Bereitstellung von Talent Insights, um eine zukunftsfähige Belegschaft zu erzielen

Seit 2004 schafft FGF großartige Gastronomieerlebnisse für Kunden in ganz Nordamerika. Mit seinen hochmodernen Produktionsanlagen hilft das Unternehmen einigen der größten und bekanntesten Einzelhandels-, Restaurant- und Café-Marken dabei, ihren Kunden das ganze Jahr über jeden Tag köstliche Backwaren zu servieren.

Lori Procher, Senior Vice President, Talent and Development, North America bei FGF, erklärt: „Unsere Kunden verlassen sich darauf, dass wir jederzeit pünktlich liefern. Da wir mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, müssen wir unbedingt jede Bestellung nach den höchsten Qualitätsstandards zubereiten und gemäß präzisen Service Level Agreements versenden. Zu unseren wichtigsten Leitsätzen gehört „Leidenschaft für Exzellenz“. Im Hinblick auf Talente möchten wir ein Umfeld schaffen, das uns hilft, agiler und anpassungsfähiger zu sein und stetig immer bessere Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.“

Um diese Ziele zu erreichen, hat FGF Technologie in jeden Aspekt seiner Geschäftstätigkeit integriert. Neben automatisierten B2B-Integrationen mit seinen Kunden und Handelspartnern zum Austausch von Daten zu Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen umfasst der technologieorientierte Ansatz des Unternehmens auch IoT-Geräte zur Überwachung seiner Produktionslinien und zur Identifizierung neuer Effizienzsteigerungsmöglichkeiten.

Sundaram Sambamoorthy, Chief Financial Officer bei FGF, fährt fort: „Da wir in einem Bereich mit hohen Volumina und geringen Margen tätig sind, werden kontinuierliche Investitionen in unsere digitalen Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung sein, um unsere langfristigen Wachstumsziele zu erreichen.“ Insbesondere sehen wir großes Potenzial in einem Industrie-4.0-Ansatz, um den Automatisierungsgrad in unseren Produktionsanlagen zu erhöhen. So können wir den Durchsatz steigern und gleichzeitig Zeit, Kosten und Qualität unter Kontrolle halten."

Dieser bahnbrechende, technologiegetriebene Ansatz hat FGF in den letzten Jahren zu einem erheblichen Unternehmenswachstum verholfen. Um inkrementelle Chancen auf dem Markt zu nutzen, plant das Unternehmen Investitionen in neue Produktionsanlagen, um seine Produktionskapazität zu erhöhen. Für die neuen IoT-gestützten Einrichtungen will die FGF ihre 3000 Mitarbeiter mit neuen, motivierten und engagierten Teammitgliedern ergänzen.

Im Laufe von fast zwei Jahrzehnten organischer Expansion hatte FGF viele verschiedene Prozesse und Systeme für HCM in verschiedenen Geschäftsbereichen entwickelt. Wichtige Prozesse wie Zeitmanagement und Personaleinsatzplanung erforderten häufig das Ausfüllen von Papierformularen oder komplizierten Tabellen. Dabei musste auf Daten zurückgegriffen werden, die in mehreren digitalen Systemen gespeichert waren – was wiederum zu Doppelarbeit und geminderter Effizient führte. Ähnlich gelagert waren Teammitglied-Journeys wie z. B. die Aktualisierung von Kontaktdaten, das Einreichen von Urlaub oder der Wechsel von Schichten zeitaufwändig, und es war für das Betriebsteam des Unternehmens schwierig, rechtzeitig auf die neuesten Informationen für die Personalplanung zuzugreifen.

Neben der Konsolidierung seiner HCM-Tools und der Verbesserung der Effektivität seiner zentralen HCM-Prozesse wollte FGF seine Fähigkeit zur Vorhersage künftiger Personalanforderungen und zur Vorbereitung darauf verbessern. Das Unternehmen war zuversichtlich, dass die Ablösung seiner verschiedenen Software-Tools durch eine einzige, zentralisierte Lösung der erste Schritt zur Gewinnung der nötigen Erkenntnisse sei, um besser informierte strategische Entscheidungen in Bezug auf Talente zu treffen.

Wie konnte FGF vor dem Hintergrund eines raschen Unternehmenswachstums ein expandierendes Unternehmen mit integrierten, effizienten HCM-Funktionen unterstützen?

Um ein standardisiertes HCM-Konzept für das gesamte Unternehmen zu schaffen, entschied sich FGF für eine zentrale Plattform auf der Grundlage von SAP SuccessFactors-Lösungen. Das erste Ziel des Unternehmens war die Integration seiner HCM-Kernprozesse. FGF entschied sich für SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll und die SAP Time and Attendance Management-Anwendung von WorkForce Software , um den HR-Transformationsprozess zu beginnen. Gleichzeitig wollte das Unternehmen mit den neuen Lösungen seine HR-Prozesse optimieren und von den neuesten Best Practices der Branche profitieren, um die Effizienz zu steigern.

Chander Batra, Chief Information Officer bei FGF, meint dazu: „Wir waren über unsere bisherigen HCM-Tools hinausgewachsen und suchten nach einer Plattform mit auf Unternehmen abgestimmten Funktionen, die unsere Anforderungen langfristig erfüllen kann. SAP-SuccessFactors-Lösungen erfüllen alle unsere zentralen Anforderungen an eine neue HCM-Plattform. Sie bieten nicht nur fortschrittliche Self-Service-Funktionen für unsere Manager und Teammitglieder, sondern wir haben auch festgestellt, dass einige der weltweit größten Lebensmittelhersteller SAP-Lösungen für ihre Unternehmen nutzen. Daher sind wir zuversichtlich, dass sie auch unser weiteres Wachstum unterstützen können.“

Nach einer gründlichen Anbieterbewertung engagierte FGF Experten von IBM Consulting und IBM Business Partner HR Strategies Consulting (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) für die Bereitstellung, Konfiguration und Prüfung der neuen SAP-SuccessFactors-Lösungen.

Procher fährt fort: „IBM Consulting und HR Strategies Consulting haben während der Ausschreibungsphase des Projekts viel Zeit mit uns verbracht und sich wirklich bemüht, unsere strategische Ausrichtung im Talentbereich zu verstehen.“

Batra fügt hinzu: „Die Teams von IBM und HR Strategies Consulting brachten nicht nur fundiertes Branchenwissen mit, sondern verfügten auch über enge Beziehungen zu SAP und WorkForce Software. Wir hatten immer das sichere Gefühl, dass wir in guten Händen waren und dass die Teams über die richtige Kombination aus technologischem Hintergrundwissen verfügten, um uns bei der engen Integration der Lösungen und der Bewältigung aller Herausforderungen, auf die wir auf unserem Weg stießen, zu helfen.“

In einem ersten Schritt arbeitete FGF mit IBM Consulting und HR Strategies Consulting zusammen, um die bestehenden HCM-Prozesse zu evaluieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und anschließend digitale Workflows in den SAP SuccessFactors-Lösungen zu konfigurieren, um die neuen Arbeitsweisen zu unterstützen.

Zu Beginn des Projekts breitete sich gerade die COVID-19-Pandemie weltweit aus. Um Projektunterbrechungen so gering wie möglich zu halten, setzte IBM Consulting rasch eine Strategie für die Remote-Arbeit um, damit alle Stakeholder in Verbindung bleiben konnten.

„Obwohl die COVID-Krise den geplanten Termin für die Inbetriebnahme unvermeidlich verschoben hat, mobilisierte das IBM-Team die nötigen Ressourcen, damit das Projekt immer unter Kontrolle war, und stellte sicher, dass alle Stakeholder immer wussten, welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie hatten“, fügt Batra hinzu. „Dank einer Stundungszahlungslösung von IBM Global Financing konnten wir unsere Investitionen in SAP SuccessFactors-Lösungen mit dem geplanten Inbetriebnahmetermin abstimmen und so das Geschäftsrisiko minimieren und den Return-on-Investment der Investitionen in die neuen HCM-Funktionen optimieren.“

Procher fügt hinzu: „In mancher Hinsicht war die Arbeit aus der Ferne ein echter Vorteil für unser Projekt. Mit der Unterstützung von IBM konnten wir uns online mithilfe digitaler Tools leichter in großen Gruppen treffen, als das persönlich möglich gewesen wäre. Das hat zu einer effektiveren Zusammenarbeit beigetragen.“

In Zusammenarbeit mit den Teams von IBM und HR Strategies Consulting hat FGF den Wechsel zu den SAP- und WorkForce-Softwarelösungen für seine HCM-Kernprozesse in ganz Kanada erfolgreich vollzogen. Die neue digitale Plattform ermöglicht es dem Unternehmen, hocheffiziente Self-Service-Workflows für Angestellte und nach Stunden bezahlte Arbeitskräfte bereitzustellen. Dies beseitigt Reibungsverluste in den wichtigsten User Journeys und schafft gleichzeitig eine einzige, qualitativ hochwertige und konsistente Datenquelle für alle Teammitglieder des Unternehmens. Die Lösung unterstützt auch länderspezifische Anforderungen in Kanada, darunter Abzüge für registrierte Rentensparpläne und die Integration mit dem Drittanbieter für Mitarbeiterleistungen des Unternehmens.

Seit FGF die Lösungen von SAP und WorkForce Software einsetzt, profitiert das Unternehmen von den Vorteilen eines integrierten, datengesteuerten HCM-Ansatzes. Durch das Ersetzen mehrerer individueller HR-Tools durch eine einzige Lösung konnte das Unternehmen die Notwendigkeit mehrerer Softwareverträge eliminieren und den Technologiesupport vereinfachen.

Entscheidend ist, dass FGF die Vorteile der Umstellung von manuellen Prozessen auf stärker automatisierte und integrierte Arbeitsabläufe nutzen kann. Daten zu den Zeitplänen der Teammitglieder sind jetzt sofort verfügbar, sobald sie in die SAP-Lösung eingegeben werden, sodass das Betriebsteam des Unternehmens Planungsentscheidungen auf der Grundlage nahezu in Echtzeit verfügbarer Informationen treffen kann.

„Um sicherzustellen, dass wir immer pünktlich liefern können, besteht eines unserer wichtigsten Ziele darin, unseren Personalbedarf so weit wie möglich im Voraus zu planen, um Talentlücken zu vermeiden“, erläutert Procher. „Durch die Umstellung auf SAP- und WorkForce-Softwarelösungen erhalten wir jetzt eine 360-Grad-Ansicht aller Vollzeit- und Agenturteammitglieder, die im gesamten Unternehmen arbeiten – sogar bis auf die Ebene einzelner Werke und Schichten. Mit diesen Erkenntnissen können wir schnellere und fundiertere Personalentscheidungen treffen, z. B. die Einstellung von mehr Agenturteammitgliedern, um unsere Kapazität zu erhöhen und kurzfristigen Nachfragespitzen gerecht zu werden.“

Sambamoorthy fügt hinzu: „Jeden Tag stellen wir unserem Betriebsteam einen Bericht über die Leistung eines jeden Werks in den letzten 24 Stunden zur Verfügung. Das Team nutzt die Daten, um potenzielle Probleme zu identifizieren und sie rasch zu lösen. Der rechtzeitige Zugang zu diesen Informationen ist von entscheidender Bedeutung, da es so einfacher ist, auf Probleme in unseren Werken zu reagieren. Mit SAP- und WorkForce Software-Lösungen können wir Entscheidungsträgern jetzt wichtige Daten jeden Tag durchschnittlich vier Stunden schneller zur Verfügung stellen – das entspricht einer Verbesserung um 75 %.“

FGF erwartet, dass Self-Service-Workflows auch künftig positive Auswirkungen haben werden. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied einen Urlaubstag beantragen möchte, kann es das in wenigen Augenblicken online oder über ein mobiles Gerät erledigen.

„Die potenziellen Self-Service-Vorteile der SAP-SuccessFactors-Lösungen werden sich auch auf unsere Managementteams erstrecken. Sie können die Lösungen nutzen, um viele wichtige Prozesse, die bisher auf Telefonanrufen, E-Mails und Papier basierten, zu optimieren“, kommentiert Procher.

FGF (Link befindet sich außerhalb von ibm.com)wurde 2004 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Toronto in Kanada. Sie beschreiben sich selbst als "Technologieunternehmen, das backt". FGF liefert Lebensmittel an Kaffeehäuser, Restaurants, Einzelhändler und Lebensmitteldienstleister in ganz Kanada und den USA und beschäftigt ein Team aus Forschungs- und Entwicklungsexperten, Geschmackstestern, Marketer und Verpackungsspezialisten.

HR Strategies Consulting (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 1990 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Richmond Hill in Ontario in Kanada. Sie unterstützen Unternehmen dabei, den maximalen Nutzen aus ihren Personalinvestitionen ziehen. HR Strategies Consulting ist auf Mitarbeitererlebnisse spezialisiert und hilft Unternehmen, Personal und Technologie zu vereinen, um das Arbeitsleben für alle zu verbessern.