ما هو النظام المتكامل لإدارة مكان العمل؟

يستخدم نظام IWMS قاعدة بيانات مركزية لتبسيط العمليات ودمجها. لذلك، لم تعد المنظمات بحاجة إلى استخدام أنظمة وحلول برمجية متعددة ومتفرقة - مثل برامج إدارة المرافق، وأدوات إدارة الموارد البشرية، وبرامج تخطيط موارد المؤسسة - لإدارة أعمالها.

عرَّفت شركة Gartner المصطلح لأول مرّة في عام 2004، وتعتبر أن أنظمة إدارة مكان العمل المتكامل (IWMS) هي منصات تدمج المجالات الوظيفية التالية:

• إدارة العقارات والممتلكات (مثل المحاسبة على الإيجار وإدارة عقود الإيجار)
• إدارة المشاريع الرأسمالية (مثل تخطيط رأس المال وإدارة التكاليف والموارد)
• إدارة المرافق (مثل إدارة المساحات واستغلالها وإدارة عملية النقل)
• إدارة العمليات والصيانة (مثل إدارة الأصول وإدارة الموردين)
• الاستدامة وإدارة الطاقة (مثل تتبع انبعاثات الكربون وقياس استهلاك الطاقة)

يوفر نظام IWMS الشامل بيانات ومقاييس تتعلق بجوانب متعددة من إدارة محفظة العقارات والمرافق، مثل تكاليف التشغيل، واستهلاك الطاقة، وإدارة الصيانة، ومخططات الطوابق، وغير ذلك. ثم يقوم بعد ذلك بدمج البيانات لتوفير رؤية شاملة لمحفظتك العقارية ومرافقك بالكامل. يساعد استخدام هذه البيانات منظمتك على تقليل النفقات والتكيف بسرعة مع المتطلبات المتغيرة لشاغلي المباني واتخاذ قرارات أكثر دقة بشأن مساحات العمل وتحقيق أهداف الاستدامة.

يعتمد نظام IWMS على وظائف تقنيات مثل برنامج إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) وبرنامج نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS). برنامج إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر مصمم للمساعدة على إدارة وصيانة جميع جوانب البُنى التحتية المادية بما في ذلك أنظمة الحجز وإدارة الطاقة. وبالمثل، يستخدم برنامج نظام إدارة الصيانة المحوسبة البيانات لتحسين جميع وظائف إدارة الأصول وعمليات صيانة المرافق بما في ذلك المعدات والبنية التحتية والأصول الثابتة الأخرى. على الرغم من أن المؤسسات قد تستخدم العديد من حلول CAFM وCMMS لإدارة العمليات، فإن هذه الحلول غير مترابطة ولا يمكنها تبادل المعلومات، ما قد يؤدي إلى حدوث فجوات في البيانات وانعدام كفاءة الأنظمة.

تجمع منصة أنظمة إدارة مكان العمل المتكامل (IWMS) بين تقنيات إدارة المرافق الحاسوبية (CAFM) ونظام إدارة الصيانة الحاسوبية (CMMS) في منصة واحدة، ما يوفِّر رؤية موحدة للأصول عبر محفظتك العقارية ويظهر كيفية تفاعلها وتأثيرها في بعضها.

تنظم أنظمة IWMS البيانات في قاعدة بيانات مركزية واحدة، ما يحسن عملية صنع القرار ويحقق وفورات في التكاليف. في الواقع، تشير الأبحاث إلى أن حلول IWMS يمكن أن تحسن كفاءة استخدام المرافق بنسبة 39.3% وتقلل من تكاليف صيانة المرافق بنسبة 15.2%.^.1

من خلال لوحات المعلومات المدمجة وتطبيقات الأجهزة المحمولة وواجهات المستخدم القوية والمرنة، توفر IWMS أيضًا رؤية واضحة لمحفظة العقارات الخاصة بالشركات. كما تجعل تعزيز الكفاءة التشغيلية وتحسين العمليات التجارية ممكنًا عبر الإجابة بسهولة على أسئلة مثل: هل نستخدم المساحات بشكل صحيح؟ هل حان موعد صيانة نظام التدفئة والتبريد؟ ما هي عقود الإيجار المستحقة للتجديد؟

كما يضيف نظام IWMS طبقة من الأتمتة بين الوظائف المختلفة، وهي ميزة لا يمكن تحقيقها باستخدام حلول متعددة. تساعد الأتمتة على تقليل التدخل اليدوي والعمليات المتكررة والبيانات غير الدقيقة. على سبيل المثال، تعمل حلول IWMS على أتمتة متابعة عمليات صيانة المباني والأصول وتقييمها وإصدار أوامر العمل تلقائيًا عند الحاجة. تساعد هذه الإمكانات على تقليل التكاليف عن طريق تقليل المدة بين التقييم واكتشاف المشكلة وحلها. تساعد المعالجة السريعة للمشكلات المتعلقة بالمرافق ومساحات العمل على تحسين سلامة تلك المرافق وراحة موظفيها وشاغليها وبيئة العمل.

من خلال تحسين إدارة العقارات والمرافق الذي يوفره برنامج IWMS، يمكنك:

إدارة المساحات أصبحت أولوية متزايدة للعديد من المنظمات. في بعض الأحيان، يصبح العمل ومساحات العمل تجربة بقدر ما هي مكان فعلي. حتى مع انتشار بيئات العمل غير التقليدية، مثل الترتيبات الهجينة وأماكن العمل الرقمية والعمل عن بُعد،لا يزال بناء مساحة مكتبية آمنة ومريحة مع هواء نقي وأساليب تنظيف قوية وإجراءات أمنية متينة أمرًا ضروريًا.

لكن تنفيذ هذه التغييرات يتطلب تقنيات متطورة باستمرار وقد تتطلب، في كثير من الحالات، تحديثا كبيرًا في البنية التحتية. على الرغم من التحديات التي تشمل البنية التحتية المتقادمة، التكاليف، والاحتياجات المتغيرة، وجدت IDC أن "88% من المؤسسات قد استثمرت أو تخطط للاستثمار لتحديث المساحات المادية لتكون أكثر ملاءمة لنماذج العمل المرنة." وأضاف التقرير أنه "بحلول عام 2025، سيتم نشر تقنيات المرافق الذكية في 90% من المباني التجارية الجديدة أو المشاريع التي تخضع للتجديد لدعم أماكن العمل المرنة وتحسين تجربة الشاغلين وأداء العمليات بشكل مستدام."³

في ظل تطور التقنيات ودمج المزيد من أجهزة إنترنت الأشياء (IoT) في حلول نظام IWMS، قد يصبح تطبيق المزيد من الأتمتة ممكنًا. وقد يؤدي دمج تقنيات الاستجابة التلقائية للطلب إلى زيادة أتمتة المباني لتحسين استخدام الطاقة خلال أوقات ذروة الطلب، ما يساعد بشكل أكبر على تقليل استهلاك الطاقة وتكاليفها. إذا تم دمجها مع معدلات الإشغال في الوقت الحقيقي، فيمكن تخصيص إستراتيجيات تقليل الأحمال وفقًا للاحتياجات المحددة وتعديلها حسب الظروف المتغيرة.

يتسم سوق أنظمة إدارة مكان العمل المتكامل العالمية بالتزايد، وتتزايد معه أيضًا أساليب البناء، وممارسات إدارة المرافق، ومتطلبات الشاغلين بشأن الاستدامة كل عام. والاستفادة من القدرات المتزايدة المدمجة في الذكاء الاصطناعي ودمج صناعة إنترنت الأشياء في منصات أنظمة إدارة مكان العمل المتكامل يُتيح للمؤسسات تمكين الأتمتة الذكية والممارسات الاستباقية في المستقبل.