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BBVA Argentina
Schnellere Prozesse und höhere Produktivität – trotz sich schnell ändernder Verordnungen
BBVA Argentina verbessert seine Außenhandelsaktivitäten mithilfe von IBM Process Mining
Wenn die Wirtschaft eines großen Landes von Ihrer Arbeit abhängt, besteht bereits ein enormer Druck, Effizienz zu erreichen und gleichzeitig die strikte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Was aber, wenn sich die Vorschriften plötzlich ändern? Und sich dann noch einmal ändern. Und noch einmal. Genau das passierte BBVA Argentina – und die Bank hat einen Weg gefunden, mit den veränderten Bedingungen umzugehen und ihre Prozesse zu beschleunigen.
Der Außenhandel ist ein wichtiger Bestandteil der argentinischen Wirtschaft. Im Jahr 2021 machten die Importe und Exporte zusammen 45 % des Bruttoinlandsprodukts (BIP) des Landes aus, so INDEC (PDF; Link befindet sich außerhalb von ibm.com), das Nationale Institut für Statistik und Volkszählung Argentiniens. Und BBVA, die älteste Privatbank des Landes, ist ein Hauptmotor der argentinischen Außenhandelstransaktionen.
Als die COVID-19-Pandemie und der Krieg in der Ukraine rasche wirtschaftliche Veränderungen auf der ganzen Welt zur Folge hatten und die argentinische Zentralbank dazu veranlassten, neue Notstandsregelungen für den Außenhandel einzuführen, blieben der BBVA und ihren Mitbewerbern nur sehr wenig Zeit, sich anzupassen.
„Wir haben aufgrund der geänderten Außenhandelsbestimmungen und des Regierungsdrucks im Land so viele Änderungen an unseren Prozessen vornehmen müssen“, erklärt Leonardo Rojas, Head of Operations bei BBVA Argentina. An einem normalen Tag bearbeiten die Analytiker des bankinternen Teams für Auslandsgeschäfte mehr als 400 handelsbezogene Transaktionen, viele davon für Firmenkunden und einige im Wert von mehreren Millionen US-Dollar. Die neuen Verordnungen verlangten von den Unternehmen, dass sie zusätzliche Unterlagen und Begründungen vorlegen, bevor sie Zahlungen ins Ausland leisten konnten, was für BBVA seinerseits wiederum zahlreiche neue Prozesse mit Kontrollmechanismen erforderlich machte.
20 % Steigerung
Steigerung des Transaktionsvolumens im Außenhandel um 20 % dank höherer Produktivität und besserer Verteilung der Workloads
> 70 % Reduzierung
Verringerung der Transaktionszeiten um > 70 % zur Verbesserung des Kundenservices
Die Prozesse waren so neu, dass sie manuell durchgeführt werden mussten. Die Gesamtverarbeitungszeit für Transaktionen stieg plötzlich auf fünf oder sechs Tage an, während BBVA sie auf zwei Tage begrenzen wollte. „Internationale Handelsgeschäfte werden in US-Dollar abgewickelt“, erklärt Rojas. „Der Wechselkurs zwischen US-Dollar und argentinischen Pesos schwankt so stark, dass es wichtig ist, die Transaktion schnell abzuschließen“, erklärt Rojas. „Mit jedem Tag, den die Verarbeitung dauert, können die Kosten für den Kunden aufgrund der Kursschwankungen steigen.“
Eine Aufstockung des Personals war keine praktikable Option. „Die Anwendung komplexerer Kontrollmechanismen bedeutete eine höhere Arbeitslast für das Team“, so Rojas, „aber zusätzliche Analysten würden zu höheren Betriebskosten und höheren Provisionen für unsere Kunden führen. Der Markt für Außenhandelsanalytiker ist rar und es handelt sich um ein sehr gefragtes Profil.“
Rojas und sein Kollege Mauricio Vidaurrázaga, Head of Business Execution and Process Engineering, wollten versuchen, Effizienz durch die Optimierung von Prozessen wieder zurückzugewinnen. Sie vermuteten, dass es zu ungewollten Nachbesserungen kam, während das Team alle neu vorgeschriebenen Prüfungen und Kontrollen zusätzlich zu seinen traditionellen Prozessen durchführte. Sie brauchten jedoch eine Möglichkeit, um zielgenau bestimmen zu können, wo dies geschah.
So vermeiden klare Prozesse Nacharbeit und Engpässe
Im November 2021 starteten Rojas und Vidaurrázaga das BBVA-Projekt zur Umstrukturierung der Außenhandelsprozesse und testeten mehrere Process-Mining-Tools. Eine Demo der IBM® Process Mining-Software überzeugte sie davon, dass sie die richtige Lösung gefunden hatten, und sie beauftragten das IBM Customer Success Team mit der Unterstützung bei der Implementierung der Software in der IBM® Cloud, um etwaige Hardwareeinschränkungen bei der Bank zu vermeiden. Die Teams von IBM und BBVA containerisierten außerdem die Process-Mining-Software auf der Red Hat® OpenShift®-Plattform.
Als ersten Schritt des Reengineering-Projekts besorgten sich Rojas, Vidaurrázaga und das Team Ereignisprotokolle des BBVA-Außenhandelssystems vom IT-Team der BBVA und speisten die Daten in das Process-Mining-Tool ein, das eine visuelle Übersicht über die Außenhandelsprozesse erstellte, die jeden Schritt anzeigte und sowohl typische als auch atypische Prozessabläufe darstellte. Die Analysefunktionalität des Tools lieferte außerdem Statistiken zu Prozessdauer sowie -effizienz und bot Empfehlungen für Verbesserungen an. „Wir hatten den Verdacht, dass viele Nachbesserungen vorgenommen wurden, wussten aber nicht genau, wo oder wann und auch nicht, welche Auswirkungen das hatte“, schildert Vidaurrázaga. „Mit Process Mining konnten wir unsere subjektive Wahrnehmung in objektive Daten umsetzen. Wir konnten tatsächlich sehen, wann und wo Teams Aufgaben wiederholten, und wir konnten die Auswirkungen quantifizieren und mit der Analyse der Ursachen beginnen.“
Dabei wurden auch Engpässe aufgedeckt. Ein wichtiger Engpass betraf einen Schritt im Prozess, der von einem Verifizierungsservice der Zentralbank abhing, der nur zwischen 8 und 17 Uhr zur Verfügung stand. Die BBVA maß die Auswirkungen dieser Einschränkung und ordnete die Prozesstasks neu, um die Anzahl der auf den Folgetag verschobenen Überprüfungen möglichst zu minimieren.
Außerdem wurde das Tool dazu genutzt, um Prozesse besser auf das Nachfrageverhalten abzustimmen. Rojas erklärt: „Uns wurde deutlicher vor Augen geführt, dass die Ankunft neuer Geschäftsvorgänge eine Verhaltenskurve aufweist, die den Arbeitszeiten der Kundenunternehmen folgt. Normalerweise verläuft sie am frühen Morgen flach, steigt dann ab 10 bis 12 Uhr an, bleibt bis 15 Uhr hoch und fällt dann wieder ab. Das hat uns geholfen, die Arbeitslast im Team besser zu verteilen.“
Steigerung von Produktivität und Kapazität ohne zusätzliches Personal
Die gesamte Prozessanalyse hätte Wochen dauern können, wenn das BBVA-Team sie manuell durchgeführt hätte. Stattdessen beanspruchte sie nur ein paar Tage und lieferte automatisch Erkenntnisse, mit deren Hilfe die Bank werthaltige Verbesserungen vornahm.
Die BBVA verkürzte die Verarbeitungszeit für Außenhandelstransaktionen um mehr als 70 % von fünf oder sechs Tagen auf ein oder zwei. „Auch in Bezug auf die Produktivität des Teams haben wir profitiert“, sagt Rojas. „Wir können 20 % mehr Transaktionen verarbeiten und dabei gleichzeitig alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten, und das, ohne das Team zu vergrößern.“
Und sollten sich die Verordnungen morgen wieder einmal ändern, ist die BBVA entsprechend darauf vorbereitet. „Angesichts der wirtschaftlichen Entwicklung und des Umstands, dass wir in der Lage sein müssen, mit allen Änderungen Schritt zu halten, war Process Mining für unsere Kunden und uns in einem Umfeld, in dem sich die Akquisition und der Währungskurs täglich ändern, von maßgeblicher Bedeutung. Wir können Prozesse jetzt schneller denn je analysieren“, so Rojas.
Die BBVA wird Process Mining auch weiterhin anwenden, um Chancen zur Effizienzsteigerung zu identifizieren, und zwar nicht nur im Außenhandel. „Wir erhalten Anfragen von anderen Teams“, sagt Vidaurrázaga. „Sie wollen das tun, was wir getan haben.“
Die im Jahr 1886 in Buenos Aires gegründete Bank BBVA Argentina (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist die älteste Privatbank Argentiniens. Sie ist eine Tochtergesellschaft der Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A., die seit 1996 ihr Hauptaktionär ist. Die BBVA Argentina bietet Privat- und Firmenkundenbanking für einen breiten Kundenstamm von Privatpersonen über kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bis hin zu Großunternehmen.
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, April 2023.
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