La gestión de activos de TI (ITAM) es el seguimiento y la gestión integrales de los activos de TI para garantizar que todos ellos se utilicen, mantengan, actualicen y eliminen de manera adecuada al final de su ciclo de vida.
ITAM implica el uso de datos financieros, contractuales y de inventario con herramientas de gestión para rastrear y tomar decisiones estratégicas sobre los activos de TI. El objetivo principal es garantizar que los recursos de TI se utilicen de manera eficiente y eficaz. ITAM también ayuda a optimizar los costos al reducir la cantidad total de los activos en uso y extender la vida útil de esos activos, evitando costosas actualizaciones. Una parte importante de ITAM es comprender el costo total de propiedad y encontrar formas de optimizar el uso de los activos.
Un activo de tecnologías de la información (TI) es cualquier elemento de información o datos, software o hardware que una organización utiliza en el curso de sus operaciones comerciales. Los activos de hardware incluyen equipos informáticos físicos como servidores físicos en centros de datos, computadoras de escritorio, dispositivos móviles, laptops, teclados e impresoras. Por otro lado, los activos de software incluyen aplicaciones para las que normalmente se emiten licencias por usuario o máquina, así como sistemas de software y bases de datos creadas utilizando recursos de código abierto. Los activos de software también incluyen activos basados en la nube y servicios en la nube, como aplicaciones de software como servicio (SaaS).
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La gestión de activos de TI suele implicar los siguientes pasos.
El primer paso en cualquier proceso de gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Esto permite una fácil identificación y garantiza que los activos redundantes estén optimizados para una mayor eficiencia.
Esto implica utilizar una herramienta o un sistema ITAM para monitorear continuamente los activos de TI. La información recopilada para el seguimiento de cada activo incluye datos financieros (costos de activos), contractuales (garantías, licencias y acuerdos de nivel de servicio (SLA)) y de inventario (ubicación y condición de activos físicos).
Los activos de TI se mantienen de acuerdo con su etapa del ciclo de vida. El mantenimiento implica la reparación, actualización y reemplazo de activos. Todas las actividades de mantenimiento realizadas en un activo de TI se registran como parte del proceso ITAM para que los datos puedan utilizarse para evaluar el rendimiento del activo.
Cada activo de TI tiene un ciclo de vida finito. La gestión de activos de TI (ITAM) consiste en gestionar el ciclo de vida de un activo para garantizar la máxima productividad. Aunque pueden diferir entre las organizaciones, los ciclos de vida de los activos de TI a menudo incluyen estas etapas:
Esto implica tomar decisiones sobre los activos que necesita una organización, su uso previsto y cómo adquirirlos. Las organizaciones también consideran alternativas competitivas y llevan a cabo análisis de costo-beneficio y TCO (costo total de propiedad) de todas las opciones posibles mientras planifican la adquisición de activos.
Los activos pueden adquirirse mediante compras (incluso el software como servicio), construcción, licencias o arrendamiento.
El despliegue de activos puede implicar la instalación, la integración con otras herramientas, la concesión de permisos de acceso a los usuarios y la prestación de asistencia técnica.
Una vez desplegados los activos, hay que prever su mantenimiento, actualización y reparación periódicos para optimizar su uso y maximizar su valor. Esto prolongará su vida útil, minimizará los costos y mitigará los riesgos.
Un activo se retira cuando se deprecia y los costos para mantenerlo ya no son factibles. Es decir, un activo de TI alcanza el final de su ciclo de vida cuando el mantenimiento se vuelve más frecuente y la organización gasta más recursos que antes. Una organización también puede decidir retirar un activo si hay mejores alternativas en el mercado. La retirada de activos implica deshacerse de los activos antiguos, actualizar la información sobre los activos, rescindir los contratos de asistencia y licencia y elaborar planes de transición a nuevos activos.
Una ITAM eficiente puede ayudar a las organizaciones a centralizar y simplificar el seguimiento de los activos, optimizar su uso, garantizar el cumplimiento de las licencias de software y mejorar la toma de decisiones relacionadas con los activos.
Los activos son difíciles de gestionar cuando el seguimiento se realiza en diferentes lugares. La inexactitud y el desorden pueden aparecer, lo que genera ineficiencia y malas decisiones comerciales. Tener una base de datos o inventario de activos centrales hace que el seguimiento de activos sea más fácil y eficiente. La organización puede ver en un solo lugar qué activos se deben desechar, actualizar o optimizar para lograr la máxima productividad.
La gestión de activos de TI conduce a un uso eficiente de los recursos, mitiga el riesgo, minimiza los residuos y reduce los costos. Al establecer un proceso ITAM, una organización obtiene datos en tiempo real sobre el estado de todos sus activos y puede tomar decisiones informadas sobre el uso de activos.
Las organizaciones que otorgan licencias de software de terceros suelen someterse a auditorías de software que llevan a cabo los proveedores de software que desean asegurarse de que estas organizaciones cumplan con los términos y condiciones de la licencia. El incumplimiento de estos acuerdos puede dar lugar a multas importantes. Por lo tanto, las organizaciones utilizan el software ITAM para supervisar automáticamente todo el software instalado en todos los equipos de sus redes y asegurarse de que cumplen con los acuerdos de licencia pertinentes.
Los datos de ITAM ayudan con la evaluación de compras e implementaciones anteriores, lo que luego fundamenta las acciones posteriores. ITAM puede mejorar la compra de activos de TI y los procesos comerciales.
A medida que crecen los activos de TI de una organización, gestionarlos mediante sistemas manuales, en papel o en hojas de cálculo se vuelve engorroso. El software de gestión de activos de TI (ITAM) es una aplicación centralizada utilizada para la gestión y el seguimiento del ciclo de vida de los activos. Las soluciones de software ITAM generalmente incluyen características y funcionalidades que brindan a las organizaciones un mejor control de su entorno de TI y les permiten rastrear los activos en entornos locales y en la nube, por ejemplo:
Detección automatizada: La mayoría de los sistemas de gestión de activos de TI detectan automáticamente todo el hardware y el software instalados en la red de equipos de una organización.
Base de datos de gestión de configuración (CMDB): La CMDB es una base de datos centralizada que almacena información sobre los activos de TI de una organización y las relaciones entre los activos.
Gestión de licencias: Al hacer referencias cruzadas de las licencias de los activos con los datos de inventario pertinentes, el software ITAM puede alertar a la organización sobre los próximos vencimientos de licencias, activos con licencias insuficientes en riesgo de incumplir los términos de una licencia o sobre activos con exceso de licencias (subutilizados).
Gestión de solicitudes: Algunos programas de ITAM pueden realizar un seguimiento de todas las solicitudes de activos de TI y permitir a las organizaciones definir flujos de trabajo de solicitud de activos. Evalúan los requisitos de licencia para estos activos y gestionan el proceso de adquisición e implementación.
Administración de versiones y parches: El software de gestión de activos realiza un seguimiento de la implementación de nuevos parches y versiones de software para mantener el conjunto de equipos de una organización seguros, actualizados y funcionando sin problemas.
Gestión de inventarios: Las herramientas de ITAM mantienen un registro de todos los activos utilizados por una organización. El inventario de activos registra datos como nombre, tipo de acuerdo de licencia, precio y versión.
Gestión de activos fijos: La mayoría de las soluciones de gestión de activos de TI cuentan con un repositorio específico para gestionar los datos de los activos fijos. Los activos fijos incluyen principalmente hardware.
Gestión de activos digitales: Esta función del software ITAM implica la gestión de derechos digitales y medios enriquecidos (por ejemplo, contenido multimedia como videos, música y fotos).
Mientras que la gestión de activos de TI consiste en gestionar los activos a lo largo de sus ciclos de vida, la gestión de servicios de TI (ITSM) consiste en gestionar y prestar servicios de TI.
La gestión de servicios de TI es el proceso de gestión de servicios del departamento de TI y las suscripciones de TI en una organización. Incluye muchos componentes, desde la planificación e implementación de servicios de TI hasta el monitoreo y auditoría de ellos para asegurarse de que se ejecutan sin problemas y de manera eficiente. Los servicios de TI incluyen soporte de mesa de ayuda y mesa de servicio (por ejemplo, guiar a un usuario sobre cómo cambiar su contraseña o capacidades de autoservicio) y procedimientos de gestión de cambios, que implican un manejo eficiente de los cambios en la infraestructura de TI.
El objetivo de la gestión de servicios de TI es proporcionar servicios de TI confiables y de alta calidad que satisfagan las necesidades de la empresa y sus usuarios finales, incluidos clientes, empleados y socios comerciales. ITSM tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario y la calidad del servicio.
Una biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) se considera el mejor enfoque para ofrecer ITSM eficiente, ya que proporciona las mejores prácticas y el mejor marco. La versión más reciente de ITIL, ITIL 4, consta de cinco volúmenes, que son los siguientes: Estrategia del servicio, diseño del servicio, transición del servicio, funcionamiento del servicio y mejora continua del servicio. En ellos se detallan 34 prácticas de ITSM.
En cierto modo, ITSM abarca ITAM. La gestión de activos y configuración se encuentra entre los muchos procesos ITSM, y una CMDB (que es la herramienta dedicada a este proceso) es un depósito centralizado de los activos de TI de una organización y las relaciones entre ellos.
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