ما المقصود بسير العمل الرقمي؟

بشكل عام، إنها طريقة منمقة للقول بأنك تستخدم أجهزة الكمبيوتر والتقنية في العمل وتستفيد من جميع الخصائص من مكان العمل لإنجاز المهام. يتم تنفيذ سير العمل اليدوي يدويًا، بدون أجهزة كمبيوتر وبرامج.

بمجرد أن تقوم مجموعة ما برقمنة سير العمل، فغالبًا ما يتم أتمتته لتقليل التدخل البشري أو القضاء عليه. وفي كثير من الأحيان، يساعد هذا الانتقال إلى سير العمل الرقمي في جعل العمليات أكثر كفاءة ويوفر الوقت للموظفين للتركيز على الأعمال ذات القيمة الأعلى.كما يمكن أن يكون سير العمل الرقمي بسيطاً مثل إرسال فاتورة بصيغة PDF بالبريد الإلكتروني إلى العميل بدلاً من إرسال فاتورة ورقية بالبريد، أو معقداً مثل أتمتة عملية تأهيل الموظفين الجدد بشكل كامل.

منذ تفشي جائحة كوفيد-19، أصبح سير العمل الرقمي شائعًا بشكل متزايد - ولا غنى عنه - مع تحول المؤسسات إلى العمل عن بعد. في تقرير من رؤى، أفادت شركة الأبحاث أن واحدًا من كل ثلاثة من المستجيبين المشمولين بالاستطلاع أكدوا إنهم سيتركون وظائفهم إذا لم يعد العمل عن بعد خيارًا. في استطلاع أجرته شركة Statista، أكد أكثر من 60% من الأشخاص المشمولين بالاستطلاع أنهم يعملون بالفعل في مكان يتمتع فيه العاملون بخيار العمل من المنزل.

في عالم الأعمال الحديث، أصبحت مهام سير العمل الرقمية الآن شائعة مثل مهام سير العمل اليدوية التي سبقتها.

تُستخدم مهام سير العمل الرقمية لتحسين العمليات في مجموعة واسعة من القطاعات وحالات الاستخدام. تتضمن بعض الأمثلة على سير العمل الرقمي ما يلي:

في العملية اليدوية، يجب تحليل السير الذاتية لمقدم الطلب يدويا، الأمر الذي قد يستغرق وقتا طويلا. وباستخدام برنامج الأتمتة، يمكنك تعيين مرشحات لكلمات رئيسية محددة للمساعدة في تحديد أفضل المتقدمين للانتقال إلى المرحلة التالية من العملية.

يتيح التسليم المستمر إمكانية إضافة كود جديد في برنامج يجتاز فحوصات الجودة الآلية إلى قاعدة الكود، ثم دفعه إلى الإنتاج. يأخذ التكامل المستمر جميع التغييرات الجديدة في الكود ثم يجمعها تلقائيًا مرة أخرى في قاعدة الكود الرئيسية. سيتطلب إجراء تغييرات في التعليمات البرمجية يدويا عملية موافقة تبطئ بشكل كبير تنفيذ تحديثات التعليمات البرمجية.

غالبا ما تتطلب معالجة المدفوعات يدويا التعاون بين الإدارات المختلفة للتأكد من أن المبلغ الصحيح من المال يذهب إلى الشخص الصحيح. إذا وصلت الفاتورة التي تحتاج إلى موافقة تلقائيا إلى الجهة الصحيحة للموافقة عليها، فيمكنك تقصير مقدار الوقت المستغرق لإكمال هذه المهمة.

لرقمنة سير العمل وأتمتته، يجب أن تفهم كيفية عمل العمليات يدويًا. يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء تدقيق لسير العمل:

قد يكون إنشاء خريطة لجميع عملياتك اليدوية أمرًا صعبًا ومستهلكًا للوقت، ولكن هذه العملية تساعد في تحديد فرص سير العمل الرقمي لنظام سير العمل اليدوي الحالي.

العمليات التي تتطلب الكثير من الوقت ولكنها متكررة وسهلة الإكمال نسبيًا هي المرشحة المثالية للأتمتة، مثل إدخال البيانات الأساسية.

هناك العديد من التطبيقات المتاحة للمساعدة في رقمنة سير عملك. على الرغم من أنه يمكنك استخدام حلول متقدمة مثل الذكاء الاصطناعي، إلا أن بعض أدوات الأتمتة أبسط بكثير، مثل إنشاء قوالب لتسهيل عملية إصدار الفواتير.

بمجرد تحديد العمليات اليدوية الرئيسية للأتمتة، يمكنك البدء في إنشاء مهام سير العمل الرقمية. تتمثل بعض المجالات الشائعة لتنفيذ سير العمل الرقمي في عمليات الموارد البشرية مثل تأهيل الموظفين، والعمليات التجارية مثل إدخال البيانات، والعمليات المالية مثل الموافقة على الفواتير. هناك برنامج سير عمل رقمي متخصص في كل من هذه العمليات التجارية المحددة.

قد لا يعمل سير العمل الرقمي الجديد بشكل مثالي في المرة الأولى، ولا بأس بذلك. بمجرد أن يتم رقمنة عملية معينة، من الحكمة إجراء عمليات تدقيق منتظمة للعملية للتأكد من أن سير العمل يعمل على النحو المنشود ويؤدي إلى زيادة الكفاءة.

على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برنامج الأتمتة لفحص السير الذاتية للمرشحين المحتملين ولكنك أدركت أنك تفتقد المتقدمين الموهوبين، فقد تحتاج إلى التحقق من المقاييس والكلمات الرئيسية التي تم تدريب البرنامج على التعرف عليها وتعديلها.

بعد تنفيذ العملية الخاصة بك، من المهم الاستمرار في تحسين سير العمل مع تطور احتياجات العمل والتقنيات.

يرتبط سير العمل الرقمي إدارة عمليات الأعمال (BPM) والأتمتة (BPA) ارتباطًا وثيقًا. يشير مصطلح تحليل العمليات التجارية إلى عملية أتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت بحيث يتوفر للموظفين الوقت والطاقة الذهنية للتركيز على المهام الحساسة. تساعد الأتمتة في بناء سير العمل الرقمي.

إدارة عمليات الأعمال هي فلسفة تحسين سير العمل من خلال مواءمة العمليات التجارية، بما في ذلك تدفقات العمل الآلية والرقمية، في إطار الاستراتيجية. تساعدك ممارسة إدارة عمليات الأعمال القوية التي تتضمن عمليات تدقيق سير العمل المنتظمة على فهم المهام التي يجب أن تكون رقمية ومؤتمتة.

يمكن أن يساعد تحويل مكان العمل من خلال سير العمل الرقمي على توفير الوقت والمال. ويمكنه أيضًا توفير المزيد من الشفافية في كيفية إنجاز المهام. وبمرور الوقت، يمكن أن تساعدك مهام سير العمل الرقمية على فهم كيفية تحسين عمليات عملك بشكل أكبر.

تتيح لك مهام سير العمل الرقمية تبسيط العمليات التجارية كثيفة العمالة. بينما لا تتسم كل عملية سير عمل رقمية بالكفاءة، إلا أن العديد من أنواع عمليات سير العمل اليدوية غير فعالة بطبيعتها.

وعلى سبيل المثال، يؤدي القيام بكل ما تبذلونه من مسك الدفاتر يدويا إلى خلق فرص للخطأ البشري، ويمكن أن يستغرق وقتا طويلا. ويقلل مسك الدفاتر الرقمية من بعض المخاطر الكامنة في مطالبة الإنسان بإجراء العمليات الحسابية الخاصة به.

تقلل أتمتة سير العمل من الوقت المستغرق في المهام المتكررة، مثل إرسال بريد إلكتروني ترحيبي إلى موظف جديد أثناء تأهيله. كلما قل الوقت الذي تقضيه في هذه المهام اليدوية، زاد الوقت الذي يمكن إنفاقه في المهام الأكثر أهمية، مما يزيد من الإنتاجية بشكل عام.

تنشئ مهام سير العمل الرقمية سجلا مشتركا يساعد جميع أعضاء الفريق على البقاء على اطلاع دائم بتقدم مهمة أو عملية. تساعد هذه الشفافية في إبقاء جميع الأطراف المعنيين مسؤولين عن حصتهم من المشروع وتساعد في الحفاظ على المشاريع على المسار الصحيح. ويمكن أن يكون سجل العملية المشترك ذا قيمة أيضًا في توضيح أي أسئلة أو تناقضات قد تنشأ.

عندما تقوم بأتمتة العمليات اليدوية، فإنك تقوم أيضا بإنشاء بيانات حول مقدار الوقت الذي يتم استهلاكه في هذه العمليات. ويمكن أن يمنحك هذا فكرة أفضل عن أماكن الاختناقات لديك ويسمح لك بالاستمرار في تعديل سير العمل لديك.

خلال جائحة كوفيد 19، أصبح العمل عن بُعد شائعًا للغاية. بينما كان القدوم إلى المكتب هو القاعدة، فقد تكيف الموظفون بشكل متزايد لقضاء جزء على الأقل من وقتهم في العمل خارج المكتب. سير العمل الرقمي هو سير العمل عن بعد، وبدونها لن يكون ذلك ممكنا.

يمكن أن يوفر سير العمل الرقمي قيمة كبيرة لمجموعتك، ولكنه لا يخلو من التحديات. تتضمن بعض العقبات الشائعة ما يلي:

لتنفيذ سير العمل، يجب أن تفهم التقنية وكيف تفيد مكان عملك. فليس جميع برامج أتمتة سير العمل الرقمي متساوية، وقد لا تكون بعض الحلول مناسبة لمكان العمل أو للمهمة التي تقوم بها.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مكتب صغير حيث من المتوقع أن تظهر الجميع شخصيًا، فربما لا تحتاج إلى تنفيذ سير عمل رقمي للاجتماعات.

غالباً ما يتطلب إدخال عملية جديدة في سير العمل التدريب أو إعادة التدريب، ولكن العمليات الرقمية قد تكون أكثر تعقيداً. ليس من الخطأ ألا تكون ملمًا باستخدام الحاسوب، ولكن التحول الرقمي في مكان العمل قد يتطلب تدريبًا لا يكون سهلاً على جميع الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك، فإن سير العمل الرقمي هو بطبيعته رقمي، وخاصة في حالات العمل عن بُعد، ويتطلب وجود أجهزة حاسوب واستقرارًا في الاتصال بالإنترنت قادرًا على التعامل مع سير العمل الجديد. إذا كان سير العمل رقميًا بالكامل، ولم يتمكن الموظف من الوصول إلى الأدوات التي يحتاجها بسبب انقطاع الإنترنت، فلن يتمكن من إتمام مهامه.

لا تحتاج بعض العمليات التجارية إلى الرقمنة، أو على الأقل ليس بالكامل. صحيح أن إرسال بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا ينشئ سجلاً قابلاً للبحث لمحادثة تبقي الأشخاص مسؤولين. ولكن إذا كان من الضروري اتخاذ قرار بسرعة، فمن المحتمل أن تكون المكالمة الهاتفية أكثر كفاءة.