O que é análise de processos de negócios?

Pode haver um pouco de confusão sobre a diferença entre análise de processos de negócios (BPA) e análise de negócios (BA). Essas são áreas relacionadas do gerenciamento de processos de negócios, mas não são iguais. A BPA se concentra na análise de processos específicos e na modelagem de processos de negócios. A BA, por outro lado, é aplicada ao cenário de operações comerciais mais amplas. A BA se concentra na análise de outras áreas, como previsão financeira, análise de custos, orçamentos, contratações e cortes. 

O benefício geral da análise de processos de negócios (BPA) é a funcionalidade diária otimizada em suas operações de negócios, que se alinha estrategicamente com seus objetivos de negócios e tomada de decisões. 

Para pequenas e médias empresas, a BPA pode gerar os seguintes aprimoramentos:

• Aumentar a eficiência nos processos existentes: a BPA aumenta o tempo de maturação das aplicações de produtos. Também reduz o tempo nos ciclos operacionais de fluxos de trabalho, como integração de funcionários e processos de admissão de clientes ou pacientes.
• Revelar problemas de capacidade: em qualquer processo, os recursos podem ser limitados. A BPA identifica onde está o limite de capacidade, como isso afeta o processo e como melhorá-lo. Essa é uma consideração importante para o dimensionamento. Por exemplo, ferramentas digitais e plataformas que você usa atualmente podem limitar as necessidades organizacionais atuais e os fluxos de trabalho. A BPA pode ajudá-lo a identificar as mudanças que você precisa fazer que estejam especificamente alinhadas ao crescimento de sua organização.
• Esclarecer as políticas e regras: à medida que as organizações passam a trabalhar mais remotamente e a adotar mais dispositivos digitais (link externo a ibm.com), existe um desalinhamento comum entre a segurança e o uso de dispositivos. A análise pode identificar um caminho para processos de aprovação de TI mais rápidos e uniformidade na aplicação de políticas de segurança.
• Criar melhores práticas de governança: o gerenciamento de riscos está aumentando como prioridade para as empresas (link externo a ibm.com). A conformidade é um esforço caro para as organizações manterem, e é ainda mais caro lidar com ela quando surgem problemas. A análise dos processos de negócios pode revelar onde as medidas de conformidade falharam. Por exemplo, sua organização pode estar fora de conformidade na frequência com que você audita as medidas de segurança de aplicações. A BPA pode definir um plano de melhoria que considere os recursos e as necessidades de conformidade para garantir que um processo possa ser executado — e sustentado. 
• Identificar economias de custos: a BPA revela redundâncias em tarefas e mão de obra. As organizações que migraram para fluxos de trabalho de documentos digitais são um bom exemplo de como a redução de erros humanos e do tempo na pesquisa de documentos gera economia de custos.
• Resolver gargalos: os gargalos ocorrem quando os canais de comunicação, desenvolvimento e execução estão isolados. Uma análise de processos de negócios pode expor lacunas de comunicação e resolver obstruções no processo de aprovação.
• Otimizar os processos de implementação e lançamento: processos eficientes criam lançamentos e implementações mais tranquilos.
• Melhorar os processos de integração e adoção: da mesma forma, a adoção de novas tecnologias em uma empresa ou departamento é um processo monumental. A BPA implementa processos que podem incluir programas de treinamento úteis e visuais de fluxo de trabalho, compatíveis com taxas de adoção mais altas.
• Fortalecer a cultura da empresa: um processo melhor em qualquer área é uma espécie de faxina. As melhorias dão nova vida à experiência dos funcionários diariamente. O resultado é um moral melhor e um melhor engajamento nos processos internos. Para os clientes, processos otimizados, como um melhor site ou experiência de atendimento ao cliente, aumentam o engajamento e a percepção positiva de sua empresa. 

Existem duas filosofias predominantes que orientam a metodologia de análise de processos de negócios (BPA): 

• Abordagem Six Sigma
• Lean Six Sigma

O Six Sigma é uma metodologia de cinco a sete etapas que a maioria das empresas usa atualmente para analisar eficiências e restrições. O Lean Six Sigma difere ligeiramente, pois é uma combinação da abordagem Six Sigma e da filosofia Lean. É uma abordagem colaborativa que se concentra na eliminação de tarefas e recursos que não fornecem valor definido.

Você terá uma noção de como uma análise de processo de negócios é executada quando considerar a natureza detalhada intrínseca a cada etapa.

Em geral, a BPA segue esta estrutura:

1. Definir: comece identificando os processos que você deseja analisar. Normalmente, é aqui que você vê os problemas primeiro. A análise de processos pode começar com (e também incluir) diagramas de processos para cada etapa. Os analistas começam com processos no estado em que se encontram e examinam processos formais e informais, como processos documentados e processos específicos da cultura de uma organização.
2. Medir: em seguida, revise como o processo funciona em relação às métricas definidas. Esta etapa também está na raiz para ajudar a criar métricas de KPI aprimoradas. Se esses fatores forem bem definidos primeiro, a empresa medirá os processos em relação aos KPIs. Os KPIs incluem indicadores de eficiência versus eficácia, qualidade, produtividade, lucratividade e indicadores de valor. Eles também incluem indicadores competitivos e de capacidade. Por exemplo, os fluxos de trabalho de engajamento do cliente podem ser medidos por qualidade e eficácia versus métricas de eficiência.
3. Analisar: existem vários tipos de técnicas de análise, e cada uma tem um propósito diferente. Os analistas de processos de negócios podem executar uma análise de valor, uma análise de lacunas ou uma análise de causa raiz (RCA). Esses são métodos analíticos abrangentes, cada um com seu próprio conjunto de etapas. Uma análise de lacunas revela o que está faltando no processo. Uma análise de valor transmite o que é valioso dentro do processo e, como resultado, o que é desperdício. Uma análise de causa raiz aplica certas perguntas e métodos do tipo "por que" que ajudam você a trabalhar de trás para frente até a causa raiz do problema em um processo. 
4. Melhorar: os gerentes de processos de negócios colaboram com os analistas para criar e executar planos que melhorem as áreas problemáticas. As melhorias podem significar remapear um processo, aumentar os recursos ou mudar as abordagens e os canais de comunicação. Novamente, essa pode ser uma etapa detalhada que pode aplicar uma variedade de métodos de melhoria.
5. Controlar: após uma análise tão significativa, o controle dos novos padrões e processos é a etapa final. Os tomadores de decisões podem usar a análise para gerenciar recursos, responsabilidades, processos de contratação, TI, processos administrativos e executivos. Os stakeholders também monitoram essas mudanças e definir marcadores de tempo para análise futura.

Se você adotou recentemente uma nova tecnologia que está sendo subutilizada ou se tem rotatividade recorrente em uma área da sua empresa, a análise de processos de negócios (BPA) é uma ferramenta útil para descobrir os motivos desses resultados e, em seguida, implementar melhorias no processo. 

Suas metas de negócios determinam onde e como você implementa a análise de processos de negócios. As organizações que valorizam a solução de problemas e a melhoria de processos dos funcionários e de toda a empresa como parte essencial de sua cultura estabelecem uma base para melhor moral, menor rotatividade e melhor experiência do cliente. Portanto, se você aplica ferramentas de análise de processos de negócios informalmente ou audita formalmente os processos trimestral ou anualmente, isso deve ser uma parte fundamental de sua função de negócios.

A análise de processos de negócios começa com a análise dos processos no estado em que se encontram. O mapeamento de processos de negócios é uma ferramenta comum usada na BPA. É um recurso visual e um documento importante para sua análise. Usando a documentação e os insights obtidos na análise, sua organização pode, então, criar um plano de melhoria de processos de negócios. Os planos de melhoria de negócios normalmente geram novos modelos de processos de negócios, usando fluxogramas, com fluxos de processo aprimorados.

Lembre-se de que a análise de processos de negócios está relacionada exclusivamente aos seus processos de operação de negócios. Não é o método de análise de áreas de negócios que não estão especificamente relacionadas a processos. A análise de processos na empresa é uma disciplina definida por ela mesma. É um guia para otimizar todas as áreas operacionais de sua empresa.

Exemplos de BPA incluem os seguintes:

• Revisar a integração dos funcionários para alinhamento com a cultura empresarial e melhor engajamento.
• Analisar os processos de marketing para conciliar se as métricas e os caminhos se alinham com os principais indicadores de desempenho (KPI), como o quão bem os clientes estão convertendo ou quantos leads qualificados estão interagindo com sua empresa.
• Descobrir onde existem ineficiências nos processos de adoção de tecnologia.

Na análise de processos, os analistas usam diagramas para definir pontos de entrada e saída, sequências de tarefas e quais processos são subprocessos aninhados nos processos principais.

Os analistas também usam software para mapear e criar fluxos de trabalho. Isso inclui software que automatiza a análise de processos de negócios (BPA) e permite que as organizações apliquem modelagem de processos de ponta a ponta para mapear quando um processo é iniciado e determinar quando ele termina.

As ferramentas de modelagem e mapeamento de processos são essenciais para a BPA. As organizações usam a diagramação de notação de modelo de processo de negócios (BPMN) e a diagramação de modelo de fornecedor, entrada, processo, saída, cliente (SIPOC) como duas soluções de fluxo de trabalho para melhores operações. Essas ferramentas visuais são uma excelente maneira de mostrar mudanças em um processo. Elas podem ser usadas como um guia visual de "antes e depois" para treinar funcionários, por exemplo, ou para mapear cada melhoria de processo de volta para seus principais objetivos de negócios. 

Você deve estar se perguntando, neste momento, quem em uma organização é responsável pela BPA, dadas as funções, recursos e conjuntos de habilidades?

Certamente, os recursos podem ser limitados para as PMEs. Trabalhar com um consultor de análise de negócios externo pode ser o caminho mais viável.

No nível corporativo, as empresas empregam analistas de processos de negócios e arquitetos de processos para realizar análises de processos de negócios. Esses são termos diferentes para funções semelhantes. Ambas as funções podem trabalhar com arquitetos de negócios ou trabalhar com executivos e líderes de divisões. 

Além disso, a análise de processos de negócios depende da experiência de especialistas no assunto. Isso pode incluir vários funcionários, stakeholders e consultores, como analistas, cientistas de dados, quants, TI, administradores e funcionários que estão estreitamente alinhados a um processo. 

Atualmente,a  hiperautomação é considerada uma das maiores prioridades nas empresas. A Gartner previu que o setor alcançará US$ 600 bilhões até 2022 (link externo a ibm.com). A hiperautomação diminui constantemente a quantidade de intervenção humana para chegar a um processo totalmente automatizado e responsivo — ou um processo inteligente.

Sua organização pode querer considerar perguntas específicas para avançar em direção a processos automatizados: 

• Quais áreas-chave você procura automatizar e por que?
• Existem erros manuais mais comuns ou políticas mal aplicadas? 
• Onde há processos caros e de alto volume? 
• A organização identificou problemas óbvios no processo? 
• O que gera insatisfação no cliente?

A análise de processos de negócios (BPA) pode ajudar sua organização a criar um caminho documentado e mapeado para integrar processos automatizados e avançar em direção a uma meta de hiperautomação. Por exemplo, migrar de um suporte híbrido para um chatbot totalmente automatizado é uma forma de os centros de serviços reduzirem custos e otimizarem o suporte ao cliente com hiperautomação.

Como as PMEs aplicam melhor a análise de processos de negócios (BPA) para começar?

Primeiro, vise os processos de missão crítica com o maior impacto nos negócios. Em seguida, considere mapear um processo para automação. 

Em seguida, padronize a documentação de automação, bem como a documentação do processo, em todos os departamentos e em sua organização.

Por exemplo, a TI pode usar a BPA para mapear o processo de protocolos de segurança de software para várias funções, o que permite que, com isso, sua organização gerencie melhor a integração e o dimensionamento.

A IBM fornece modelos de processo para análise de processo baseada em projeto que são baseados em diagramas da BPMN. O mapeamento de processos é parte integrante de uma estratégia de automação ideal.

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