best-of-Breed-Ansatz im Hinblick auf seine Analyselandschaft entschieden und ist somit nicht an einen einzigen Anbieter oder eine Produktfamilie gebunden.
„Als wir nach einer neuen Finanzplanungs- und Analyselösung suchten, hatten wir im Grunde die freie Wahl“, so Kasper Andersen. „Wir haben uns aufgrund des flexiblen Tarifs auf Abonnementbasis und der bewährten Leistung der TM1 Analyse-Engine, die seit vielen Jahren einen sehr guten Ruf auf dem Markt genießt, für IBM® Planning Analytics entschieden.“
Um die Implementierung der Lösung zu unterstützen, entschied sich Karnov Group für Kapacity, einen IBM® Business Partner, der sich auf Business Intelligence, Performance-Management, Data Warehousing und erweiterte Analysen spezialisiert hat.
„Kapacity ist in Dänemark als starker Partner für Finanzanalyseprojekte bekannt. Somit hat die Möglichkeit, mit diesem Unternehmen zusammenzuarbeiten, unsere Wahl ebenso beeinflusst wie die Technologie“, so Kasper Andersen. „Während des Projekts haben wir mit einigen ausgezeichneten Senior Consultants von Kapacity zusammengearbeitet, die über die richtige Erfahrung verfügten, um uns bei der erfolgreichen Durchführung des Projekts zu unterstützen.“
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war der Fokus der Karnov Group auf eine detaillierte Vorbereitung vor Beginn der Implementierung.
Matilde Dueholm, Account Manager für den Bereich Advanced Analytics bei Kapacity, kommentiert: „Wir waren von der Professionalität, mit der das Team von Karnov das Projekt geplant hatte, und dem hohen Einsatz des Teams während des gesamten Projekts beeindruckt.“
„Unseren Beratern hat die Zusammenarbeit mit dem Team der Karnov Group sehr viel Spaß gemacht, weil sie genau über ihre Zahlen Bescheid wissen, von Anfang an über eine solide Datenarchitektur verfügten und große Ambitionen für die Zukunft von Planning Analytics haben. Das war somit ein sehr interessantes Projekt für uns.“
Kasper Andersen fügt hinzu: „Wir sind mit der Implementierung von Planning Analytics noch nicht fertig, wissen aber bereits, dass sie ein Erfolg ist. Die nächste Phase umfasst Prognosen und angesichts der bisherigen Erfolge sind wir absolut zuversichtlich, dass die Plattform unsere Erwartungen erfüllen kann.“
Die Karnov Group nutzt IBM® Planning Analytics bereits zur Optimierung ihrer Budgetierungs- und Konsolidierungsprozesse und schafft damit einfachere, automatisierte Arbeitsabläufe sowohl für die Kostenstellenleiter im gesamten Unternehmen als auch für das Finanzteam der Gruppe.
Wenn das Unternehmen heute einen neuen Budgetzyklus beginnt, können die Kostenstellenleiter ihre Zahlen über eine Weboberfläche direkt in das IBM® Planning Analytics System eingeben. Somit müssen keine Tabellenkalkulationen mehr per E-Mail verschickt werden Zahlen werden sofort validiert, um die Datenqualität zu verbessern, und viele Felder können automatisch berechnet werden. Dies spart Zeit spart und reduziert die Menge an Daten, die Benutzer manuell eingeben müssen.
Aus der Sicht des Finanzteams entfällt die mühsame und fehleranfällige Aufgabe, Budgetzahlen in einer Master-Tabelle zusammenzustellen: IBM® Planning Analytics summiert die Zahlen auf und bietet sofortige Aktualisierungen. Außerdem ist leicht erkennbar, welche Kostenstellenleiter ihre Zahlen übermittelt haben und welche daran erinnert werden müssen. Das spart Zeit bei Follow-up-E-Mails und Telefonanrufen.
„Da wir IBM® Planning Analytics zum ersten Mal für unser Budget verwenden, haben wir viel Zeit damit verbracht, die Genauigkeit des neuen Systems zu überprüfen“, so Kasper Andersen. „Jetzt sind wir von dem Prozess überzeugt und gehen davon aus, dass wir bei unserem nächsten Budgetzyklus eine enorme Zeitersparnis erzielen werden.“
IBM® Planning Analytics hat auch den Finanzkonsolidierungsprozess des Unternehmens umgestaltet, den Monatsabschluss beschleunigt und sichergestellt, dass die Entscheidungsträger rasch die benötigten Erkenntnisse erhalten.
„Wir sehen unsere monatlichen konsolidierten Finanzzahlen bereits einige Tage früher als zuvor“, so Kasper Andersen. „Das bietet uns Geschwindigkeit, Stabilität und Vertrauen in die Zahlen. Wir konsolidieren die Finanzzahlen der gesamten Gruppe auf eine viel strukturiertere und besser überprüfbare Weise und erzielen zuverlässigere Ergebnisse. Somit müssen wir weniger Zeit mit der Überprüfung der Zahlen verbringen und können mehr Zeit auf die tatsächliche Finanzanalyse verwenden.“
Mit Blick auf die unmittelbare Zukunft stellt das Finanzteam der Karnov Group derzeit auch seine Finanzprognoseprozesse auf IBM® Planning Analytics um.
Kasper Andersen fasst zusammen: „Unser derzeitiger Prognoseprozess ist recht arbeitsaufwendig und die Controller haben Mühe, Prognosen schnell genug zu erstellen, um uns den benötigten Finanzausblick für die Zukunft zu liefern. Für die Karnov Group wird IBM® Planning Analytics eine Voraussetzung für schnellere und regelmäßigere Prognosen sein.“
Die Karnov Group (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist Skandinaviens größter Anbieter von Informationslösungen für Fachleute in den Bereichen Recht, Steuern und Buchhaltung. Das Unternehmen stellt mehr als 40.000 Benutzern Fachwissen und Erkenntnisse zur Verfügen, die es ihnen ermöglichen, schneller bessere Entscheidungen zu treffen – Tag für Tag. Mit Niederlassungen in Kopenhagen, Stockholm und Malmø beschäftigt die Karnov Group 230 Mitarbeitende.
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