Hacer que los procesos basados en papel sean cosa del pasado
Petroleum Development Oman LLC migra a una solución IBM Maximo basada en la nube
Contenedores de gas licuado de petróleo en el puerto de Sohar, Omán, con sombras de sol temprano en la mañana

Es difícil hablar del sector energético dentro del Sultanato de Omán sin mencionar Petroleum Development Oman LLC (PDO). Fundada en 1937 bajo la dirección del sultán Said bin Taimur, la empresa es una de las principales compañías de exploración y producción de petróleo y gas en el país.

Pero en los últimos años, PDO ha ampliado su alcance y está avanzando hacia convertirse en una empresa de energía totalmente flexible, con energías renovables y una agenda ecológica que desempeña un rol cada vez más importante.

Como compañía petrolera nacional de Omán, PDO también desempeña un papel importante en la expansión y diversificación económica del país, ya que brinda apoyo en áreas, como la creación de empleo y capacitación, el desarrollo de la experiencia local y la promoción de numerosos programas de inversión social. Y para permitirle gestionar los diversos activos, recursos y tecnologías que se requieren para sus funciones no relacionadas con hidrocarburos, el negocio contrató a Carillion Alawi LLC para proporcionar gestión integrada de instalaciones (IFM, siglas en inglés de Integrated Facilities Management) en sus 12 ubicaciones.

Desde el inicio de la relación en 2013, el equipo de IFM en PDO ha trabajado incansablemente para ayudar a implementar nuevas tecnologías e impulsar nuevas eficiencias. A principios de 2018, el equipo centró su atención en la plataforma ERP de la empresa, que se estaba utilizando para gestionar los procesos de IFM.

Procesos optimizados

 

Optimizar 46 pasos de compras individuales en 14 unidades automatizadas ahorra 2300 horas al año

Digitalización

 

La transición a los procesos electrónicos de stock ahorra 70 000 hojas de papel al año

Visibilidad mejorada

 

Gestionar activos, instalaciones y procesos relacionados en una plataforma unificada permite una mayor visibilidad

Anteriormente, pasamos por 46 pasos individuales entre una solicitud de proyecto y la emisión de una orden de compra. Ahora son 14. Ibrahim Abri Operations Delivery Team Leader Petroleum Development Oman LLC

“Nuestro sistema existente no se adaptó a las necesidades de nuestras actividades inmobiliarias corporativas”, agrega Ibrahim Abri, jefe de equipo de entrega de operaciones de los bienes inmuebles corporativos de PDO. “Aunque funcionó bien para ejecutar el mantenimiento de nuestros procesos de hidrocarburos, hubo dificultades con tareas más adecuadas para un sistema de gestión de instalaciones asistidas por computadora (CAFM, siglas en inglés de computer-aided facilities management).

Continúa: “No había módulo de clientes y era prohibitivo implementar uno en nuestro anterior sistema. Además, el equipo solía estar al final del proceso cuando se trataba de informes personalizados o mejoras del sistema alineadas con fines de gestión inmobiliaria. Además, las limitaciones del sistema de ERP que se insertan dentro de una red cerrada dificultaron la implementación de una solución de movilidad o la colaboración con asociados de la cadena de suministro”.

Nueva plataforma, nuevas capacidades

Para dar soporte a los procesos deseados de negocios de bienes raíces y CAFM, Carillion Alawi ayudó a PDO a migrar de su solución anterior a una instancia basada en la nube de IBM® Maximo® Application Suite a finales de 2018. La nueva plataforma ahora supervisa el mantenimiento correctivo y las actividades de mantenimiento planificado de PDO y, recientemente, la gestión digital de activos lineales, dispositivos de Internet de las cosas (IoT, siglas en inglés de Internet of Things), movilidad y el portal de clientes de la empresa. La solución Maximo también maneja los informes relacionados para más de 60 000 activos mantenibles.

“Está cubriendo todo lo repartido en 12 sitios de PDPO”, explica Abri. “Mantenimiento riguroso, medio ambiente, catering, limpieza: todas las funciones habituales de gestión de instalaciones centrales en nuestras ubicaciones tanto en el interior como en la costa”.

Junto con la migración, Carillion Alawi también pudo lanzar un nuevo portal de clientes y la aplicación correspondiente para Android, con el respaldo del software IBM Maximo Anywhere, que permite a los usuarios acceder al entorno CAFM desde sus propios dispositivos.

Con la puesta en marcha del sistema central a finales de 2018, PDO rápidamente quiso ampliar el alcance de la solución, y usó otros módulos ya integrados.

“También queríamos actualizar el control de existencias y de inventario”, continúa Abri. “Hasta ese momento, el equipo de IFM había estado utilizando en gran medida procesos manuales basados en papel que implicaban aprobaciones prolongadas (alrededor de 45 días) para adquirir repuestos nuevos. En conjunto, usábamos más de 70 000 hojas de papel cada año, lo que generó altos costos de energía e impresión”.

Para implementar esta siguiente fase, PDO y Carillion Alawi contrataron al asociado de negocios de IBM, Praxis Solutions.

“Tras las sesiones iniciales de descubrimiento, nos dimos cuenta de que, si bien Carillion Alawi había establecido un proceso integral de adquisición de PDO, seguía habiendo algunos problemas con los tiempos de respuesta de mantenimiento para el equipo de adquisiciones”, relata Ankit Jain, arquitecto de soluciones y asociado gerente de Praxis. “Así que trabajamos con el equipo de Carillion Alawi para digitalizar todo el proceso de gestión de contratos, compras e inventario, al tiempo que garantizamos que Carillion Alawi y PDO tuvieran una visibilidad completa de los pasos del proceso”.

El equipo de Praxis dirigió los esfuerzos de la cadena de suministro de IFM a través del software IBM Maximo Asset Management mediante la solución para supervisar la gestión de inventario, el reabastecimiento y las compras. Al trabajar con Carillion Alawi, también estableció estándares de artículos para bienes raíces corporativos en PDO y desarrolló un catálogo de activos electrónicos para las necesidades de IFM, lo que llevó a la limpieza y catalogación de más de 11 000 productos.

“Ahora, estamos trabajando para mejorar aún más la visibilidad de los procesos y ampliar la implementación de IBM Maximo a través de analíticas”, agrega Jain. “Estamos desplegando varios KPI, informes y paneles de control, lo que permitirá a Carillion Alawi y PDO tener insights más detallados y medible sobre la eficacia de sus procesos y empoderarlos para ajustar aún más esos procesos hacia la excelencia”.

Estamos implementando varios KPI, informes y paneles de control, lo que permitirá a Carillion Alawi y PDO tener más insights mensurables sobre la efectividad de sus procesos y empoderlos para ajustar aún más esos procesos hacia la excelencia. Ankit Jain Solutions Architect and Managing Partner IBM Business Partner Praxis Solutions
Véala y conózcala

Si bien la nueva solución de Maximo ha impulsado la eficiencia de los procesos en todo el negocio, los esfuerzos de gestión de inventario de PDO probablemente hayan tenido la mayor mejora. A lo largo de 2019, el negocio adquirió aproximadamente 192 000 artículos. Y al automatizar y agilizar estos procesos, PDO ahora no necesita imprimir una sola hoja de papel para apoyar o aprobar sus transacciones, lo cual elimina la necesidad de 25 579 firmas relacionadas.

“Anteriormente, realizábamos 46 pasos individuales entre una solicitud de proyecto y la edición de una orden de compra”“, señala Abri. "Ahora son 14. Calculamos que todas estas nuevas eficiencias nos ahorrarían 2300 horas en el transcurso de un año, o aproximadamente un equivalente a tiempo completo (ETC)”.

Al mismo tiempo, el equipo de operaciones de PDO tiene una mayor visibilidad de sus tareas de gestión de instalaciones, compras y mantenimiento gracias a los paneles de control de rendimiento integrados. Y con la mayoría de los procesos enrutados a través de Maximo, los activadores de flujo de trabajo integrados ayudan a agilizar los tiempos de resolución de problemas y tareas rutinarias.

Además, la integración de Maximo con el portal de clientes de PDO también ha mejorado la recopilación de datos de satisfacción del cliente. El sistema importa ahora las necesidades y deseos de los clientes directamente al sistema de gestión de tareas de la empresa, lo que significa que estas peticiones se atenderán más rápidamente y es menos probable que se pasen por alto.

Por último, la nueva integración móvil ha hecho que las tareas de CAFM sean mucho más fáciles de gestionar en el frontend del proceso. “La accesibilidad era muy buena”, agrega Abri. “No hay que ir a la oficina o estar en el lugar para sacar informes. Se puede iniciar sesión desde casa, y como nos enfrentamos a las continuas restricciones de la COVID-19 en Omán, eso es realmente conveniente”.

Logotipo de Petroleum Development Oman LLC
Acerca de Petroleum Development Oman LLC

Fundada en 1937, PDO (enlace reside externo a ibm.com) es una de las empresas de petróleo y gas más grandes de la región, ya que supervisa un área de 90 000 kilómetros cuadrados o aproximadamente un tercio de la geografía de Omán. El negocio opera alrededor de 200 campos petroleros, 55 campos de gas natural y 9000 pozos activos, y mantiene una fuerza laboral nacional de más de 8500 personas y 70 000 contratistas.

Acerca de Carillion Alawi LLC

Carillion Alawi (enlace externo a ibm.com) proporciona soluciones de gestión de las instalaciones integradas y de construcción a una amplia gama de clientes. El negocio ha estado presente en Omán por más de 50 años y ofrece sistemas de información de propiedad de clase mundial que agregan valor a la gestión de bienes inmuebles corporativos.

Acerca de Praxis Solutions

IBM Business Partner Praxis (enlace externo a ibm.com) ofrece soluciones de TI y servicios de consultoría enfocados en la gestión y movilidad de activos empresariales. La empresa tiene su sede en Dubái (Emiratos Árabes Unidos) y mantiene sitios adicionales en Kuwait e India.

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Producido en los Estados Unidos de América, septiembre de 2021.

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