Los recortes de financiamiento obligaron a Cambridgeshire a mejorar la eficiencia y reducir los costos de sus procesos.

Con el fin de construir un modelo colaborativo de estándar abierto para el descubrimiento y desarrollo de procesos de negocio, Cambridgeshire integró IBM Blueworks Live™ con IBM® Business Process Manager on Cloud.

La carga de hacer más con menos es universal, sin distinción entre el sector público y privado.La “eficiencia” se ha convertido en el mantra, por lo que los líderes de TI que esperan aumentar la eficiencia, a menudo, se enfocan primero en la gestión de procesos de negocios de su organización.

Martin Franklin es gerente de proyecto del Service Transformation and Efficiency Programme (STEP) de Cambridgeshire, y está ayudando con la respuesta de CFRS a los recortes solicitados por el gobierno a los presupuestos operativos en el sector de la seguridad pública.“El programa se trata realmente de aumentar la eficiencia administrativa para que podamos ahorrar dinero y evitar que se tengan que hacer recortes en nuestra primera línea: bomberos y camiones de bomberos”, dice.“Tuvimos que encontrar formas de volvernos más rentables y más baratos sin sacrificar la integridad operativa”.

El colega de Franklin, James Thompson, desarrollador de BPM en CFRS, dirige la transformación de la automatización de procesos de la organización, una pieza clave del éxito de STEP.“Reconocimos que muchos procesos carecían de visibilidad del rendimiento y los datos”, dice.“Los procesos manuales y no gestionados tenían que volverse más eficientes.Un concepto que nos entusiasmó fue Smarter Process no solo con el reemplazo de hojas de cálculo, sino también con la automatización de procesos”.

Según Thompson, CFRS se ha percibido un ahorro de tiempo del 60 % y del 90 % en el desarrollo y la implementación de procesos.“Un proceso que tardaba una semana en llevarse a cabo ahora solo toma un día o tal vez unas horas”, dice.“Por lo tanto, BPM on Cloud ha sido revolucionario para nosotros.Los desarrolladores consideran que el procedimiento para crear procesos más inteligentes en IBM BPM on Cloud es mucho más flexible.Nos permite centrarnos en el proceso comercial en lugar de preocuparnos por la infraestructura”.

El enfoque inicial de los desarrolladores está en los procesos administrativos.“STEP nos ayuda a comprender cómo funcionan nuestros procesos administrativos, mejorarlos y demostrar esa mejora antes de analizar las operaciones”, dice Franklin.“Estamos brindando una base sobre la cual construir procesos relacionados con la prevención comunitaria, la respuesta a emergencias, la educación pública y el reclutamiento de bomberos”.

Esta base ha permitido que CFRS sea pionera entre los servicios de bomberos del Reino Unido, ya que utiliza la tecnología de nube de IBM para compartir sistemas administrativos, datos y procesos con sus compañeros de servicios. Los planes son que CFRS se asocie con el gobierno del Reino Unido para impulsar la colaboración y la adopción a escala nacional.

Ese objetivo ya se ha logrado hasta cierto punto. La primera incursión de CFRS en un proceso de cara al público basado en la nube, el reclutamiento de nuevos bomberos de guardia, se desarrolló con otros 14 servicios de bomberos para investigar a los reclutas. El proceso se diseñó de manera colaborativa con la intención de establecer un procedimiento común para todos los servicios contra incendios. La eficiencia también está aumentando allí.

“Hemos medido hasta un 80% de ahorro de tiempo al eliminar la entrada de datos duplicados o incluso triplicados”, dice el Sr. Thompson. “No solo eso, hemos podido capturar datos de mucha mayor calidad, y los datos de mayor calidad nos ayudan a comprender mejor quiénes están solicitando ser bomberos de guardia: de dónde son, cuáles son sus antecedentes y cuál es su trabajo diario actual. Ahora capturamos esos datos de una manera mucho más cualitativa”.

Planea trasladar todos los procesos internos más inteligentes de CFRS a la nube. “Simplemente presentimos que ese es el futuro. Es más flexible y ciertamente mucho más rápido de desarrollar. Pero lo más importante es que podemos colaborar en los procesos de back office y con sistemas que envíen a los bomberos a los incidentes”.

La plataforma IBM Cloud también ha ampliado la colaboración con otros servicios de emergencia. “Contactamos a otros servicios de bomberos y rescate, y les mostramos lo que hemos hecho y las eficiencias que hemos logrado”, dice el señor Thompson. “Hay un costo inicial casi nulo para ejecutar un proceso más inteligente en la nube, por lo que es más probable que esos otros servicios se unan a nosotros. Podríamos lograr enormes ahorros en todo el país. IBM BPM on Cloud y BlueWorks es un marco muy prometedor para unirse como servicios de bomberos y encontrar formas comunes de trabajar no solo en el aspecto humano, sino también para desarrollar paradigmas técnicos comunes para la integración de sistemas y el intercambio de datos. Esto es muy poderoso. Y quizás lo que más me emociona sobre la mejora de procesos en BPM en la nube es que podemos adoptar un enfoque incremental y ver cómo pequeñas mejoras pueden generar de repente grandes recompensas”.

Cambridgeshire Fire and Rescue Service (CFRS) (enlace externo a ibm.com) es el servicio de bomberos y rescate del condado no metropolitano de Cambridgeshire, y la autoridad unitaria de Peterborough en el Reino Unido.El servicio opera 28 estaciones de bomberos.