King Living Pty. Ltd.

Desafio de negócios

Após o recente crescimento global, a King Living Pty. Ltd. estava com dificuldades para compilar relatórios financeiros de rotina. E, com demasiada frequência, esses registros apresentavam números desatualizados.

Transformação

A empresa, trabalhando com a Octane, lançou uma plataforma de relatórios centralizada que reuniu dados financeiros e de ERP de vários departamentos e continentes.

Resultados

Caso do desafio de negócios

Se tornando global

Já reconhecida em toda a Austrália como a principal fonte de móveis para casa, a King Living capitalizou esse sucesso, ampliando suas operações globalmente nos últimos 18 meses e montando novos showrooms de móveis em Cingapura, Nova Zelândia, Malásia, Canadá e China.

E enquanto esse movimento consolidou a empresa como um protagonista global no mercado de móveis, ele criou uma série de desafios para a empresa, especialmente relacionados a relatórios de finanças de rotina.

“Tudo estava no Excel”, explica Tim Farag, Senior Business Analyst da empresa. “Mas o Excel não conseguir reter todas as informações de nossas transações. Tivemos que consolidar planilhas diferentes, converter de outras moedas para AUD. Demorava muito tempo para extrair as informações, e com tantas etapas manuais, havia diferentes armadilhas nas quais você poderia cair. Às vezes, não sabíamos se os dados que estávamos relatando eram confiáveis”.

“Tornou-se muito difícil fornecer um retorno rápido nas informações solicitadas pelo nosso proprietário e CEO”, acrescenta Rajnesh Prasad, chefe global de finanças da King Living. “Nós preparamos pacotes de gerenciamento mensais para nossos executivos. Relatamos a respeito dos setores de manufatura e vendas. E toda vez que havia uma pequena mudança, tínhamos que executar novamente todas as nossas consultas”.

Para gerenciar de uma forma melhor este crescimento e reforçar seus recursos de previsão e de orçamento, a firma começou a procurar uma nova plataforma de relatório. “Precisávamos de uma ferramenta que pudesse medir o desempenho e fornecer os dados que nossa equipe de gerenciamento precisava para tomar as decisões certas”, esclarece a Farag. “Precisávamos ser capazes de responder a perguntas, como se deveríamos abrir uma nova loja ou showroom em um determinado país, em um determinado local. Ou adiamos devido ao desempenho atual?”

Casos de transformação

Quantidades conhecidas

Depois de considerar várias opções, a King Living rapidamente optou por padronizar seus esforços de relatórios de funções administrativas de apoio no software IBM Planning Analytics.

“Queríamos ter uma fonte confiável”, explica Prasad. “Somos uma empresa global agora, e precisávamos de uma visualização global do nosso negócio. Eu trabalhei com o Planning Analytics antes. É uma ferramenta mundialmente conhecida em finanças, e eu sabia que ela poderia nos proporcionar o que precisávamos”.

E para configurar a nova arquitetura de relatório, a Prasad recorreu a outra parte confiável, os especialistas em inteligência de negócios do Parceiro de Negócios IBM, a Octane Software Solutions. “Eu havia trabalhado com ela antes também”, ele explica. “E a Octane entendeu nossas necessidades e o nosso negócio de forma bem rápida. Eu sabia que com eles, nós obteríamos a economia e a qualidade que esperamos”.

A equipe da Octane começou com uma série de workshops de descoberta para entender melhor os processos e os requisitos existentes do cliente. E a partir dessas discussões, a Octane desenvolveu um plano para automatizar várias tarefas comuns e aperfeiçoar os esforços de relatório.

Além de implementar o software IBM, a Octane também criou um dashboard de vendas que oferece uma visão direta na plataforma SAP ERP atualizada recentemente da empresa, permitindo que o negócio planeje relatórios regulares ou gere consultas ad hoc que possam analisar e organizar dados de diversas formas.

“Você pode analisar a partir de qualquer ângulo que desejar”, acrescenta Farag. “Por produto. Por categoria. Temos pacotes de relatórios de vendas que podem comparar locais, metragem quadrada, tráfego de pedestres. Temos os relatórios de folha de pagamento, então podemos visualizar horas semanalmente até ao nível de por pessoa”.

Ele continua: “Temos o relatório ad hoc. Podemos realizar drill down em tudo por dia, semana, mês, ano. Todas aquelas coisas financeiras legais que gostamos de ver. E podemos aplicar isso ao nosso processo de orçamento, que também envolve o Planning Analytics. Podemos comparar o que estamos fazendo atualmente com relação ao que fizemos no passado”.

Casos de resultados

Os dados corretos. Agora mesmo.

Esses esforços de relatório aperfeiçoados tornaram as informações muito mais prontamente disponíveis para os principais tomadores de decisão e reduziram as cargas de trabalho associadas. “Por exemplo,” cita Prasad, “preparamos um ROI por relatório de pessoal, que costumava nos levar semanas para preparar. Agora é feito em algo em torno de cinco minutos”.

“Da mesma forma”, acrescenta Farag, “o pacote de relatórios mensais que vai para o nosso CEO é agora feito por meio do Planning Analytics. Antes, ele levava talvez três dias, se tudo corresse bem. E não eram dados em tempo real. Agora, leva certa de meio dia para colocar tudo nele. E são dados em tempo real, então uma mudança de última hora pode ser atualizada rapidamente”.

Ele continua: “Isso nos dá mais tempo para analisar os números em vez de apenas prepará-los. E com o software IBM, podemos estar mais confiantes de que os números que estamos vendo estão certos”.

E com seus dados globais de finanças e de ERP mais facilmente acessíveis e digestíveis, a King Living está mais bem preparada para discussões relacionadas à previsão, ao planejamento orçamentário e ao crescimento.

“A Octane nos deu exatamente o que queríamos”, conclui Prasad. “Agora com o Planning Analytics, podemos obter as finanças consolidadas de todo o grupo em uma página com o pressionar de um botão”.

King Living Pty. Ltd.

Fundada em 1977, a King Living (link externo à ibm.com) é reconhecida como uma das principais designers de móveis e varejistas na Austrália. A empresa, especializada em mobília moderna para casa, é sediada em Sydney e atualmente opera 15 showrooms em todo o país. Nos últimos anos, a empresa também estabeleceu showrooms globais em Cingapura, Malásia, Canadá, China e Nova Zelândia.

Sobre a Octane Software Solutions

A Octane (link externo à ibm.com) fornece soluções líderes de gerenciamento de desempenho e de inteligência de negócios para a região Ásia-Pacífico. A empresa, com sede em Sydney, Austrália, também oferece serviços relacionados de consultoria, treinamento e verificação de funcionamento.

Componente da solução

• Planning Analytics

Dê o próximo passo

Para saber mais sobre a solução da IBM apresentada neste caso, entre em contato com o representante IBM ou com o IBM Business Partner.

Para saber mais sobre suas soluções de inteligência de negócios e o que a Octane Software Solutions pode fazer por você, visite: Octane (link externo à ibm.com).