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Digitale Transformation mit Apptio
Bereitstellung des TBM-Modells (Technology Business Management) bei IBM
Der bewusste Einsatz der Hybrid Cloud führt zu einer erfolgreichen Transformation und kontinuierlichen Innovation. Mit diesem Ziel vor Augen initiierte die CIO-Organisation (Chief Information Officer) bei IBM eine Initiative zur umfassenden Analyse der Geschäftskosten und Optimierung der Ausgaben. Ziel dieser Initiative war es, das IT-Budget für die Umstrukturierung der Hybrid-Cloud-Umgebung umzuverteilen. Wenn die CIO-Organisation früher auf eine Kostenherausforderung stieß, traf sie ihre Entscheidungen aus der finanziellen Perspektive. Mit einem gleichförmigen Ansatz riskierte das Unternehmen, geschäftliche Entscheidungen ohne Überblick über das Gesamtbild zu treffen.
Die CIO-Organisation stützte sich auf verschiedene Datenquellen und Tools, um einen vollständigen Überblick über die Ausrichtung der Ressourcen auf Initiativen, Ziele und wichtige Ergebnisse zu erhalten. Die Organisation rief Hauptbuchdaten ab und konnte sie mit großer Genauigkeit zuordnen, wobei jedoch die Sicht auf die Gesamtheit der Finanz-, IT- und Unternehmensdaten fehlte. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, wurden Informationen und Details benötigt, um in Initiativen mit hoher Priorität (wie z. B. die Modernisierung von Anwendungen) zu investieren, anstatt in brachliegende Assets und Anwendungen mit geringerer Priorität zu investieren.
Die Herausforderung bestand in der Bereitstellung einer Lösung, die Einblicke in den gesamten 2,5 Milliarden US-Dollar schweren IT-Stack bieten und dabei helfen würde, die folgenden Probleme zu lösen:
- Mangelnde Abstimmung zwischen IT- und Geschäftszielen
- Mangelnde Transparenz der IT-Ausgaben, um wirksame Entscheidungen zu treffen
- Undurchsichtige Gesamtbetriebskosten1 für den Betrieb von Anwendungen und Rechenzentren vor Ort
- Ausbreitung der öffentlichen Cloud und erhöhte Transformationskosten
- Optimierung der Ausgaben
1 Die Gesamtbetriebskosten für Anwendungen umfassen Softwarelizenzen und -kosten, Arbeitskosten für Entwicklung und Support, Infrastruktur, Unterstützung der Infrastrukturarbeit und Mietkosten für das Rechenzentrum.
Die CIO Organization entschied sich für Apptio, um die Hybrid-Cloud-Umgebung von IBM zu transformieren und ein Technology Business Management (TBM)-Modell bereitzustellen. Die Reise begann 2021 mit einem Proof of Concept (POC). Der Umfang umfasste die Implementierung von Apptio Costing (ehemals ApptioOne) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) in den USA, wobei der Schwerpunkt hauptsächlich auf der Organisation der CIO-Hybrid-Cloud-Plattform lag. Der ursprüngliche Umfang umfasste 1,5 Milliarden USD an IT-Kosten. Die Ergebnisse des POC rechtfertigten die Ausweitung des Umfangs und die Einbeziehung der verbleibenden IT-Kosten in Höhe von 1 Mrd. USD, um einen globalen Überblick über die CIO-IT-Kosten zu erhalten.
IBM hat Apptio im August 2023 übernommen. Dies gab der CIO Organization die einmalige Gelegenheit, die 2021 gestartete Apptio-Initiative zu skalieren, die integrierte Apptio-Suite zu übernehmen und ihre Wirkung in einer Unternehmensumgebung zu demonstrieren, indem die Organization selbst zum „Client Zero“ wurde. Die integrierte Apptio-Suite umfasste die Funktionen Targetprocess (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) und Apptio Planning (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), die im bestehenden Apptio Costing-Modell zur Verfügung standen.
Die erweiterte Apptio-Initiative erhöhte die Kostentransparenz und verschaffte der CIO Organization einen Überblick über die Gesamtbetriebskosten2 der Anwendungen, indem sie datengestützte Entscheidungen auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten der Anwendungen und Geschäftseinblicke in Echtzeit unterstützte.
2Die Gesamtbetriebskosten für Anwendungen umfassen Softwarelizenzen und -kosten, Arbeitskosten für Entwicklung und Support, Infrastruktur, Unterstützung der Infrastrukturarbeit und Mietkosten für das Rechenzentrum.
Apptio Costing bot Kostentransparenz und Daten zur Analyse, Optimierung und Planung von IT-Ausgaben, indem es Erkenntnisse über vorhandene Informationen (z. B. Hauptbuch, Lieferantendaten, Personaldaten) lieferte. So konnten die Gesamtbetriebskosten von Anwendungen ermittelt, verlorene oder verschwendete IT-Kosten identifiziert und IT-Benchmarking zur Verbesserung der Produktivität durchgeführt werden.
Targetprocess bot eine unternehmensweite agile Planungsansicht und die Möglichkeit, Portfolio- und Ressourcenmanagement durchzuführen. Es erleichterte die strategische Planung, indem es einen Überblick darüber verschaffte, wie die Ressourcen auf Initiativen, Ziele und Schlüsselergebnisse abgestimmt sind. Außerdem ermöglichte es ein besseres Verständnis der mit den Initiativen verbundenen Kosten und Werte.
Apptio Planning bietet eine integrierte Ansicht für die Planung von Arbeitsressourcen und die Budgetierung, Informationen, die hauptsächlich von den Finanz- und Betriebsteams genutzt werden.
Die Grundlage für die Produkte ist TBM, ein Framework, das die verschiedenen Ansichten mit Hilfe von Streams anzeigt und eine gemeinsame Sprache für diese Ansichten schafft. Die Finanz-, IT- und Geschäftsansichten helfen funktionsübergreifenden Teams, Informationen zu ihren Geschäftseinheiten zu erhalten und Daten nach Kostenpools, Schwerpunkten bzw. Lösungen anzuzeigen.
Die Kosten- und Verbrauchstransparenz, die durch die integrierte Suite von Apptio erreicht wurde, hat die Identifizierung wichtiger Optimierungsmöglichkeiten ermöglicht. Die Transformation mit Apptio hat auch Erkenntnisse in den folgenden Bereichen geliefert:
- Daten zu den Gesamtbetriebskosten3 von Anwendungen
- Kosten für verlorene IT
- Ausgaben für Software von Drittanbietern
Einblicke und Daten zu den Gesamtbetriebskosten von Anwendungen haben dazu beigetragen, das CIO-Portfolio zu rationalisieren und fundiertere Entscheidungen über die Wichtigkeit von Anwendungen, deren Nutzung und Ausgaben zu treffen. Sie haben auch dazu beigetragen, in Transformationsinitiativen zu reinvestieren und Ziele für die Leistungsoptimierung festzulegen.
3Die Gesamtbetriebskosten für Anwendungen umfassen Softwarelizenzen und -kosten, Arbeitskosten für Entwicklung und Support, Infrastruktur, Unterstützung der Infrastrukturarbeit und Mietkosten für das Rechenzentrum.
- Nutzung strategischer Lösungen, um die Produktivität durch Automatisierung und KI weiter zu optimieren. Zu den strategischen Integrationen gehören IBM Instana, IBM Turbonomic, IBM watsonx™ und ServiceNow.
- Erweiterung des Business-Management-Modells für Unternehmen über IBM hinweg.4
- Erweiterung der Bereitstellung der integrierten Apptio-Suite um Cloudability für die Verwaltung und Optimierung von Cloud-Kosten. Diese Plattform für das Finanzmanagement in der Cloud verbessert die Transparenz, Optimierung, Governance und mehr in Cloud-Umgebungen. Die Plattform unterstützt derzeit mehrere Cloud-Service-Anbieter, darunter Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform und Oracle Cloud Infrastructure. Die Unterstützung von IBM Cloud ist für die zweite Hälfte dieses Jahres geplant.
Cloudability unterstützt Teams bei der Verwaltung der Kosten für Cloud-Services über mehrere Anbieter hinweg und bei der optimalen Nutzung der Cloud. Es geht nicht darum, die Cloud-Nutzung zu reduzieren, sondern um die Optimierung von Cloud-Services und Ressourcen (z. B. Workloads). Die vom Tool gesammelten Informationen helfen auch bei der Entscheidungsfindung, indem sie Einblicke in die Ressourcen oder Kapazitäten geben, die zur Optimierung und Vermeidung von Leistungsproblemen erforderlich sind.
Die CIO Organization hat Cloudability für die IBM Software-Organisation implementiert und arbeitet derzeit mit dem Team von IBM Consulting zusammen. Es gibt Pläne, die Plattform auf alle IBM-Geschäftsbereiche, einschließlich der CIO, auszuweiten.
Die Initiative des Software-Teams begann im Januar 2024 mit dem Onboarding der AWS-Konten. Zunächst folgten die Teams einer Reihe von iterativen manuellen Anweisungen für das Onboarding der AWS-Konten in Cloudability, bis sie erfolgreich waren. Beim Onboarding werden die Kosten für Dienste und Nutzungsdaten direkt aus der zentralen Quelle übernommen. Der Prozess wurde verbessert, indem Bereiche für die Automatisierung identifiziert und einfache Schritte dokumentiert wurden, die Benutzer befolgen können.
Das CIO-Team hat über 1.000 AWS-Konten mithilfe einer benutzerdefinierten Automatisierung in Cloudability integriert. Durch die Automatisierung konnte die Dauer des Onboarding-Prozesses auf unter 15 Minuten reduziert werden.
4POC ist für 2024 geplant, mit Plänen zur Skalierung nach Fertigstellung.
- Wie bei jeder größeren organisatorischen Umstrukturierung ist das Management organisatorischer Veränderungen (Organizational Change Management, OCM) eine wichtige Funktion innerhalb des TBM-Programms. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Zuweisung von Mitarbeitern für das OCM-Management.
- Der Transformationsprozess umfasst Tools, teamübergreifende Zusammenarbeit, Prozesse und neue Arbeitsweisen. Dies war der Schlüssel, um eine Abstimmung zwischen den IT- und den Geschäftszielen zu erreichen und die Lösungen im gesamten Unternehmen einzuführen.
- Ermöglichen Sie es den Teams, das TBM-Modell umzusetzen. Bieten Sie TBM-Schulungen an und helfen Sie den Teams, die Auswirkungen ihrer Rolle auf die Ergebnisse zu verstehen und den Wandel zu akzeptieren, indem sie die Vorteile verstehen.
- Steigern Sie die Datenqualität durch standardisierte Prozesse, Markierungen und Zuordnungen. Daten werden für geschäftliche Entscheidungen verwendet. Deshalb ist es wichtig, das TBM-Modell mit genauen Daten zu versorgen.
- Vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Umfangs. Setzen Sie auf kontinuierliche Verbesserung statt auf Perfektion. Setzen Sie Prioritäten für Verbesserungen und planen Sie entsprechend.
- Richten Sie die über ApptioOne in das TBM-Modell übertragenen Daten an den richtigen Kostenpools aus, um genaue Informationen in den Finanz-, IT- und Geschäftsansichten anzuzeigen.
- Cloudability verbessert die organisationsübergreifende Zusammenarbeit, damit Sie fundiertere Entscheidungen über die Nutzung und die Ausgaben für Cloud-Services bei verschiedenen Cloud-Service-Anbietern treffen können. Nutzen Sie die Vorteile von Cloudability bei Fusionen und Übernahmen. Die Plattform trägt die Cloud-Nutzung und -Ausgaben zusammen und zeigt, wie sie sich verändern. Die Teams sind für die Bewertung und Umsetzung der Empfehlungen verantwortlich.
- Die Umsetzung des Modells der geteilten Verantwortung ist wichtig, aber es bringt auch Herausforderungen mit sich. Diese müssen durch Workshops und die Rechenschaftspflicht der Teams für die Cloud-Nutzung kontinuierlich angegangen werden.
Die Chief Information Officer (CIO) Organisation ist für die interne IT-Strategie von IBM zuständig und kümmert sich um die Bereitstellung, Sicherung, Modernisierung und Unterstützung der IT-Lösungen, die IBM Mitarbeiter, Kunden und Partner tagtäglich für ihre Arbeit nutzen. Die CIO-Strategie umfasst die Schaffung einer anpassungsfähigen IT-Plattform, die den Zugang zur IT im gesamten Unternehmen erleichtert, die Problemlösung beschleunigt und als Innovationsmotor für IBM dient, der das Geschäftswachstum ankurbelt.
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Alle angeführten Beispiele illustrieren lediglich, wie einige Kunden IBM Produkte verwendet haben und welche Ergebnisse sie dabei erzielt haben. Tatsächliche Leistung, Kosten, Einsparungen oder andere Ergebnisse in anderen Betriebsumgebungen können abweichen.
