Tudo estava indo de acordo com o plano. A equipe de eventos por trás do IBM® Think, o evento anual principal da IBM, estava se preparando para outra rodada de sucesso em maio de 2020.
Os locais estavam reservados, os hotéis estavam lotados, os materiais de marketing estavam nos estágios finais de preparação – e a nova plataforma de marketing de eventos RainFocus da IBM estava preparada para lidar com os 40.000 participantes esperados.
Então, surgiu a pandemia da COVID-19 e todos os planos foram interrompidos abruptamente. Rapidamente ficou claro que o evento IBM® Think não aconteceria – pelo menos não em um local físico em São Francisco. Em vez de cancelar totalmente o evento, as equipes da IBM e da RainFocus tomaram uma decisão ousada: mudar de um formato presencial para um virtual. O desafio? Faltavam apenas 46 dias para o evento.
Ambas as equipes entraram em ação, dias úteis, noites e fins de semana. Grande parte da preparação técnica para o evento físico estava quase concluída. Muitos aspectos tiveram que ser retrabalhados.
A corrida começou.
Escale sob demanda
Escalado de 40.000 inscrições esperadas para um evento físico para 122.000 inscrições para um evento virtual
Migrações mais rápidas
Migrou de um evento físico para um formato de evento virtual em 46 dias
Felizmente, em 2019, a IBM lançou um plano para migrar seus sistemas de marketing de eventos — uma variedade díspar de ferramentas proprietárias desenvolvidas internamente e soluções pontuais de fornecedores — para a plataforma de software como serviço (SaaS) RainFocus, hospedada em tecnologias do IBM® Cloud.Uma plataforma escalável usando os recursos do IBM® Cloud não apenas possibilitou uma transição rápida para um formato virtual, mas também proporcionou novas oportunidades de inovação.
A estratégia de nuvem para a plataforma ainda estava certa. RainFocus e IBM estavam no meio de uma implementação em fases, inicialmente executando a plataforma em um ambiente híbrido na IBM® Cloud e outras tecnologias hospedadas em nuvem, com planos de migrar totalmente para a IBM® Cloud em meados de 2021.
Na época, a RainFocus estava usando o IBM® Cloud for Kubernetes Service para a implementação da nuvem, permitindo que a empresa adotasse uma abordagem independente da nuvem padrão do setor. Também foi utilizado o IBM® Cloud Object Storage para armazenar os inúmeros ativos necessários para realizar um evento IBM, o IBM® Content Delivery Network para entregar esses ativos com rapidez e consistência, e os balanceadores de carga globais da IBM para manter alta disponibilidade, hospedando a plataforma nos data centers da IBM em Dallas e Washington, D.C.
Com a infraestrutura de nuvem implementada, as duas equipes se concentraram em reconfigurar a plataforma RainFocus para executar um evento online. A plataforma oferece um conjunto notável de recursos perfeitamente compatíveis com as necessidades de marketing de eventos da IBM: uma interface única e integrada; uma arquitetura aberta e escalável; um front-end fácil de usar; integração com os sistemas de back-end da IBM; e recursos robustos de relatórios e análise de dados.
Primeiro, as equipes reestruturaram a conferência em torno de áreas onde os eventos digitais podem fazer bem, como a entrega de conteúdo relacionado à sessão, o desenvolvimento de habilidades por meio de educação técnica e laboratórios e oportunidades de networking.
De uma perspectiva técnica, as equipes abordaram questões como coletar informações dos participantes no momento da inscrição, acompanhar a presença e o engajamento, habilitar o Single Sign On e integrar a troca de informações entre a plataforma e os sistemas de back-end da IBM.
O desafio da escalabilidade era grande. As inscrições normalmente ocorrem de forma um tanto previsível para eventos físicos, subindo gradualmente nas semanas anteriores ao dia da abertura. Mas ninguém poderia prever a cadência e o volume de inscrições de um evento virtual.
Para se preparar, a RainFocus e a IBM realizaram testes de escalabilidade dos recursos de registro da plataforma RainFocus e de suas integrações com a infraestrutura da IBM. A RainFocus criou um recurso de lobby — uma sala de espera que era ativada quando as inscrições atingiam um limite — para lidar com o excesso de tráfego, configurando-o e realizando testes de carga para garantir que pudesse atender à demanda.
E então, depois de 46 dias, tudo estava pronto—e o verdadeiro teste começou.
A plataforma RainFocus, hospedada no IBM® Cloud híbrido, teve um desempenho perfeito durante toda a conferência. Em última análise, mais de 122.000 participantes se registraram — até 30.000 inscritos para o evento presencial de 2019. Foi uma conquista marcante. "O IBM® Think 2020 foi uma das maiores conferências online até hoje", diz Sherman. "Foi o primeiro de seu tamanho e foi convertido em midstream de um evento físico para um evento virtual — incrível!"
Esse grau de sucesso se traduz em uma comprovação poderosa do impacto que a tecnologia de marketing pode ter no resultado final de uma empresa. "Se você é CIO de uma grande corporação e está avaliando uma plataforma de marketing de eventos para implementar globalmente, você quer credibilidade séria nessa plataforma", diz Sherman. "Oferecer uma plataforma que possa ser independente da nuvem e ser totalmente executada na IBM® Cloud—e ter esse tipo de ambiente SaaS com a redundância e os recursos que desenvolvemos como resultado dessa colaboração — nos diferencia de qualquer outra pessoa em nosso setor." diz Sherman.
Um dos aspectos mais interessantes do formato virtual é a experiência personalizada que ele oferece aos participantes, oferecendo recomendações ao longo do caminho para o conteúdo, sessões e reuniões e oportunidades de colaboração. A experiência IBM® Think, por exemplo, foi honrada com os interesses e atividades de cada participante —essencialmente resultando em 122.000 eventos individuais do Think.
Juntas, a RainFocus e a IBM também atingiram uma meta crítica do projeto: criar um modelo de evento durante o IBM® Think 2020 que pudesse ser dimensionado para os mais de 600 eventos anuais da IBM. O modelo alivia a carga dos 300 gerentes de eventos regionais da IBM, fornecendo uma única plataforma de eventos centralizada com recursos pré-configurados que eles podem usar em seus próprios eventos.
A relação entre a IBM e a RainFocus continua prosperando. A migração para um ambiente 100% IBM® Cloud ainda está em andamento e seu lançamento está previsto para meados de 2021, após a conferência virtual IBM® Think 2021. Ambas as empresas continuam se impulsionando mutuamente a níveis cada vez mais altos de inovação. "A IBM realmente melhorou nosso jogo em termos de transmissão de dados quase em tempo real para sistemas de terceiros", diz Sherman. "Embora, neste caso, não se trate de um fornecedor separado, mas dos vários sistemas de TI, marketing e dados da IBM." À medida que as duas empresas unem forças para outra conferência virtual do IBM® Think, elas esperam apresentar as mais recentes conquistas de seu trabalho em equipe.
Fundada em 2013, a RainFocus (link reside fora de ibm.com) é uma plataforma de marketing de eventos de última geração criada desde o início para capturar, analisar e aproveitar uma quantidade sem precedentes de dados para eventos e conferências significativamente melhores. Como uma verdadeira plataforma SaaS, a RainFocus simplifica o registro de eventos, o gerenciamento de conteúdo e a ativação de expositores em experiências físicas, virtuais e híbridas, tudo a partir de uma única dashboard. A empresa está sediada em Lehi, Utah.
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Produzido nos Estados Unidos da América, maio de 2021.
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