Del aislamiento a la continuidad: cómo mejorar la experiencia de recursos humanos para los empleados en dondequiera que estén

Como resultado, el equipo de RR. HH. del NUHS estaba gestionando dos sistemas de RR. HH. diferentes para todo su personal en todas sus entidades. La generación de informes era extremadamente engorrosa y requería muchas hojas de cálculo diferentes para cada informe que se se elaboraba. Requirió una cantidad considerable de esfuerzo y tiempo.

Los dos sistemas de RR. HH. también complicaron los esfuerzos para presentar informes al Ministerio de Salud y otras entidades gubernamentales. Como estos diferentes sistemas definen la información o los campos de datos de manera muy diferente, era una tarea desafiante enviar cualquier información o estadística dentro de un corto tiempo de respuesta.

Además, la experiencia de usuario de RR. HH. necesitaba mejorarse. Los sistemas heredados se alojaron on premises sin acceso móvil. Por lo tanto, los trabajadores de atención médica tenían que estar físicamente presentes en las computadoras centrales del lugar de trabajo para acceder al sistema de RR. HH. o comunicarse con el personal de RR. HH. para obtener ayuda. Los empleados móviles no podían enviar reclamaciones o solicitudes de licencia, y los gerentes externos de RR. HH. no podían realizar las aprobaciones ni otras tareas.

Luego de la reagrupación, los ejecutivos comenzaron a consolidar los dos sistemas de RR. HH. en un solo sistema basado en la nube, uno que también venía con una aplicación móvil de RR. HH. para permitir el autoservicio de los empleados. El NUHS evaluó las diversas opciones y decidió optar por SAP SuccessFactors, una plataforma SaaS diseñada para ayudar a las organizaciones a optimizar y automatizar los procesos de RR. HH. Aun así, había preocupaciones sobre cuánto tiempo podría llevar esta compleja transformación, ya que el NUHS necesitaba que el sistema estuviera en funcionamiento en menos de 12 meses.

Debido a la complejidad de trasladar dos sistemas de RR. HH. heredados diferentes a la solución SAP SuccessFactors basada en la nube, el NUHS buscó un colaborador de implementación con expertise en SAP y experiencia en el mercado de atención médica pública de Singapur. Una evaluación de los principales proveedores llevó a la selección de  IBM Consulting.Como integrador de sistemas, IBM tenía experiencia relevante, así como precios rentables. El NUHS necesitaba consultores que pudieran personalizar las cosas y ofrecer una solución que satisficiera sus necesidades, e IBM entendió estos requisitos.

IBM SAP SuccessFactors Consulting Services trabajó con el NUHS para desarrollar un plan de dos fases.La primera fase se centró en funciones críticas de RR. HH. relacionadas con la nómina, como registros de empleados, licencias, reclamos y funciones de aprendizaje. La segunda fase se enfocó en funciones estratégicas de recursos humanos como gestión del desempeño, compensación, reclutamiento, onboarding y planificación de sucesión. Se implementaron herramientas y procesos para acceder a la última tecnología a través de actualizaciones en la nube.

Un requisito empresarial importante era conservar los sistemas clave en las instalaciones, incluido el sistema de nómina con sus datos confidenciales. IBM creó la plataforma en la nube de SAP para integrar perfectamente las aplicaciones centrales de nómina con las soluciones de beneficios SaaS HR y PaaS. Esto permite a los empleados acceder a todas las aplicaciones necesarias desde una única página de destino.

IBM también colaboró con Synapxe, asociado de negocios de NUHS, para crear una arquitectura de amplia seguridad y fluida. En esta, SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher y Enterprise Service Bus vincularon el sistema de nómina de SAP con las aplicaciones de RR. HH. en la nube.

Para que los empleados pudieran iniciar sesión de forma segura, IBM colaboró estrechamente con Synapxe, la agencia HealthTech de Singapur, para implantar SAP Identity Authentication Services con autenticación de dos factores. NUHS también utilizó IBM® Application Management Services for Hybrid Cloud para aumentar la eficiencia operativa.

Cuando se desató la pandemia de COVID-19, el equipo de desarrollo pasó al trabajo remoto. Tanto IBM como NUHS siguieron adelante a pesar de tener que admitir una gran carga de trabajo operativa relacionada con la pandemia. Con el liderazgo y la orientación del director de RR. HH. de NUHS Group, NUHS revisó el compromiso y la capacitación de los empleados para cumplir con las medidas de distanciamiento seguro y superar las restricciones de separación.

El equipo de NUHS, Synapxe, SAP e IBM completó el proyecto en solo 10 meses, lo que convirtió a NUHS en el primer clúster de atención médica de Singapur en proporcionar una solución de RR. HH. basada en la nube con capacidades de autoservicio móvil.

Después de comenzar a operar en enero de 2021, la plataforma SAP SuccessFactors tuvo un impacto inmediato durante su primer mes. Más de 13 000 empleados de NUHS, o el 92 % de todos los usuarios, iniciaron sesión en la nueva plataforma myHR y otros 12 000 empleados activaron las aplicaciones móviles myHR. Desde entonces, la tasa de aceptación de aplicaciones móviles aumentó a más del 90 %.

A través del autoservicio, la aplicación móvil permite a los empleados y gerentes enviar, ver y editar registros personales. Los empleados ahora pueden acceder a sus propios documentos, así como editarlos e imprimirlos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto mejoró enormemente la productividad de RR. HH., ya que los empleados ya no necesitan imprimir y entregar manualmente los documentos.

NUHS ha obtenido importantes beneficios de la plataforma SAP SuccessFactors HR. Es un gran paso adelante en la entrega de servicios de RR. HH. más ágiles y receptivos.

El acceso móvil y las características de autoservicio proporcionaron una mejor experiencia de usuario. Con un único sistema para todo el grupo, NUHS ahora puede alinear las políticas y procesos de RR. HH. en todas sus instituciones. El equipo técnico puede crear una única base de datos compartida de RR. HH. para dar soporte a analytics y toma de decisiones de RR. HH. El equipo de negocio puede optimizar el flujo de trabajo de RR. HH. eliminando procesos y trámites manuales. Y la plataforma da soporte al reclutamiento al introducir una experiencia de candidato digital.

Además, con los nuevos y extensos datos de RR. HH. que se están recopilando, los gerentes de RR. HH. ahora pueden aprovechar las poderosas herramientas de generación de informes y analytics de la plataforma, lo que facilita mucho el informe de presupuesto y planificación, ya que los usuarios ahora pueden ejecutar informes por su cuenta, sin tener que recurrir al equipo de RR. HH.

La nueva plataforma también brinda ahorros de costos reduciendo las licencias a nivel local para el software de SAP. Además, los empleados del NUHS ahorran tiempo debido a curvas de aprendizaje más cortas y a la capacidad de volver a probar nuevas funcionalidades más rápido.

National University Health System (NUHS) (enlace externo a ibm.com) tiene como objetivo transformar la manera en que se previenen y manejan las enfermedades mediante el descubrimiento de las causas de estas, el desarrollo de tratamientos más efectivos a través de la investigación multidisciplinaria colaborativa y los ensayos clínicos, y la creación de mejores tecnologías y sistemas de capacidad de atención en alianza con otros que comparten los mismos valores y visión.

Las instituciones de NUHS Group incluyen National University Hospital, Ng Teng Fong General Hospital, Jurong Community Hospital y Alexandra Hospital; tres Centros Nacionales de Especialidades (National University Cancer Institute, NCIS en Singapur, National University Heart Centre, NUHCS, y National University Centre for Oral Health, NUCOHS en Singapur; National University Polyclinics, NUP); Jurong Medical Centre; y tres facultades de ciencias de la salud de NUS), NUS Yong Loo Lin School of Medicine (incluido Alice Lee Centre for Nursing Studies), NUS Faculty of Dentistry y NUS Saw Swee Hock School of Public Health.

Con instituciones miembros bajo una estructura de gobernanza común, NUHS crea sinergias para el avance de la salud al integrar la atención al paciente, la educación en ciencias de la salud y la investigación biomédica. Como sistema de salud regional, NUHS trabaja en estrecha colaboración con asociados de atención médica y social en todo Singapur para desarrollar e implementar programas que contribuyan a una población sana y comprometida en la parte occidental de Singapur.

Synapxe (enlace externo a ibm.com) es la agencia nacional de HealthTech que inspira la salud del mañana. El nexo de HealthTech: conectamos personas y sistemas para impulsar un Singapur más saludable. Junto con nuestros asociados, creamos soluciones tecnológicas inteligentes para mejorar la salud de millones de personas todos los días, en todas partes. Reimagine el futuro de la salud junto con nosotros en www.synapxe.sg.