Cuando se trata de procesos de negocio, Ian Cottrell es experto y tiene los documentos para demostrarlo. Después de más de una década en el equipo de tecnología de la empresa británica de medios y entretenimiento ITV, Cottrell regresó a la universidad para obtener su Maestría en Administración de Empresas (MBA) con un enfoque en la gestión de procesos de negocio.
Así que en 2014, cuando asumió su nuevo cargo como director de Operaciones de Canales de ITV, se quedó algo sorprendido por la respuesta que obtuvo cuando pidió ver los procesos de su nuevo equipo.
“Me dieron un manual de instrucciones grande y grueso y diagramas de procesos que se imprimieron y luego se pusieron en un armario”, dice.“Pregunté: ‘¿Esto es realmente lo que hacen?’Dijeron: ‘Bueno, sí.La última vez que se imprimió, así era”’.
Esto significaba que el equipo de operaciones nunca estuvo seguro de cuál fue el proceso actual. También era casi imposible ver la evolución de las interdependencias entre procesos y departamentos, una situación que puede fomentar la ineficacia y la duplicación de esfuerzos.
Cottrell sabía que tenía que haber una mejor manera.La encontró con la oferta IBM® Blueworks Live, una aplicación de modelado de procesos de negocio basada en la nube y de software como servicio (SaaS).Hoy, Blueworks Live está en el centro de todo lo que hacen Cottrell y su equipo.
Contenido descomunal
ITV debe programar y monitorear 2.16 millones de cuadros de contenido todos los días
Reducción de incidentes
Hoy en día, la organización experimenta <1 incidente de programación por mes, de 6 por mes en 2015
Curva de aprendizaje más rápida
Aprender a usar Blueworks Live requiere <1 hora
Entre las muchas tareas que recaen en Cottrell y el equipo de operaciones de ITV está la programación de cada día hasta el último fotograma (o 25 centésimas de segundo), incluidos los programas, los anuncios y los avisos.“El trabajo de nuestros equipos de operaciones es mantenernos al aire todo el tiempo.Programamos cada fotograma y tiene que verse perfectamente en la pantalla”, afirma Cottrell.Con el software IBM Blueworks Live, Cottrell y el equipo trabajan desde un proceso común al que los usuarios pueden acceder fácilmente desde cualquier navegador.Ese proceso, como todos los procesos que el equipo ha capturado en el software Blueworks Live, siempre está cambiando.
“Si el resultado es un conjunto muy ordenado de mapas de procesos, está mal.No queremos que las cosas sean estáticas, no queremos que sean ese archivo de diagramas en un cajón.Queremos cambiar constantemente, innovar constantemente, mejorar constantemente”, dice Cottrell.“Si tenemos una visión estática de un momento dado, eso nos impide avanzar o cambiarlo.Blueworks Live siempre es representativo de lo que sucede, lo cual es la belleza de la herramienta para mí”.
Además del proceso de programación, ITV utiliza el software Blueworks Live para gestionar los procesos de entrega de contenidos, conectividad de programas en directo, gestión de salida y entrega a plataformas bajo demanda, gestión de campañas promocionales y mucho más. Cada proceso tiene su propio conjunto de requisitos y tareas intrincadamente conectadas, junto con planes sobre qué hacer si algo va mal.
Cottrell considera que el proceso publicitario es especialmente interesante porque entran en juego muchas consideraciones diferentes.“Dentro de los procesos comerciales, hay todo tipo de bucles y validaciones porque hay varias reglas de negocio.Hay mucha comprobación de procesos, porque algunas de estas cosas son tareas del sistema y validación primaria, mientras que otras giran en torno a asegurarse de que no se está enfrentando a un anunciante de la competencia o poniendo un anuncio de apuestas durante un programa infantil”.
Cottrell le da crédito al software Blueworks Live por ayudar a su equipo a trabajar en colaboración y comunicarse de manera eficiente en todos los procesos. En los años transcurridos desde que se incorporó al equipo de operaciones, ITV ha reducido el número de incidentes al aire que experimenta, de seis por mes a menos de uno al mes, una mejora notable.
Pero Cottrell aún no ha terminado.También está buscando incorporar otros departamentos.“Si otros departamentos pueden entender qué estamos haciendo con lo que nos están entregando y, si podemos entender qué se necesita para que lo produzcan, comenzaremos a unirnos.Para que la gestión de procesos de negocio realmente funcione, tiene que ser de principio a fin”, explica.
Con Blueworks Live, es fácil avanzar hacia ese objetivo agregando nuevos procesos al marco existente.Cottrell estima que a la mayoría de los empleados, incluso a los que no tienen experiencia en TI, les toma menos de una hora entender cómo funciona.Eventualmente, le gustaría que todos en ITV trabajen desde el mismo conjunto de procesos siempre cambiantes, pero siempre actualizados.
“Tengo este tipo de visión nirvana en la que podría hacer clic en todo Blueworks y seguir todo de principio a fin. Cada vez estamos más cerca de lograrlo”, concluye.
ITVEnlace externo comenzó a transmitir en 1955, y hoy es una de las empresas de producción y distribución de televisión comercial más grandes del Reino Unido.Además de producir una amplia variedad de su propio contenido, ITV ahora opera un total de seis canales y ha ampliado las operaciones en todo el mundo con su popular estación bajo demanda, BritBox International.Con sede central en Londres, ITV cuenta con más de 6400 empleados.
Notas de pie de página
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Producido en los Estados Unidos de América, agosto de 2021.
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