Descubra processos mais rápidos e maior produtividade, apesar das rápidas mudanças nas regulamentações
O BBVA Argentina melhora suas operações de comércio exterior usando o IBM Process Mining
Quando a economia de uma grande nação depende do seu trabalho, já existe grande pressão para alcançar a eficiência enquanto mantém a estrita conformidade regulamentar. Mas e se os regulamentos mudam de repente? E depois mudam novamente. E mais uma vez. Este foi o cenário apresentado ao BBVA Argentina, e o banco encontrou uma maneira de lidar com as constantes mudanças e acelerar seus processos.
O comércio exterior é um dos principais componentes da economia argentina. Em 2021, as importações e exportações combinadas representaram 45% do PIB (Produto Interno Bruto) do país, de acordo com INDEC (PDF 1,09 MB) (link externo à ibm.com), o Instituto Nacional de Estatística e Censo da Argentina. E o BBVA, o mais antigo banco privado do país, é um impulsionador líder nas transações de comércio exterior da Argentina.
Por isso, quando a pandemia de COVID-19 e a guerra na Ucrânia precipitaram mudanças econômicas rápidas em todo o mundo, levando o Banco Central da Argentina a implementar novas regulamentações de emergência sobre comércio exterior, o BBVA e seus concorrentes tiveram muito pouco tempo para se adaptarem.
"Tivemos muitas modificações em nossos processos, provocados pelas mudanças nas regras de comércio exterior e pela pressão governamental no país", explica Leonardo Rojas, Head of Operations do BBVA Argentina. Em um dia típico, os analistas da equipe de Operações de Comércio Exterior do banco processam mais de 400 transações relacionadas ao comércio, muitas delas para clientes corporativos e algumas com valores na casa dos milhões de dólares. Os novos regulamentos exigiram que as empresas apresentassem documentação e justificativas adicionais, antes que pudessem fazer pagamentos no exterior, o que, por sua vez, levantou a necessidade de inúmeros novos processos de controle para o BBVA.
Os volumes de transação de comércio exterior tiveram
20% de aumento
devido a maior produtividade e melhor distribuição de carga de trabalho
Os tempos de transação foram reduzidos em
> 70%
melhorando o atendimento ao cliente
Os processos eram tão novos, que precisavam ser conduzidos manualmente. O tempo geral de processamento de transações saltou para cinco ou seis dias, quando o BBVA queria limitá-lo a dois dias. “As operações comerciais internacionais são realizadas com dólares americanos,” explica Rojas. "A taxa de câmbio entre dólares americanos e pesos argentinos oscila tanto que é muito importante concluir a operação rapidamente,” explica Rojas. "Para cada dia gasto trabalhando no processo, os custos para o cliente podem aumentar devido às variações de taxa de câmbio.”
E aumentar o número de funcionários não era uma opção viável. "Aplicar controles mais complexos significava mais carga de trabalho para a equipe", diz Rojas, "mas adicionar mais analistas resultaria em custos operacionais mais altos e comissões mais altas para nossos clientes. O mercado para analistas de comércio exterior é escasso, e esse é um perfil altamente demandado."
Rojas e o colega de trabalho Maurício Vidaurrázaga, Head of Business Execution and Process Engineering, queriam tentar recuperar as eficiências com a otimização de processos. Eles suspeitavam que o retrabalho não intencional ocorria enquanto a equipe executava todas as verificações e controles recém-obrigatórios em cima de seus processos tradicionais. Mas eles precisavam de uma maneira de identificar exatamente onde isso estava acontecendo.
O principal objetivo era reduzir o tempo de comercialização. Demorava cerca de cinco a seis dias para processar uma transação de comércio exterior... porém precisávamos encurtar isso para não mais do que um a dois dias.
Leonardo Rojas
Head of Operations, BBVA Argentina
Como a clareza do processo ajuda a eliminar o retrabalho e os gargalos
Em novembro de 2021, Rojas e Vidaurrázaga lançaram o Projeto de Reengenharia do Processo de Comércio Exterior do BBVA e testaram diversas ferramentas para a mineração de processos. Uma demo do software IBM® Process Mining os convenceu de que eles encontrariam a sua solução, e eles engajaram a equipe IBM Customer Success para ajudar na implementação do software na IBM® Cloud a fim de evitar quaisquer restrições de hardware no banco. As equipes IBM e BBVA também colocaram o software IBM Process Mining na plataforma Red Hat® OpenShift® em contêineres.
Como primeiro passo no projeto de reengenharia, Rojas, Vidaurrázaga e a equipe obtiveram os logs de eventos do sistema de comércio exterior do BBVA a partir da equipe de TI do BBVA e alimentaram os dados na ferramenta de Mineração de Processos, gerando um mapa visual dos processos de comércio exterior que mostrava cada passo e indicava os fluxos de processos, tanto os típicos quanto os atípicos. A análise de dados da ferramenta também forneceu estatísticas sobre o consumo de tempo e a eficiência de processos e ofereceu recomendações para melhorias.“Nós suspeitávamos que havia muito retrabalho, mas não sabíamos exatamente onde ou quando, ou o quanto de impacto estava ocorrendo,” relembra Vidaurrázaga. “A Mineração de Processos nos permitiu colocar dados reais à nossa percepção. Nós pudemos realmente consultar quando e onde as equipes estavam repetindo tarefas, e também pudemos quantificar o impacto e começar a analisar as causas raiz.”
Podemos processar 20% mais transações, sem deixar de atender a todos os requisitos regulamentares e sem aumentar a equipe.
Leonardo Rojas
Head of Operations, BBVA Argentina
Eles também revelaram gargalos. Um dos principais estava relacionado a uma etapa do processo que dependia de um serviço de verificação do Banco Central disponível apenas entre 8h e 17h. O BBVA mediu o impacto dessa restrição e reordenou as tarefas do processo para minimizar o número de verificações que eram transferidas para o dia seguinte.
E eles usaram a ferramenta para alinhar melhor os processos ao comportamento da demanda. Como explica Rojas: “Nós vimos com mais clareza que a chegada de novas operações apresentava uma curva de comportamento que seguia o horário de funcionamento das empresas clientes. É normalmente baixa no início da manhã, aumenta a partir das 10:00 até o meio-dia, permanece alta até as 15:00 e depois declina. Isso nos ajudou a projetar uma melhor distribuição da carga de trabalho na equipe."
Impulsionando a produtividade e a capacidade sem aumentar o número de funcionários
Toda essa análise de processo poderia ter levado semanas, se a equipe BBVA tivesse tentado executá-la manualmente. Em vez disso, levou uns dois dias, e automaticamente gerou insights que o banco usou para fazer melhorias valiosas.
O BBVA reduziu o tempo de processamento das transações de comércio exterior em mais de 70%, de cinco ou seis dias para um ou dois. "Também ganhamos em termos de produtividade da equipe", diz Rojas. "Podemos processar 20% mais transações, sem deixar de cumprir todos os requisitos regulamentares e sem expandir a equipe."
E se os regulamentos mudarem novamente amanhã, o BBVA estará preparado. “Com o que está acontecendo na economia e contando com a capacidade de acompanhar todas as mudanças, o IBM Process Mining foi essencial para nossos clientes e para nós, no contexto em que a aquisição e a taxa de câmbio mudam todos os dias. Podemos analisar processos mais rápido do que nunca,” diz Rojas.
O BBVA continuará a aplicar o IBM Process Mining para identificar oportunidades de ganho em eficiência, e não apenas no comércio exterior. “Estamos recebendo solicitações de outras equipes,” diz Vidaurrázaga. “Elas querem fazer o que nós fizemos.”
Sobre o BBVA Argentina
Fundado em 1886 em Buenos Aires, BBVA Argentina (link externo à ibm.com) é o mais antigo banco privado da Argentina. É uma subsidiária do Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A., seu principal acionista desde 1996. O BBVA Argentina oferece bancos corporativos e de varejo a uma imensa base de clientes, desde indivíduos e especialistas até grandes empresas.
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