¿Qué es un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS)?

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Ayuda a optimizar el uso y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de plantas y otros activos. Los sistemas CMMS, también conocidos como CMMIS o sistema computarizado de información para la gestión de mantenimiento, se encuentran en la manufactura, la producción de petróleo y gas, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias donde la infraestructura física es fundamental.

El núcleo de un CMMS es su base de datos. Cuenta con un modelo de datos que organiza la información sobre los activos que una organización de mantenimiento se encarga de mantener, así como el equipo, los materiales y otros recursos para hacerlo.


¿Cómo funciona un CMMS?

La información que reside en una base de datos CMMS da soporte a varias funciones del sistema, lo que habilita las siguientes prestaciones:

Gestión de recursos y mano de obra: realice un seguimiento de los empleados y certificaciones de equipos disponibles. Asigne tareas específicas y forme equipos de trabajo. Organice turnos y gestione las tarifas de pago.

Registro de activos: almacene, acceda y comparta información de activos como:

  • Fabricante, modelo, número de serie y categoría y tipo de equipo
  • Costos y códigos asociados
  • Ubicación y posición
  • Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
  • Documentación, videos e imágenes relacionadas, como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
  • Disponibilidad de medidores, sensores e instrumentación del Internet de las cosas (IoT)

Gestión de órdenes de trabajo: considerada como la función principal de CMMS, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:

  • Número de orden de trabajo
  • Descripción y prioridad
  • Tipo de orden (reparación, sustitución, programación)
  • Códigos de causa y remediación
  • Personal asignado y materiales utilizados

La gestión de órdenes de trabajo también incluye recursos para:

  • Automatizar la generación de órdenes de trabajo
  • Reservar materiales y equipos
  • Programar y asignar empleados, equipos de trabajo y turnos
  • Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
  • Registrar costos reales y estimados
  • Adjuntar documentación, medios de reparación y medidas de seguridad asociados

Mantenimiento preventivo: automatice la iniciación de órdenes de trabajo basándose en el tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Utilice el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varias órdenes. Secuencie y programe órdenes de trabajo preventivas.

Gestión de materiales e inventario: haga un inventario, distribuya y reutilice los equipos y materiales de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) en áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Gestione proveedores, realice un seguimiento de los costos de inventario y automatice el reabastecimiento.

Informes, análisis y auditorías: elabore informes de distintas categorías de mantenimiento como la disponibilidad de activos, el uso de materiales, los costos de mano de obra y materiales, las evaluaciones de proveedores y más. Analice la información para comprender la disponibilidad de activos, las tendencias de rendimiento y la optimización de inventario de MRO y otra información para dar soporte a las decisiones de negocio y recopilar y organizar la información para auditorias¹.


La historia de CMMS

Antes de CMMS, obtener una visibilidad dinámica y centralizada y una gestión automatizada era inviable porque la información de mantenimiento estaba oculta en archivos de papel y, posteriormente, desperdigada por hojas de cálculo.

Las primeras versiones de CMMS aparecieron en la década de 1960 y solían ser utilizadas por grandes empresas. Los técnicos utilizaban tarjetas perforadas y mainframes de IBM para informar a los registros informatizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En la década de 1970, las tarjetas perforadas dieron paso a las listas de verificación introducidas en los sistemas CMMS por los técnicos al final de sus turnos.

En la década de 1980 y 1990, los CMMS ganaron popularidad entre las pequeñas y medianas empresas debido a que las computadoras se volvieron más pequeñas, más accesibles, más distribuidas y más conectadas. En la década de 1990, los CMMS comenzaron a compartir información a través de redes de área local o LAN.

La década de 2000 vio el surgimiento de intranets y conectividad basada en web que expandieron las funcionalidades de CMMS a una variedad de dispositivos móviles, aplicaciones de campo y sitios operativos.

La última generación de CMMS está basada en la nube y es altamente móvil. Ofrece una mayor funcionalidad con una implementación más rápida, un mantenimiento más fácil y una mejor seguridad de datos².


EAM frente a CMMS: ¿Cuál es la diferencia?

El término CMMS suele confundirse o utilizarse indistintamente con EAM o gestión de activos empresariales. Ambos comparten funciones y objetivos muy similares, pero son esencialmente distintos. Para distinguir las diferencias clave entre CMMS y EAM, es útil analizar brevemente la historia de CMMS y la relación entre CMMS, EAM y APM.

A medida que los CMMS evolucionaron, establecieron una base para EAM. Básicamente, EAM contiene la funcionalidad de los CMMS³, y sus funciones pueden superponerse. Lo que EAM aporta a los CMMS, gracias en parte a una mayor conectividad y al intercambio de información, es la capacidad de abarcar sitios, fomentar la colaboración entre departamentos y ofrecer una mayor integración con otros sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP)⁴.

Estas funciones proporcionan a las soluciones de EAM un contexto empresarial más amplio que considera el ciclo de vida de los activos en general y su impacto en el análisis financiero, la adquisición, la gestión de procesos, el riesgo y la conformidad, la eliminación de activos y más. Las soluciones de CMMS tienden a centrarse en la disponibilidad de activos fijos y el tiempo de actividad mediante la automatización de órdenes y flujos de trabajo, la planificación de mano de obra, la gestión de materiales y la provisión de informes y auditorías acerca de dichas tareas.


¿Por qué el tiempo de actividad es tan importante?

Tanto los CMMS como la EAM son fundamentales porque permiten a los gerentes de mantenimiento y los departamentos cumplir de manera más fácil y eficiente con su objetivo principal: un tiempo de actividad confiable.

Mientras más tiempo los activos y equipos físicos se mantienen en funcionamiento, mayor es el valor que entregan. En su publicación, "The complete guide to the benefits of CMMS", Sarah Dudley, editora de blog de IBM señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener un equipo en ejecución sin grandes reparaciones, más dinero ahorraremos a largo plazo".

Ofrecer tiempo de actividad confiable significa que las empresas pueden aceptar y completar órdenes, satisfacer las demandas de los clientes, dar forma a las experiencias de los clientes y tomar una serie de decisiones con confianza basándose en los activos. Una encuesta de gestores de activos realizada por IBM concluyó que el 75 % cita la confiabilidad del sistema como principal motivo para invertir en EAM.


¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Los beneficios de CMMS incluyen:

Visibilidad sobre los activos: la información centralizada en la base de datos de un CMMS permite a los jefes y equipos de mantenimiento solicitar casi inmediatamente conocimiento de cuando se compró un activo, cuando se realizó el mantenimiento, la frecuencia de averías, las piezas utilizadas, las evaluaciones de eficiencia y más.

Visibilidad sobre el flujo de trabajo: los paneles de control y las visualizaciones se pueden ajustar al técnico y otros miembros del equipo para evaluar el estado y el progreso de forma virtual en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden descubrir rápidamente dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.

Automatización: la automatización de tareas manuales, tales como realizar pedidos de piezas, reponer el inventario de MRO, programar turnos, compilar información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la productividad y centrar los equipos en tareas de mantenimiento no administrativas.

Procesos optimizados: las órdenes de trabajo pueden ser vistas y rastreadas por todas las partes involucradas. Los detalles se pueden compartir entre dispositivos móviles para coordinar el trabajo in situ con los centros de operaciones. Además, tanto la distribución como la utilización de materiales y recursos se pueden priorizar y optimizar.

Gestión de la fuerza laboral de campo: la gestión de la fuerza laboral interna y externa puede ser compleja y costosa. Los recursos de CMMS y EAM pueden unificar e implementar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Las últimas soluciones de EAM ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones en el campo.

Mantenimiento preventivo: los datos de los CMMS permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a un enfoque proactivo, por lo que se puede desarrollar una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Los datos obtenidos de las actividades diarias, así como de los sensores, los medidores y otros instrumentos de IoT, pueden proporcionar insights de los procesos y activos, informar acerca de las medidas preventivas y desencadenar alertas antes de que los activos fallen o rindan menos de lo esperado.

Coherencia y transferencia de conocimientos: la documentación, los manuales de reparación y los medios que recogen los procedimientos de mantenimiento se pueden almacenar en CMMS y asociarse a los activos correspondientes. Recopilar y mantener esta información crea procedimientos y mano de obra coherentes. También garantiza que el conocimiento sea transferido a los nuevos técnicos, en lugar de desaparecer con el personal que se va.

Gestión de conformidad: las auditorías de conformidad pueden causar disrupciones en las operaciones de mantenimiento y en las empresas que tienen gran cantidad de activos. Los datos de CMMS facilitan enormemente las auditorías al generar respuestas e informes adaptados a las demandas de estas.

Salud, seguridad y medio ambiente: de acuerdo con la gestión de conformidad, los CMMS y la EAM ofrecen informes de forma centralizada para cuestiones de seguridad, salud y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. CMMS y EAM pueden ayudar en las investigaciones con el análisis de incidentes o defectos recurrentes, la rastreabilidad de incidentes y medidas correctivas y la gestión de cambios de procesos.


Consideraciones para elegir el software de CMMS

Escoger e implementar un CMMS eficaz requiere considerar factores funcionales y tecnológicos. Los proveedores y consumidores pueden utilizar los términos CMMS y EAM indistintamente en este contexto, lo que es aceptable debido al solapamiento en sus recursos.

Una de las consideraciones funcionales fundamentales, según el analista de TI de IDC, es la gestión de cantidades crecientes de datos: "A medida que el número de fuentes de datos disponibles para el gestor de activos continúa creciendo (sensores, datos espaciales, datos visuales, etc.), la gestión, la fusión y el análisis de estos grupos de datos rápidamente se volverán un tremendo desafío para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".

IDC también señala que alinear el personal y los recursos de desarrollo con la gestión de activos puede ser sumamente esencial: "La función a menudo no tiene los recursos suficientes en términos de trabajadores, capacitación y desarrollo. Esta falta de recursos disminuye la motivación y crea una cultura contraproducente en el personal".

Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de CMMS y EAM es importante y que "algunas organizaciones tienen que dejar atrás los sistemas y hojas de cálculo heredados para las funciones críticas de EAM, como la gestión de órdenes de reparación, la programación del trabajo y las decisiones de sustitución/reparación".


El impulso a SaaS

Las soluciones de CMMS y EAM abordan retos funcionales de varias maneras, pero uno de los enfoques tecnológicos clave es implementar soluciones de CMMS y EAM alojadas en la nube como software como servicio (SaaS).

De acuerdo con IBM, "al elegir un software de gestión de activos, las empresas están cada vez más recurriendo al software como servicio (SaaS): un modelo de entrega basado en la nube en el que el software está alojado de forma centralizada por un proveedor y disponible bajo demanda".

SaaS, como enfoque tecnológico, aborda algunos factores funcionales principales:

  • Alojado en la nube, SaaS CMMS ofrece la flexibilidad de ampliar y contratar en función de las demandas de datos. Los usuarios se benefician al pagar solamente los recursos de datos que necesitan, en lugar de realizar grandes inversiones iniciales para garantizar la capacidad para gestionar el creciente flujo de datos de la instrumentación de IoT, prácticamente eliminando los costos de hardware.
  • SaaS puede ayudar a resolver los retos relacionados con el personal y los recursos, ya que requiere mucha menos intervención y soporte de TI que las implementaciones en las instalaciones. Los ingenieros de CMMS, los administradores de CMMS y los equipos técnicos en el campo pueden gestionar el sistema en gran medida por su cuenta. Como resultado, los gastos de capital relacionados con TI se pueden convertir en gastos y recursos operacionales.
  • Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para mantenerse al día con las presiones operativas y de mantenimiento son también áreas en las que SaaS puede ayudar. Los proveedores de servicios en la nube son los encargados de realizar las actualizaciones, por lo que siempre se aplican las últimas versiones y funciones. Además, SaaS también integra nuevas tecnologías de forma más rápida y con menos riesgos. Según IBM, "permite a las empresas probar nuevos enfoques y soluciones para sus negocios con gran cantidad de activos, así como descubrir nueva información y modelos operativos para obtener una ventaja competitiva". 

Perspectivas de Maximo

Maximo 8.0: evolución a un paquete integrado de aplicaciones

Lea el informe de IDC para conocer más acerca de la entrega estratégica que integra nueve aplicaciones en tres tipos de acceso de licencia.

Sesiones de Maximo Academy

Aprenda de expertos en gestión de activos empresariales, de forma gratuita y bajo demanda desde cualquier lugar.

Demostración de la experiencia de Maximo

Regístrese para ver esta demostración interactiva de la ejecución de órdenes de trabajo y conocer cómo Maximo puede ayudarle a crear un programa de gestión de activos de clase mundial.

Estudios de caso

Pacific Northwest National Laboratory

Para garantizar que los costosos equipos de laboratorio sigan funcionando correctamente, Pacific Northwest National Laboratory usó Maximo como un enfoque automatizado e integrado para la gestión de activos, lo que ayudó a los equipos de trabajo a coordinar los recursos y brindar mantenimiento a los activos.

Cheniere-Energy

Aprovechando la revolución de esquisto, Cheniere-Energy utiliza Maximo para transformar la gestión de activos complejos en su instalación mejorada en Sabine Pass con mejor información y control de las actividades de mantenimiento.

Sodexo

Con el uso de la tecnología para gestionar activos e infraestructuras en una variedad de instalaciones, Sodexo lleva a 24,000 edificios y 1.2 millones de activos a la nube con una solución de EAM SaaS y reduce el costo total de propiedad en un 20 %.

Recursos

Blog de gestión de activos

Vea las novedades y los próximos eventos relacionados con CMMS y EAM.

Webinar: Transforme su fuerza laboral de campo con IoT, movilidad, realidad aumentada y blockchain

Obtenga más información acerca del impacto de la EAM en las áreas de conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar los activos y la fuerza laboral de campo.

Webinar: Considere la seguridad de sus activos más importantes

Descubra cómo abordar tanto causas centrales como las condiciones posiblemente inseguras y conozca más acerca del mantenimiento preventivo.

Opiniones de clientes

Vea lo que los clientes dicen acerca de cómo IBM Maximo ayuda a enfrentar los retos de CMMS y EAM.

Blog de operaciones comerciales

Acceda a noticias, opiniones, eventos, perspectivas y más de gestión de activos.

Soluciones de IBM

IBM Maximo Application Suite

Con acceso a CMMS, EAM y aplicaciones de gestión de rendimiento de activos, los equipos pueden llegar a toda la empresa, unificar las operaciones y mantener la continuidad del negocio, incluso en condiciones cambiantes o disruptivas.

Gestión de activos empresariales

Gestione y brinde mantenimiento a activos de alto nivel utilizando IA y analítica para optimizar el rendimiento, ampliar los ciclos de vida de los activos y reducir los tiempos de inactividad y costos operativos.

EAM móvil

Capacite a los técnicos con la gestión inteligente de activos empresariales móviles (EAM) para gestionar cualquier activo, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Supervisión remota

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Mantenimiento predictivo

Agregue valor a su calendario y aumente la confiabilidad de sus activos utilizando los insights de datos operativos y la analítica para planificar las labores de mantenimiento.

Seguridad en el lugar de trabajo

Convierta los datos en insights accionables para mejorar la seguridad del lugar de trabajo. Establezca la conformidad como el núcleo de la seguridad para facilitar la identificación y eliminación de riesgos.