De isolado para integrado — aprimorando a experiência de RH para funcionários em movimento

Como resultado, a equipe de RH do NUHS gerenciava dois sistemas de RH diferentes para toda a equipe em todas as entidades. Os relatórios eram complicadíssimos e exigiam muitas planilhas diferentes para cada relatório elaborado. Isso demandava muito tempo e esforço.

Os dois sistemas de RH isolados também dificultavam o envio de relatórios para o Ministério da Saúde e outras entidades governamentais. Como esses diferentes sistemas definiam informações ou campos de dados de forma muito diferente, era um desafio enviar qualquer informação ou estatística em um curto prazo.

Além disso, a experiência do usuário de RH precisava ser aprimorada. Os sistemas legados eram hospedados localmente sem acesso móvel. Portanto, os profissionais de saúde tinham que estar fisicamente presentes nos computadores do ambiente de trabalho central para acessar o sistema de RH ou entrar em contato com a equipe de RH para receber assistência. Os funcionários que estavam fora do local não podiam enviar pedidos ou solicitações de licenças, e os gerentes de RH externos não conseguiam realizar aprovações ou outras tarefas.

Após o reagrupamento, os executivos começaram a combinar os dois sistemas de RH em um único sistema baseado na nuvem, que também veio com um aplicativo móvel de RH para permitir o autoatendimento dos funcionários. O NUHS avaliou as várias opções e decidiu usar o SAP SuccessFactors, uma plataforma de SaaS projetada para ajudar as organizações a simplificar e automatizar os processos de RH. Ainda assim, havia preocupações sobre o tempo que essa transformação complexa levaria, pois o NUHS precisava que o sistema estivesse operante em menos de 12 meses.

Devido à complexidade de migrar dois sistemas legados de RH locais para a solução SAP SuccessFactors na nuvem, o NUHS buscou um colaborador de implementação com experiência em SAP e experiência no mercado de serviços de saúde pública de Singapura. Uma avaliação dos principais fornecedores levou à seleção da  IBM Consulting. Como integradora de sistemas, a IBM tinha experiência relevante e preços econômicos. O NUHS precisava de consultores que pudessem personalizar as coisas e fornecer uma solução que atendesse às necessidades deles, e a IBM entendeu esses requisitos.

Os serviços de consultoria da IBM SAP SuccessFactors trabalharam com o NUHS para desenvolver um plano de duas fases. A primeira fase foi focada em funções críticas de RH relacionadas à folha de pagamento, como registros de colaboradores, licença, reclamações e funções de aprendizagem. A segunda fase se concentrou em funções estratégicas de RH, como gestão de desempenho, remuneração, recrutamento, integração e planejamento de sucessão. Ferramentas e processos foram implementados para acessar a tecnologia mais recente por meio de atualizações na nuvem.

Um dos principais requisitos de negócios era manter os principais sistemas no local, incluindo o sistema de folha de pagamento com seus dados confidenciais. A IBM construiu a plataforma de nuvem SAP para integrar sem dificuldades as principais aplicações de folha de pagamento com as soluções de benefícios SaaS HR e PaaS. Isso permite que os funcionários acessem todas as aplicações necessárias em uma única página inicial.

A IBM também colaborou com a Synapxe, parceira de negócios do NUHS, para criar uma arquitetura perfeita e rica em segurança. Nela, o SAP Cloud Platform Integration, o SAP Cloud Connector, o SAP Web Dispatcher e o Enterprise Service Bus vincularam o sistema de folha de pagamento da SAP às aplicações de RH na nuvem.

Para permitir que os funcionários fizessem login com segurança, a IBM trabalhou em conjunto com a Synapxe, o órgão de HealthTech de Singapura, para implementar o SAP Identity Authentication Services com autenticação de dois fatores. O NUHS também usou o IBM Application Management Services for Hybrid Cloud para aumentar a eficiência operacional.

Quando a pandemia de COVID-19 chegou, a equipe de desenvolvimento fez a transição para o trabalho remoto. Tanto a IBM quanto o NUHS seguiram em frente, apesar de terem que suportar uma carga de trabalho operacional pesada relacionada à covid. Com a liderança e a orientação do diretor de RH do NUHS, o NUHS revisou o envolvimento e o treinamento dos funcionários para cumprir as medidas de distanciamento seguro e superar as restrições de separação.

As equipes do NUHS, Synapxe, SAP e IBM concluíram o projeto em apenas 10 meses, tornando o NUHS de Singapura o primeiro grupo de saúde a fornecer uma solução de RH baseada na nuvem com recursos de autoatendimento móvel.

Após entrar em operação em janeiro de 2021, a plataforma SAP SuccessFactors causou impacto imediato durante o primeiro mês. Mais de 13 mil funcionários do NUHS ou 92% de todos os usuários se conectaram à nova plataforma MyHR, e outros 12 mil funcionários ativaram os aplicativos móveis MyHR. Desde então, a taxa de aceitação de aplicativos móveis aumentou para mais de 90%.

Por meio do autoatendimento, o aplicativo móvel permite que funcionários e gestores enviem, visualizem e editem registros pessoais. Agora, os funcionários podem acessar, editar e imprimir seus próprios documentos a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso melhorou muito a produtividade do RH, pois os funcionários não precisam mais imprimir e entregar os documentos manualmente.

O NUHS obteve benefícios significativos da plataforma de RH SAP SuccessFactors. É um grande passo na entrega de serviços de RH mais ágeis e responsivos.

O acesso móvel e os recursos de autoatendimento proporcionam uma melhor experiência ao usuário. Com um único sistema em todo o grupo, o NUHS agora pode alinhar políticas e processos de RH em todas as instituições. A equipe técnica pode criar um único banco de dados de RH compartilhado para permitir a análise de dados e a tomada de decisões de RH. A equipe de negócios pode simplificar o fluxo de trabalho de RH, eliminando os processos manuais e a documentação. E a plataforma oferece suporte ao recrutamento, proporcionando uma experiência digital para os candidatos.

Além disso, com os novos e abrangentes dados de RH coletados, os gerentes de RH podem agora aproveitar as avançadas ferramentas de relatórios e análise de dados da plataforma, tornando os relatórios de orçamento e planejamento muito mais fáceis, já que os usuários podem gerar relatórios por conta própria, sem precisar da equipe de RH.

A nova plataforma também oferece economia de custos ao reduzir as licenças locais do software SAP. Além disso, os funcionários do NUHS estão economizando tempo devido à redução das curvas de aprendizado e à capacidade de testar novas funcionalidades com mais rapidez.

O National University Health System (NUHS) (link externo ao site ibm.com) visa transformar a forma como as doenças são prevenidas e gerenciadas, descobrindo suas causas, desenvolvendo tratamentos mais eficazes por meio de pesquisas colaborativas multidisciplinares e testes clínicos, além de criar melhores tecnologias e sistemas de prestação de atendimento em parceria com outros que compartilham os mesmos valores e visão.

As instituições do NUHS Group incluem o Hospital Universitário Nacional, o Hospital Geral Ng Teng Fong, o Hospital Comunitário de Jurong e o Hospital Alexandra; três centros nacionais de especialidades: Instituto Nacional do Câncer da Universidade de Singapura (NCIS), Centro Nacional do Coração da Universidade de Singapura (NUHCS) e Centro Universitário Nacional de Saúde Bucal de Singapura (NUCOHS); as Policlínicas da Universidade Nacional (NUP); Centro Médico Jurong; e três faculdades de ciências da saúde da NUS: Faculdade de Medicina Yong Loo Lin da NUS (incluindo o Centro de Estudos de Enfermagem Alice Lee), Faculdade de Odontologia da NUS e Faculdade de Saúde Pública Saw Swee Hock da NUS.

Com instituições membros sob uma estrutura de governança comum, o NUHS cria sinergias para o avanço da saúde ao integrar o atendimento ao paciente, a educação em ciências da saúde e a pesquisa biomédica. Como um sistema regional de saúde, o NUHS trabalha em estreita colaboração com parceiros de saúde e assistência social em Singapura para desenvolver e implementar programas que contribuam para uma população saudável e engajada na região ocidental de Singapura.

A Synapxe (link externo ao site ibm.com) é o órgão nacional de HealthTech que inspira a saúde de amanhã. O nexo da HealthTech: conectamos pessoas e sistemas para criar uma Singapura mais saudável. Juntamente com parceiros, criamos soluções tecnológicas inteligentes para melhorar a saúde de milhões de pessoas todos os dias, em todos os lugares. Reinvente o futuro da saúde conosco em www.synapxe.sg.