¿Por qué utilizar la minería de procesos?

La minería de procesos es una herramienta para la gestión moderna de procesos de negocio (BPM). Se encuentra en la intersección entre la ciencia de datos y la ciencia de la gestión. La minería de procesos se compone de un grupo de estrategias con un objetivo común: obtener insights sobre los procesos dentro de los sistemas de información a través de unidades llamadas registros de eventos.

La técnica que utiliza una organización para la minería de procesos depende de la etapa en la que residen sus modelos de procesos. Estas son las tres técnicas principales de minería de procesos:

• Descubrimiento de procesos: esta es la técnica más común y también sirve como elemento básico. El descubrimiento produce un modelo de proceso que se puede utilizar para verificar la conformidad y las mejoras futuras. Puede pensar en el descubrimiento de procesos como "descubrir lo que está sucediendo".
• Verificación de conformidad: con la verificación de conformidad, los algoritmos se enfocan en cualquier desviación de los resultados esperados del modelo de proceso. Puede pensar en esta técnica como "descubrir dónde nos estamos descarrilando".
• Mejora del modelo: con el descubrimiento y la verificación de conformidad, es posible que desee profundizar un nivel más con la mejora de procesos, que comienza con la mejora del modelo. Puede pensar en esta técnica como una forma de “encontrar oportunidades para mejorar”.

Juntas, estas técnicas de minería de datos ayudan a las organizaciones a mantener un alto nivel de estandarización, previsibilidad y mejora continua. Las empresas pueden utilizar la minería de procesos para la optimización de un solo proceso, departamento individual o toda la organización.

Las empresas que han identificado y pueden rastrear sus KPI de procesos tienen el beneficio de un análisis de procesos más profundo. Pueden detectar las debilidades de sus procesos empresariales y encontrar vías de mejora con bajo riesgo, lo que les permite ser más ágiles y competitivos en el mercado.

Así es como la minería de procesos les ayuda a lograr y mantener esta agilidad y ventaja competitiva:

• Impulsar la business intelligence: los insights respaldados por datos y las mejoras sugeridas ayudan a los stakeholders a alcanzar puntos en común y tomar decisiones de operaciones más rápido.
• Identificación de cuellos de botella: la minería de procesos ayuda a las organizaciones a tener una idea de dónde existen cuellos de botella no detectados anteriormente para que puedan abordar las causas principales y recuperar la eficiencia en los procesos comunes.
• Desviaciones en los procesos: las organizaciones saben cómo debe desarrollarse un proceso empresarial, pero cualquier proceso conlleva la posibilidad de que se produzcan desviaciones que hagan que los flujos de trabajo se desvíen de su curso. La minería de procesos saca a la luz los procesos reales y los pasos concretos de los mismos, incluyendo cualquier desviación. Estos representan oportunidades para mejorar.

La minería de procesos aplica algoritmos a conjuntos de datos de registros propios de los sistemas informáticos. La granularidad de los datos de registro (finos a gruesos) determina la facilidad con que se pueden analizar y aprovechar (ya que los datos groseros son más fáciles de analizar y aprovechar que los datos finos).

Un enfoque de minería de procesos multisistema podría incluir datos de eventos de toda una organización. Por lo tanto, es posible que las fuentes de datos sean tanto sistemas (por ejemplo, planificación de riesgos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM)) como departamentos (por ejemplo, Recursos Humanos).

¿Qué es un registro de eventos?

Retrocedamos y veamos nuestra fuente: el registro de eventos. Un registro de eventos es un registro digital que ayuda a las organizaciones a comprender lo que ocurre dentro de una red. En muchos aspectos, es como una instantánea que captura un momento o una acción específica.

Otra forma sencilla de verlo: algo sucedió (un evento) en un momento determinado (marca de tiempo). Adjunto a esa fecha y hora puede haber información útil adicional. Por ejemplo, alguien intenta iniciar sesión en una aplicación SaaS y no lo consigue. Además del evento y la marca de tiempo, habría un incidente asociado con el registro. Junto con los análisis y visualizaciones que puede proporcionar la tecnología de minería de procesos, el registro de eventos puede ayudar a ofrecer una imagen más completa de lo que ocurrió en una transacción compleja.

La minería de procesos se puede aplicar a cualquier organización (en cualquier industria) que emplea y registra los procesos del negocio. A continuación se presentan algunos casos de uso comunes de minería de procesos:

• Fabricación y distribución: el proceso de llevar los productos al mercado nunca ha sido tan escudriñado como hoy. La estado y la productividad de las personas en todo el mundo han dependido de la velocidad de fabricación y distribución de vacunas y equipos de estado relacionados. La minería de procesos puede eliminar los cuellos de botella entre los muchos actores distribuidos, con resultados críticos para todos.
• Ventas: la minería de procesos puede examinar los ciclos de ventas para detectar desviaciones y otras ineficiencias. Esto puede ayudar a las empresas a asignar mejor los recursos y realizar mejoras en los procesos que apuntalan métricas, como los días para el cierre, una ventaja para las empresas B2B cuyos ciclos pueden oscilar entre tres y nueve meses, lo que presenta oportunidades para que los competidores aumenten su participación de mercado.
• Finanzas: la minería de procesos puede ayudar a los departamentos financieros a hacer que los procesos de negocio, como la auditoría, sean más eficientes mediante la identificación de desviaciones, como la compra inconformista, que es la práctica de comprar bienes y servicios fuera de un proceso de adquisiciones establecido.
• Comercio electrónico: la minería de procesos puede ayudar a las organizaciones a comprender mejor cómo funciona un proceso de cliente determinado con el fin de aumentar las ventas y mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, una compañía de comercio electrónico puede crear modelos que revelen rápidamente métricas clave, como la relación entre sitios web, rutas críticas de compra, el proceso de compra del pedido al efectivo y el tiempo de resolución de la emisión (en el lado de soporte).
• Atención médica: la minería de procesos puede mejorar la eficiencia de los encuentros con los pacientes y la eficiencia y el costo asociados con los flujos de trabajo interdepartamentales dentro de un entorno de atención médica. El impacto se extiende al paciente/usuario: los encuentros más cortos y los tiempos de espera suelen ser beneficiosos tanto para los pacientes como para los proveedores de atención médica. También ayuda a la organización con cosas como flujos de trabajo de imagen de alto costo, por ejemplo.

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Para obtener más información sobre el uso de la minería de procesos y otros tipos de automatización inteligente como RPA, consulte el documento Process Mining and RPA: Meet the Ultimate Automation Power Couple.