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Estudos de caso
ANAS S.p.A.
ANAS S.p.A.
Contribuindo para a segurança das estradas na Itália ao facilitar o acesso rápido a informações essenciais.
A ANAS adotou um sistema eletrônico de gerenciamento de conteúdo, com base nas soluções IBM Filenet Content Manager e IBM Content Navigator, incluindo sistemas especializados para engenharia, aquisições e TI.
A ANAS S.p.A. trabalha em grandes projetos de construção que envolvem grandes quantidades de informações. Para garantir o acesso rápido a arquivos importantes, a empresa queria uma alternativa mais inteligente aos processos baseados em papel.
A ANAS adotou um sistema de gerenciamento de conteúdo eletrônico, com base no IBM Filenet Content Manager e nas soluções IBM Content Navigator, incluindo sistemas especializados para engenharia, aquisições e TI.
Resultados
projetos e aprovações ao acelerar o acesso a arquivos relevantes
e aumenta a produtividade dos funcionários ao promover o compartilhamento de informações entre departamentos.
às necessidades de cada departamento, evitando o custo de redesenhar processos de negócios.
Trilhas de papel complexas
A ANAS é responsável por construir, manter e atualizar a extensa rede de estradas e autoestradas que mantêm a Itália em movimento. Garantir que milhares de cidades e municípios permaneçam conectados em meio ao terreno desafiador da Itália exige trabalho de manutenção constante. Em paralelo, o ANAS também impulsiona projetos para criar novas ligações de transporte entre os locais mais remotos da Itália.
Maurizio Biccellari, chefe do Management and Document Systems da ANAS, explica: "Muitas das características que tornam a Itália um país tão bonito também a tornam extremamente desafiadora do ponto de vista da engenharia." Devido aos numerosos rios, vales e regiões montanhosas, projetos para construir ou reparar estradas requerem equipes de engenheiros, arquitetos e topógrafos, bem como diversos fornecedores especializados.
Os projetos de construção e manutenção da ANAS dependem de uma enorme quantidade de dados, desde os planos dos engenheiros e contratos de aquisição até os processos de registro de gerenciamento. Para gerenciar seus processos de engenharia e uma extensa rede de fornecedores, a organização anteriormente dependia de processos manuais baseados em papel. No entanto, essa abordagem significava que era difícil controlar formulários e arquivos, especialmente em projetos com vários stakeholders e fluxos de trabalho.
Biccellari continua: "Para realizar seu trabalho, nossa equipe e fornecedores precisam acessar desenhos e planos de engenharia, documentos de aquisição, procedimentos de qualidade, instruções de operação, correspondência da equipe e muito mais." Atualmente, temos quase 12 milhões de documentos arquivados em nossos sistemas, que talvez nossos usuários precisem ver a qualquer momento. Se nosso pessoal não puder acessar as informações necessárias de forma oportuna, isso aumenta o risco de atrasos no projeto, o que tem o potencial de aumentar substancialmente nossos custos.
Abrindo caminho para o gerenciamento de conteúdo especializado
Para introduzir níveis mais elevados de eficiência em sua abordagem ao gerenciamento de conteúdo, a ANAS selecionou o IBM Filenet Content Manager e o IBM Business Automation Workflow.
Biccellari observa: "Já contávamos com soluções da IBM para armazenar nossos 12 milhões de documentos, e nossas experiências positivas trabalhando com a IBM nos deram a confiança de que receberíamos o suporte de alta qualidade e responsivo que desejávamos.
Durante todo o processo de implantação, a equipe da IBM foi extremamente
útil, e sua experiência nos permitiu implementar e personalizar rapidamente a solução."
Depois de firmar parceria com a IBM para desenvolver um sistema de gestão de documentos de engenharia para apoiar as operações de seu negócio, a ANAS decidiu estender a solução para outras partes da organização. Ao implementar o IBM Content Navigator, a ANAS aprimorou sua solução com uma interface intuitiva e fácil de usar, permitindo que usuários não técnicos encontrem rapidamente as informações de que precisam.
Atualmente, a organização usa o IBM Content Manager para aumentar muitos de seus sistemas de registro. Isso inclui seu sistema oficial de gerenciamento de registros, o P-ANAS. A solução também está integrada com seus sistemas de gestão de documentos de projeto (PDM) para equipes de engenharia, construção e TI, bem como sua plataforma de gestão de contratos de aquisição (PCM).
"A interface do Content Navigator é extremamente fácil de configurar, o que nos permite adaptá-la às diferentes necessidades de cada departamento," explica Biccellari: "Por exemplo, personalizamos bastante a experiência do usuário para nosso departamento de compras, permitindo que a equipe continue a adotar a solução sem alterar seus processos de negócios."
No caminho para o sucesso
Com um sistema de gerenciamento de conteúdo baseado em soluções IBM, a ANAS atingiu seu objetivo de otimizar seus processos, economizando tempo e ajudando a conter custos operacionais.
"Graças ao IBM Content Manager, podemos trocar nossos planos de engenharia com os órgãos de aprovação apropriados com o toque de um botão, eliminando o custo e a complexidade de embaralhar o papel para frente e para trás", explica Biccellari.
Ele acrescenta: "A solução IBM também está nos ajudando a acelerar nosso processo de aquisição interna. Na TI, reduzimos significativamente o processo de aprovação, o que nos ajuda a implementar serviços inovadores para a empresa em tempo hábil. Nossos funcionários adoram a facilidade de uso da nova solução e não recebemos nada além de feedback positivo."
Graças aos recursos de gerenciamento de acesso detalhado, ANAS pode garantir que os documentos sejam acessíveis às pessoas que trabalham em vários departamentos quando necessário. Por exemplo, os documentos de engenharia são armazenados no sistema de gestão de documentos de engenharia, mas podem ser acessados através do sistema de gestão de documentos de aquisição durante um processo de licitação.
“A forte integração entre nossos repositórios de gerenciamento de conteúdo nos permite apoiar a tomada de decisões rápida e eficaz sem comprometer nossas rigorosas políticas de segurança da informação”
Diz Biccellari.
Com base no sucesso da solução, ANAS planeja utilizar a capacidade de gerenciamento de recursos dentro do IBM Business Automation Workflow para otimizar seus processos de contas a receber e a pagar.
Biccellari conclui: "Conduzir nossos projetos de construção de forma eficaz é crucial para manter a Itália em movimento. Graças às nossas soluções de gerenciamento de conteúdo da IBM, estamos em uma posição sólida para introduzir níveis ainda mais elevados de eficiência em nossas operações.""
ANAS (link externo ao site ibm.com) projeta, constrói e opera a rede rodoviária nacional da Itália, gerenciando mais de 30.000 km de estradas e autoestradas. A empresa emprega 6.000 pessoas, incluindo engenheiros, arquitetos e pesquisadores. Com sede em Roma, tem 38 escritórios em toda a Itália.
Legal
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Produzido nos Estados Unidos da América, fevereiro de 2019.
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