Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.

Geschäftliche Herausforderung

Goodpack IBC(Singapore) Pte Ltd. wollte sicherstellen, dass der expandierende Anbieter von Lieferkettenlösungen über ein System verfügt, das seinen Anforderungen an Management Reporting, Budgetierung und Prognosen gerecht wird.

Transformation

Goodpack hat sich für Planning Analytics powered by TM1-Technologie entschieden,weil es über Rückschreibefunktionen und ein leistungsstarkes Excel-Add-in verfügt, das das Unternehmen zur Erstellung von Standardberichten nutzt.

Ergebnisse

Business-Challenge-Story

Manuelles Management Reporting

Das in Singapur ansässige Unternehmen Goodpack bietet effiziente und integrierte Lösungen für die Lieferkette über ein Netz von strategisch gelegenen globalen Depots und Flotten von patentierten intelligenten Mehrwegbehältern, den so genannten Intermediate Bulk Containern (IBC). Ein IBC wird in verschiedenen Branchen wie der Gummi-, Lebensmittel-, Bauelemente-, Chemie- und Konsumgüterindustrie eingesetzt.

Im Juli 2018 begrüßte das Unternehmen mit Alexander Tan einen neuen CFO. Er erkannte, dass Goodpack mit der bestehenden SAP Business Planning and Consolidation (BPC)-Lösung zwar rechtliche Finanzberichte erstellen konnte, das System aber nicht für die Finanzberichterstattung des Managements geeignet war. Erschwerend kam hinzu, dass das Unternehmen Schwierigkeiten hatte, den Haushaltsplan für das kommende Jahr aufzustellen.

Marcus Dietrich, Principal Consultant beim IBM Business Partner PMsquare, weist auf den entscheidenden Unterschied zwischen rechtlicher und managementbezogener Finanzberichterstattung hin: „Sie führen Ihr Unternehmen auf der Grundlage von Managementzielen und Managementberichten.“

Goodpack stand vor der Herausforderung, sein rechtliches Berichtsverfahren in ein Management-Reporting umzuwandeln. „Wir haben das immer mit Excel gemacht. Das war einfach fehleranfällig und zeitaufwendig“, sagt Tan.

Goodpack musste die Anforderungen des Finanzteams an Managementberichte und die Budgeterstellung erfüllen. Das bedeutete, dass das Unternehmen die Automatisierung vorantreiben und gleichzeitig die Flexibilität für interne Umsatz- und Kostenanpassungen gewährleisten musste.

Transformations-Story

Kombinierte Berichterstattung und Prognosen

Angesichts der bevorstehenden Erstellung des Finanzbudgets für das nächste Jahr und der Herausforderung, das rechtliche Berichtsverfahren auf das Management-Finanzberichtswesen zu übertragen, brauchte Goodpack eine Lösung – und zwar schnell.

Im September 2018 begann Tan, nach Lösungen für das Leistungsmanagement zu suchen. Nachdem der CFO viele Wettbewerbslösungen, einschließlich der Anaplan-Technologie, in Betracht gezogen hatte, entschied er sich für Planning Analytics powered by TM1-Software. Tan war aufgrund seiner vorherigen Arbeitsstelle bereits mit den Funktionen der KI-gestützten integrierten Planungslösung vertraut und sehr zufrieden damit. Er entschied sich für die Software von Planning Analytics, weil „sie unsere Anforderungen an die Finanzberichterstattung des Managements sowie an die Budgetierung und Prognose in einer Lösung abdeckt.“

Tan entschied sich für die Cloud-Option, weil er die Lösung damit schneller bereitstellen konnte als mit einer On-Premises-Option. Durch die Cloud konnte sich das IT-Team von Goodpack außerdem die Übernahme zusätzlicher Aufgaben im Bereich der Anwendungsinfrastruktur ersparen.

Nach der Entscheidung für die Software von Planning Analytics wandte sich Goodpack an den IBM Business Partner PMsquare, um sein Finanzmanagement-Berichtsmodell zu entwickeln.

„Es war ziemlich eilig, aber auch sehr erfolgreich“, erinnert sich Dietrich. „Wir haben Ende Dezember 2018 begonnen, und Mitte Februar 2019 hatten wir die gesamte Finanzplanung in IBM Planning Analytics fertiggestellt und in Betrieb. Goodpack hat bereits Anfang März seinen Budgetierungsprozess mit der IBM-Lösung begonnen.“ PMsquare führt diese Art der schnellen Implementierung der Software von Planning Analytics seit fast einem Jahrzehnt mit einer bewährten Implementierungsmethodik durch.

Laut Dietrich konnte Goodpack die Lösung sehr schnell einsetzen, weil die Software einfach und intuitiv zu bedienen ist. „Im Grunde haben wir ihnen nur gezeigt, wie man sich anmeldet, und dann ist es so, als würde man im Internet surfen. So einfach ist das“, erzählt er.

Er weist darauf hin, dass Goodpack durch die Automatisierung eines großen Teils des Management Reportings schneller und zuverlässiger zu Ergebnissen kommt als mit seiner vorherigen Lösung. „Die Goodpack-Zentrale braucht nun weniger Zeit, um die Zahlen zu übermitteln, und die Kommunikation mit den Niederlassungen in anderen Ländern über die Managementergebnisse verläuft schneller und einfacher“, sagt Dietrich.

Er fügt hinzu, dass die Standard-Performance-Management-Prozesse der Technologie für Berichterstattung, Planung, Budgetierung und Prognosen dazu beitragen, bestehende Abläufe zu rationalisieren und sie schnell und zuverlässig zu gestalten.

Mithilfe von PMsquare nutzt Goodpack die Software von Planning Analytics für detaillierte Umsatzberichte, Planung und Prognosen auf Kundenebene und für Handelswege. Der IBM Business Partner unterstützt das Unternehmen auch bei der Erstellung von konsolidierten Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) und Bilanzen, damit sämtliche Informationen leicht in einer Lösung eingesehen werden können.

Da Goodpack von Singapur aus weltweit operiert, sind die Wechselkurse für das Unternehmen ein wichtiger Faktor. Aus diesem Grund verwendet Goodpack die Technologie von Planning Analytics für die Modellierung von Wechselkursen und für die Simulation von Wechselkursauswirkungen für die Analyse.

Angesichts der COVID-19-Pandemie und ihrer Auswirkungen auf die wirtschaftlichen Bedingungen ist es umso wichtiger, über flexible Systeme zu verfügen, die schnell reagieren können. „Man braucht verschiedene Erkenntnisse“, sagt Dietrich.Die weltweiten Auswirkungen von COVID-19 und weitere externe Faktoren wirbelten das Geschäft von Goodpack durcheinander. Dank der Szenariomodellierung von Planning Analytics konnte das Unternehmen sich anpassen und schnell reagieren.“

Erfolgs-Story

Schnelle Übermittlung von Finanzberichten

Binnen etwa sechs Wochen ersetzte PMsquare das manuelle Finanzplanungssystem des Unternehmens durch die Software Planning Analytics und half dem Unternehmen, sein rechtliches Berichtswesen in ein Management Reporting umzuwandeln.

Die Technologie von Planning Analytics automatisiert die Ergebnisse des Konzernmanagements, sodass Goodpack die Ergebnisse bereits am fünften Tag erstellen und übermitteln kann.

Das Unternehmen konnte den Zeitaufwand für die Datenextraktion und die manuellen Anpassungen für das Management Reporting um 24 Arbeitsstunden pro Monat reduzieren. Daneben steigerte es seine Effizienz bei der Zusammenstellung von Budgets und Prognosen und sparte so 108 Stunden pro Quartal. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden mehrere Versionen des Budgets erstellen und sie schneller als bisher weltweit übermitteln. Mit der Technologie von Planning Analytics kann Goodpack auch vierteljährliche Prognosen auf der gleichen detaillierten Ebene wie seine Budgets erstellen.

Mit der Software von Planning Analytics lässt sich der Zeitaufwand für die Erstellung des monatlichen Management Reportings erheblich reduzieren (von Tagen auf wenige Stunden), da der Prozess weitgehend automatisiert ist und kaum manuelle Eingriffe erfordert. „Früher wurden die Daten in SAP BPC konsolidiert und dann exportiert und in Microsoft Excel umgewandelt“, erklärt Dietrich. „Das war sehr zeitaufwändig. Wir haben die Gesamtzeit für den Abschluss des Prozesses erheblich verkürzt. Goodpack kann nun die monatlichen Berichte noch am Tag der Fertigstellung zur Konsolidierung des Konzerns freigeben.“

Tan fährt fort: „Der leistungsstarke Planning Analytics for Excel-Client ermöglicht es uns, flexible Excel-Berichte zu erstellen, die mit IBM Planning Analytics-Zahlen gespeist werden. Mithilfe unseres Shared Services Center übermitteln wir die Informationen dann mittels standardisierter PowerPoint-Decks an die einzelnen Länder. Damit werden Unstimmigkeiten beseitigt, die früher häufig auftraten. Man verschwendet keine Zeit mehr damit, zu hinterfragen, ob die Zahlen stimmen!“

Goodpack hat bessere Erkenntnisse über seine Kunden gewonnen. Nun können die tatsächlichen Ergebnisse mit dem Budget verglichen und die Handelswege und das Volumen der Kunden, die Rechnungsstellung und die Rechnungsabgrenzung eingesehen werden.

Obwohl die Implementierung der Lösung nur sechs Wochen dauerte, spürte die Finanzabteilung von Goodpack die Auswirkungen fast sofort. „Sie haben den Wert der Lösung und ihre Leistungsfähigkeit sehr schnell erkannt“, sagt Dietrich. „Wir sind das Risiko eingegangen, die neue Planungslösung nur sechs Wochen vor Beginn des neuen Planungsprozesses zu implementieren. Schon nach zwei oder drei Wochen konnten sie positive Ergebnisse beobachten.“

Ein weiterer Vorteil der Lösung besteht darin, dass die Nutzer nun die Vorteile der Selbsthilfe für ihre Fragen nutzen können, was dem Finanzplanungsteam vier Arbeitsstunden pro Monat erspart. Diese Zeitersparnis führt zusammen mit den Einsparungen bei der Datenextraktion, -zusammenstellung, -genauigkeit und -sicherheit zu einer spürbaren Verbesserung der Qualität der Berichte und Analysen.

Jason Rankin, PMsquare's Group CFO und General Manager ASEAN, sagt dazu: „Als Goodpacks zuverlässiger Analytik-Berater haben wir gemeinsam datengetriebene Innovationen entwickelt und bereitgestellt und dem Unternehmen geholfen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen es seinen Wettbewerbsvorteil ausbauen und maximalen Geschäftserfolg erzielen kann. Goodpack wird nun von IBM Planning Analytics mit Daten versorgt und kann somit in der gesamten Region den Geschäftsbetrieb überwachen und gleichzeitig lokale und globale Störfaktoren für das Geschäft modellieren. Dadurch sind sie in der Lage, sich anzupassen und schnell zu reagieren, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.“

Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.

Das Unternehmen Goodpack(Link befindet sich außerhalb von ibm.com)mit Hauptsitz in Singapur ist ein globaler Logistikanbieter, der Branchen mit hohem Bedarf an sicheren, schützenden und kosteneffizienten Verpackungs- und Lieferkettenlösungen bedient. Seit über vier Jahrzehnten expandiert das Unternehmen weltweit und liefert integrierte Lieferkettenlösungen an Kunden in einigen der anspruchsvollsten Branchen, darunter Gummi, Lebensmittel, Bauteile, Chemie und Konsumgüter. Das Unternehmen wurde im Jahr 1980 gegründet.

Über PMsquare

Der 2008 in Australien gegründete IBM Business Partner PMsquare (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung als führendes Beratungsunternehmen im Bereich Datenanalyse und kombiniert internationale Reichweite mit seiner Erfahrung in Asien. PMsquare unterstützt seine Kunden auf dem Weg zum datengesteuerten Unternehmen und erleichtert den Zugang zu wertvollen Erkenntnissen durch den Einsatz innovativer Lösungen, die die Geschäftsergebnisse maximieren. Das Unternehmen wurde 2012 in Singapur gegründet und eröffnete in den Folgejahren Niederlassungen auf den Philippinen, in Thailand und Sri Lanka. Heute ist PMsquare der einzige IBM Platinum Business Partner in der Region Asien.

Lösungskomponente

• Planning Analytics

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