Com vários depósitos da BWG Foods enviando produtos para lojas em sua rede, a empresa descobriu que os processos de orçamento e relatórios de vendas se tornaram cada vez mais complexos. Como poderia aperfeiçoar esses processos?

Trabalhando com a IBM Business Partner ProStrategy, a BWG Foods atualizou a tecnologia que apoiava suas atividades analíticas com a IBM Planning Analytics, fornecendo relatórios mais rápidos, simples e precisos.

Quando você administra uma rede de lojas de conveniência com diversas bandeiras, acompanhar o desempenho das vendas de cada loja e gerar orçamentos anuais precisos pode se tornar difícil à medida que o negócio cresce. Sem uma maneira conveniente de analisar os dados financeiros, você corre o risco de deixar de lado insights valiosos que poderiam orientar a tomada de decisões estratégicas.

A BWG Foods, uma das principais empresas de varejo e atacado de alimentos da Irlanda, opera uma variedade de lojas de conveniência na Irlanda e no sudoeste da Inglaterra, incluindo Londis, MACE, SPAR e EUROSPAR. Com a introdução de mais lojas no grupo da empresa por meio de aquisições, o departamento financeiro enfrentou pressão adicional para criar orçamentos e relatórios de vendas ultragranulares de forma rápida.

Tim O'Leary, gerente de MIS da BWG Foods, explica: "Cada entidade em nossa rede não só vende comida, vinhos, destilados e outros bens de consumo de rápido giro [FMCGs] diretamente aos clientes, eles também compram produtos de múltiplos canais, como nossa rede de caixa e transporte e centro de distribuição nacional. Para obter uma visão precisa do desempenho de cada loja e gerar orçamentos confiáveis, precisamos distinguir os diferentes tipos de vendas feitas por cada loja e marca de conveniência. Conforme introduzimos novas marcas em nosso grupo, isso se tornou cada vez mais complexo e demorado."

A BWG Foods descobriu que a solução de análise usada para dar suporte às atividades de orçamento e geração de relatórios de vendas não forneceu mais a flexibilidade e o desempenho necessários para fornecer informações rápidas e confiáveis aos principais tomadores de decisão.

Tim O'Leary continua: "Como nossa solução de análise existente oferecia recursos de automação limitados, muitas vezes tínhamos que trabalhar até tarde da noite durante nosso ciclo de orçamento anual. Uma proporção significativa desse tempo muitas vezes seria gasta concluindo tarefas que tinham o potencial de serem automatizadas, como a criação de perfis de despesas gerais e o agendamento de orçamentos."

Lorton Sherlock, contador sênior da BWG Foods, acrescenta: “Como nossa solução de análise existente era altamente personalizada de acordo com nossas necessidades, eu era o único membro da equipe financeira que estava realmente confortável em adaptá-la, corrigi-la e atualizá-la. Queríamos uma solução que mitigasse o risco de depender de pessoal essencial para o serviço.”

Com o IBM Planning Analytics dando suporte a todas as atividades de gestão de desempenho financeiro, a BWG Foods acelerou o processo orçamentário, eliminou sua dependência de de pessoal essencial para o serviço e automatizou a geração de relatórios importantes.

"Com nosso sistema anterior, precisávamos de semanas para concluir um ciclo de orçamento, mas agora podemos concluir esse processo em questão de dias e sem precisar trabalhar à noite e nos fins de semana", diz Tim O'Leary. "Graças ao IBM Planning Analytics, economizamos mais de 240 horas no processo de orçamento e mais de oito horas por semana nos relatórios de vendas. Isso facilitou muito a vida de nossa equipe de orçamento e relatórios e liberou mais tempo para nos concentrarmos na otimização de nossos relatórios.

Os recursos de automação inteligente da solução IBM permitem que a BWG Foods obtenha muitas dessas economias de tempo. Por exemplo, a empresa economiza uma quantidade significativa de tempo porque o IBM Planning Analytics automaticamente e instantaneamente agenda suas despesas gerais, um processo que anteriormente levava até algumas semanas para cada ciclo de orçamento. Da mesma forma, automatizar os processos de ETL entre o Planning Analytics e os outros sistemas financeiros e de relatórios da empresa reduziu significativamente a carga de trabalho da equipe financeira.

Sherlock acrescenta: "Além de podermos gerar orçamentos e relatórios de vendas com muito mais rapidez, também observamos uma grande melhoria na precisão. Desde o início da utilização do Planning Analytics, nunca foi necessário enviar correções para um relatório."

Ao equipar os usuários corporativos da BWG Foods com uma interface muito mais fácil de usar, a empresa também reduziu os riscos e fortaleceu seu planejamento de continuidade dos negócios. O sistema Planning Analytics é mais estruturado do que o sistema antigo da empresa, orientando os usuários por meio de um processo passo a passo para concluir cada fluxo de trabalho, portanto, é necessário muito menos conhecimento especializado.

Tim O'Leary conclui: "Graças ao IBM Planning Analytics, conseguimos aperfeiçoar significativamente nossos processos de geração de relatórios e orçamentação e obter uma visão altamente detalhada do desempenho de cada uma de nossas marcas de conveniência e lojas individuais. Com essa capacidade de entregar relatórios precisos, detalhados e pontuais, podemos capacitar os principais tomadores de decisão na BWG Foods para criar estratégias de desenvolvimento de negócios fundamentadas em dados para apoiar o crescimento futuro."

A BWG Foods UC (link externo ao ibm.com) faz parte do BWG Group, uma empresa líder de distribuição de varejo e atacado que opera na República da Irlanda e no Reino Unido.A BWG possui e opera diversas marcas de varejo líderes com mais de 1.400 lojas SPAR, EUROSPAR, MACE, Londis e XL atendendo comunidades locais em parceria com varejistas independentes.A BWG também possui e opera marcas de atacado líderes irlandesas como BWG Foodservice e Value Centre Cash & Carry.O Grupo BWG detém uma estimada participação de 12% no mercado geral de varejo de alimentos na Irlanda, e uma participação de 40% no mercado de varejo de conveniência.