تحليل عمليات الأعمال (BPA) هو نهج مستخدم لتحليل عمليات تشغيل الأعمال. فهو فحص تفصيلي متعدد الخطوات لكل جزء من العملية لتحديد العناصر التي تعمل بشكل جيد في عمليتك الحالية، والعناصر التي تحتاج إلى تحسين وكيف يمكن إجراء أي تحسينات ضرورية على أفضل وجه ممكن. ثمة طرق مختلفة لتحليل عمليات الأعمال، ولكن جميعها يطبق المبدأ الأساسي الذي يفيد أن الأنظمة المحسنة تقدم نتائج أعمال إجمالية أفضل.
تتمثل النتائج المرجوة الشائعة من تحليل عمليات الأعمال في تحقيق توفير أكبر في التكاليف وزيادة الإيرادات وتحسين مشاركة الأعمال. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تحليل عمليات الأعمال لتحليل مشاركة العملاء والمواضع التي يوجد بها تراجع أو عقبات أو تحويلات منخفضة بشكل غير متوقع. يمكن أن يكشف تحليل عمليات الأعمال أيضًا عن الأسباب ضمن عمليات أو سياسات عملك التي تؤدي إلى انخفاض مشاركة الموظفين.
قد يكون هناك القليل من الالتباس حول الفرق بين تحليل عمليات الأعمال (BPA) وتحليل الأعمال (BA). هذه مجالات ذات صلة بإدارة عمليات الأعمال ولكنها ليست متطابقة. يركّز تحليل عمليات الأعمال على تحليل عمليات محددة ونمذجة عمليات الأعمال. ومن ناحية أخرى، ينطبق تحليل الأعمال على مشهد عمليات الأعمال على نطاق أوسع. يركز تحليل الأعمال على تحليل المجالات الأخرى، مثل التنبؤ المالي وتحليل التكاليف والميزانيات والتوظيف والتخفيضات.
تتمثل الفائدة الشاملة لتحليل عمليات الأعمال (BPA) في تحسين الأداء الوظيفي اليومي في جميع عمليات أعمالك التي تتوافق استراتيجيًا مع أهداف عملك وعملية اتخاذ القرار.
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، يمكن تحليل عمليات الأعمال تقديم التحسينات التالية:
هناك نوعان من الفلسفات السائدة التي توجه منهجية تحليل عمليات الأعمال (BPA):
Six Sigma هي منهجية تتكون من خمس إلى سبع خطوات تستخدمها معظم الشركات اليوم لتحليل الكفاءات والقيود. تختلف Lean Six Sigma قليلاً في أنها مزيج من منهجية Six Sigma وفلسفة Lean. وهي منهجية تعاونية تركز على التخلص من المهام والموارد التي لا توفر قيمة واضحة.
ستكتسب فكرة عن كيفية تنفيذ تحليل عمليات الأعمال عندما تفكر في الطبيعة التفصيلية الجوهرية لكل خطوة.
بشكل عام، يتبع تحليل عمليات الأعمال هذا الهيكل:
إذا كنت اعتمدت مؤخرًا تقنية جديدة غير مستغلة بشكل كافٍ، أو إذا كان لديك معدل دوران متكرر لإجمالي الحركة في أحد أقسام عملك، فإن تحليل عمليات الأعمال (BPA) يُعدّ أداة مفيدة للكشف عن أسباب هذه النتائج ومن ثم تعيين تحسينات العملية في مكانها الصحيح.
تحدد أهداف عملك مكان وكيفية تنفيذ تحليل عمليات الأعمال. فالمؤسسات التي تقدّر قيمة حل المشاكل وتحسين العمليات على مستوى الشركة والموظفين كجزء أساسي من ثقافتها تقوم بإرساء الأساس لتحسين الروح المعنوية للموظفين وانخفاض معدل دوران الموظفين وتحسين تجربة العملاء. لذلك، سواء كنت تطبق أدوات تحليل عمليات الأعمال بشكل غير رسمي، أو كنت تقوم بتدقيق العمليات بشكل رسمي كل ثلاثة أشهر أو سنوياً، يجب أن يكون ذلك جزءاً أساسياً من وظائف أعمالك.
يبدأ تحليل عمليات الأعمال بتحليل العمليات الحالية. يعد تعيين عمليات الأعمال أداة شائعة تستخدم في تحليل عمليات الأعمال. إنه مورد مرئي مهم ووثيقة مهمة للاستفادة منها في تحليلك. باستخدام الوثائق والرؤى المكتسبة من التحليل، يمكن لمؤسستك بعد ذلك إنشاء خطة تحسين عملية الأعمال. ستؤدي خطط تحسين الأعمال عادةً إلى إنشاء نماذج جديدة لعمليات الأعمال، باستخدام المخططات الانسيابية، مع تحسين تدفقات العمليات.
ضع في حسبانك أن تحليل عمليات الأعمال يتعلق فقط بعمليات تشغيل أعمالك. فهو ليس طريقة لتحليل مجالات العمل التي لا تتعلق بالعملية على وجه التحديد. بل يُعد تحليل عمليات الأعمال الانضباط المحدد الخاص بها. فهو دليل إرشادي لتحسين كل مجال تشغيلي لأعمالك.
تتضمن أمثلة تحليل عمليات الأعمال ما يلي:
في تحليل العمليات، يستخدم المحللون الرسوم البيانية لتحديد نقاط المدخلات والمخرجات وتسلسل المهام وما هي العمليات الفرعية المتداخلة تحت العمليات الرئيسية.
ويستخدم المحللون أيضًا البرامج لرسم خرائط وإنشاء سير العمل. يتضمن ذلك البرامج التي تعمل على أتمتة تحليل عمليات الأعمال (BPA) وتمكّن المؤسسات من تطبيق نمذجة العمليات الشاملة لتعيين وقت بدء العملية وتحديد وقت انتهائها.
تعتبر أدوات نمذجة العمليات ورسم الخرائط جزءًا لا يتجزأ من تحليل عمليات الأعمال (BPA). تستخدم المؤسسات مخططات نموذج عملية الأعمال (BPMN) ومخططات نموذج المورد والمدخلات والعملية والمخرجات والعميل (SIPOC) كحلول لسير العمل من أجل عمليات أفضل. هذه الأدوات المرئية هي طريقة ممتازة لإظهار التغييرات في العملية. يمكن استخدامها كدليل مرئي "قبل وبعد" لتدريب الموظفين، على سبيل المثال، أو تخطيط كل عملية تحسين في العمليات إلى أهداف عملك الرئيسية.
قد تتساءل عند هذه النقطة، من المسؤول في المؤسسة عن تحليل عمليات الأعمال، بالنظر إلى الأدوار والموارد ومجموعات المهارات؟
بالطبع قد تكون الموارد محدودة بالنسبة إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة. وقد يكون العمل مع استشاري تحليل أعمال خارجي هو الطريق الأكثر قابلية للتطبيق.
على مستوى المؤسسات، تقوم الشركات بتوظيف محللي عمليات الأعمال ومهندسي العمليات لإجراء تحليل عمليات الأعمال. وهذان مصطلحان مختلفان لدورين متماثلين. قد يعمل كلا هذين الدورين مع مهندسي الأعمال أو يعملان مع المديرين التنفيذيين ورؤساء الأقسام.
بالإضافة إلى ذلك، يعتمد تحليل عمليات الأعمال على خبرة الخبراء المتخصصين في المجال. قد يشمل ذلك عددًا من الموظفين والأطراف المعنية والاستشاريين، مثل المحللين وعلماء البيانات والمحاسبين المخضرمين ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات والمسؤولين والموظفين الذين يتوافقون بشكل وثيق مع العملية.
في الوقت الحالي، تعتبر الأتمتة الفائقة واحدة من أهم أولويات الأنشطة التجارية من مستوى المؤسسات. توقعت Gartner أن يصل المجال إلى 600 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2022 (الرابط موجود خارج ibm.com). تعمل الأتمتة الفائقة على تقليل مقدار التدخل البشري بشكل مطرد للحصول على عملية مؤتمتة بالكامل وسريعة الاستجابة - أو عملية ذكية.
قد ترغب مؤسستك في التفكير في أسئلة محددة للانتقال نحو العمليات المؤتمتة:
يمكن لتحليل عمليات الأعمال (BPA) أن يساعد مؤسستك على إنشاء مسار موثق ومخطط لدمج العمليات المؤتمتة والتحرك نحو هدف الأتمتة الفائقة. وكمثال على ذلك، فإن الانتقال من دعم العملاء الهجين باستخدام روبوتات المحادثة إلى دعم العملاء المؤتمت بالكامل باستخدام روبوتات المحادثة، هو إحدى الطرق التي تعمل من خلالها مراكز الخدمة على خفض التكاليف وتحسين دعم العملاء باستخدام الأتمتة الفائقة.
كيف تطبق الشركات الصغيرة والمتوسطة تحليل عمليات الأعمال (BPA) بشكل أفضل للبدء؟
أولاً، استهدف عمليات المهام الحساسة ذات التأثير الأكبر على الأعمال. وبعد ذلك، ضع في اعتبارك تعيين عملية للأتمتة.
بعد ذلك، وحّد وثائق الأتمتة — بالإضافة إلى وثائق العمليات — عبر الأقسام المختلفة وكذلك مؤسستك.
على سبيل المثال، يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات استخدام تحليل عمليات الأعمال لتعيين عملية بروتوكولات أمن البرامج لمختلف الأدوار، مما يمكن مؤسستك من إدارة التأهيل والتوسع بشكل أفضل نتيجة لذلك.
توفر IBM قوالب عمليات لتحليل العمليات القائمة على المشروعات والتي تستند إلى مخطط منهج ونموذج عمليات الأعمال (BPMN). يعد تعيين العمليات جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية الأتمتة المثلى.
تعرف على كيفية تمكين سير عمل IBM Business Automation لشركتك من استخراج بيانات العملية للحصول على رؤى مهمة وأتمتة مهام سير العمل الرقمية محليًا أو في السحابة.
قم بتحميل IBM Process Management for Dummies كمورد لتعلم أساسيات إدارة العمليات لتعزيز الممارسات والعمليات التنافسية.