Abordagens inteligentes a alocações no planejamento financeiro e operacional da empresa

Uma alocação é o processo de transferir os custos indiretos em toda a organização. Uma empresa pode querer distribuir os custos entre unidades de negócios ou departamentos. Outra pode querer atribuir custos a produtos ou projetos individuais. Fundamentalmente, a abordagem mais inteligente para as alocações consiste em atribuir adequadamente os custos às áreas que se beneficiam desses custos.

Quando as organizações alocam custos, elas têm um benefício de relatórios financeiros mais precisos que mostram um maior nível de detalhes. Ao alocar adequadamente os custos, podemos ver os verdadeiros resultados em termos de rentabilidade e tomar decisões estratégicas com base nesses resultados.

Esses resultados detalhados dão às organizações a capacidade de responder a perguntas como:

• Estamos ganhando dinheiro com esse projeto?
• Devemos parar de vender esse produto?
• Quais mudanças de pessoal devemos fazer?

Há quatro frases-chave associadas às alocações. São elas:

1. Origem – A origem é simplesmente o valor original. Esse é o valor que será alocado ou movido para algum lugar.
2. Motivação – Essa é a base para os cálculos de alocação. As motivações podem ser dólares, unidades vendidas, número de funcionários etc. São itens tangíveis usados para determinar como distribuir os custos de origem.
3. ALvo – O alvo é para onde você deseja mover o custo. A origem é de onde você parte, o alvo é para onde você o moverá.
4. Deslocamento – Um deslocamento é normalmente um valor negativo associado a esse destino. Ele é usado para criar um lançamento contábil equilibrado e garantir que o resultado final seja o mesmo que o valor inicial.

Como realizar uma alocação? Primeiro, você calcula o valor da alocação. Usamos a motivação para ajudar a determinar uma porcentagem para distribuir o custo. Por exemplo, uma empresa tem um escritório com dois departamentos diferentes. Uma alocação muito simples pega os custos gerais do escritório, divide-os em dois e aloca uma parte a cada departamento. Neste exemplo, a porcentagem de alocação é metade. Depois que o valor é definido, realizamos um lançamento contábil para mover o valor alocado para o destino e remover o valor da origem.

Essa é uma explicação muito simples de alocações. No mundo real, algumas empresas adotam uma abordagem complexa para as alocações.

Um cliente da Revelwood no setor de saúde nos solicitou a criação de um modelo de alocação para seu ambiente do IBM Planning Analytics. Eles queriam alocar uma série de custos de produtos por combinações de território e cliente. A organização tem várias categorias de produtos, como produtos comerciais, produtos do Medicare e produtos do Medicaid.

Enfrentamos esse desafio projetando um modelo de alocação que poderia ser adicionado ao modelo existente de planejamento e geração de relatórios. O novo modelo permite que a empresa calcule os percentuais de alocação utilizando uma série de métodos. Esses métodos são:

• Usar uma abordagem de alocação padrão para calcular percentuais por meio de motivação que poderiam ser facilmente redefinidos
• Definir um percentual fixo para um único produto e alocar o percentual restante a todos os outros produtos
• Definição de percentuais fixos para subconjuntos existentes de produtos e, em seguida, alocação desses percentuais aos produtos específicos dentro de cada subconjunto
• Definir um percentual para um subconjunto ad-hoc de produtos e alocar apenas a esses produtos
• Incorporação de várias combinações desses métodos

Esse modelo de alocação do Planning Analytics usa um processo de duas etapas. Primeiro, calcula os percentuais de alocação. Em seguida, utiliza os percentuais calculados para alocar custos por entidade, cliente, produto, território e outros. O modelo oferece à equipe financeira a flexibilidade de usar uma série de despesas independentes alocadas usando uma variedade de motivações e abordagens. Essa abordagem exclusiva permite que a equipe separe as alocações em partes e analise os detalhes durante o processo.

Essa abordagem economizou uma quantidade significativa de tempo para a empresa. Antes do Planning Analytics, a empresa passava dias criando cálculos de alocação no Excel. Com o Planning Analytics, a empresa agora pode concluir esse processo em aproximadamente quatro minutos.

Você tem interesse em aprender mais sobre alocações e modelos de alocação? Assista ao webinar da Revelwood sobre alocações no IBM Planning Analytics ou leia nosso post de blog, Dicas e truques do IBM Planning Analytics: alocações no IBM Planning Analytics.

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