Bravida

Desafío de negocio

Bravida está creciendo rápidamente en el fragmentado sector nórdico de la instalación y mantenimiento de sistemas. Para impulsar una mayor expansión, quería equipar a los responsables de tomar decisiones con insights más detallados de los datos financieros.

Transformación

Con la colaboración del IBM Business Partner Advectas, Bravida implementó IBM Planning Analytics alojado en IBM Cloud para que la elaboración de presupuestos fuera más flexible, fácil de usar y eficiente en términos de tiempo.

Resultados

Caso de desafío de negocio

Cómo impulsar la agilidad

Cuando se usa una instalación como un edificio de oficinas o un centro comercial, es posible que no note sistemas básicos como la electricidad, el agua, la calefacción o la refrigeración hasta que dejen de funcionar, momento en el que queda claro lo importante que son.

Bravida es el líder del mercado en la instalación y mantenimiento de estos servicios vitales en instalaciones en Suecia, Dinamarca, Noruega y Finlandia y ha crecido rápidamente en los últimos años. A diferencia de otras partes de Europa, el sector de la instalación y mantenimiento de servicios en los países nórdicos está muy fragmentando, lo que ofrece a Bravida una excelente oportunidad para captar nuevas cuotas de mercado.

Para apoyar la próxima era de su expansión, Bravida vio la oportunidad de agilizar y optimizar los procesos de elaboración de presupuestos. La empresa crea un presupuesto anual y tres pronósticos adicionales cada año. Su solución de elaboración de presupuestos existente no brindaba la flexibilidad que Bravida necesitaba para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado, limitando la agilidad de la empresa.

Fredrik Larsson, Business Controller del Grupo de Bravida, explica: "Nuestro negocio se basa en varios proyectos, cada uno con muchas partes móviles, que deben ser contabilizadas en nuestros presupuestos. Anteriormente, teníamos que contratar a un consultor externo para que nos ayudara con el proceso de nuestro presupuesto anual y cada vez que queríamos realizar cambios. Queríamos un nuevo sistema que nos pudiera brindar no solo un mayor control sobre el proceso de planificación, sino también la flexibilidad necesaria para ajustarla para rentabilizar las nuevas oportunidades".

Caso de transformación

Agilidad para cumplir plazos ajustados

Tras un extenso análisis de una serie de proveedores, Bravida decidió implementar IBM Planning Analytics para transformar sus procesos de elaboración de presupuestos.

Fredrik Larsson recuerda: "Pedimos a varias empresas que presentaran su solución a nuestros usuarios de gestión y empresariales, y demostraran cómo su sistema beneficiaría a las distintas divisiones de nuestra empresa. Estaba claro que IBM Planning Analytics ofrecía una funcionalidad muy sólida que se adaptaba a nuestros requisitos, además de una versatilidad excepcional, y también era más rentable que las ofertas de la competencia".

Bravida trabajó con el IBM Business Partner Advectas para implementar IBM Planning Analytics en un plazo ambicioso de cinco semanas, con el fin de completar la implementación antes de la siguiente fecha límite de presupuesto. Fredrik Larsson explica: "Habíamos trabajado con Advectas durante varios años, por lo que sabíamos que conocían bien nuestros sistemas y procesos, y realmente comprendían nuestros objetivos estratégicos.

"Cuando mencionamos el plazo que nos habíamos marcado, ¡nuestro consultor de Advectas se estresó, pero también estaba decidido! Advectas nos ayudó a planificar cada aspecto de la implementación hasta el último detalle, agilizando el proceso para que pudiéramos entregar la implementación a tiempo".

Bravida eligió IBM Planning Analytics alojado en IBM Cloud para acelerar la implementación y simplificar la gestión continua. Fredrik Larsson explica: "Fue muy fácil decidir alojar nuestro nuevo sistema en IBM Cloud. Queríamos que el sistema tuviera el mínimo mantenimiento posible, y éramos muy conscientes del alto rendimiento, la disponibilidad, la flexibilidad y la seguridad que ofrece IBM Cloud. La implementación de IBM Planning Analytics en IBM Cloud también nos ayudó a implementar la solución rápidamente, lo que fue clave para cumplir con nuestro plazo. Si hubiéramos elegido una opción local, el plazo de implementación hubiera sido imposible".

Bravida completó la implementación básica de IBM Planning Analytics antes de lo programado, creando un sistema de elaboración de presupuestos fácil de usar para los usuarios empresariales. Cuando los gerentes regionales o de sucursal crean su presupuesto, el sistema integra eficientemente los datos de la planificación de recursos empresariales (ERP) y del software de nóminas de la empresa, que los gerentes de proyectos y servicios mantienen actualizados durante todo el año. La solución simplifica la planificación del siguiente período.

Tan pronto como la empresa cerró el proceso de elaboración de presupuestos, continuó trabajando con Advectas para implementar las características adicionales para aumentar aún más la eficiencia y flexibilidad de su sistema de elaboración de presupuestos. Además, la empresa se asoció con el IBM Business Partner Addedo para crear una aplicación de conformidad con la nueva normativa IFRS 16, que obliga a las empresas a incorporar los arrendamientos en sus balances. La política introduce complejidad presupuestaria adicional para Bravida, que alquila aproximadamente 7,000 vehículos y varios cientos de instalaciones. Con la ayuda de IBM Planning Analytics y Addedo, la empresa podrá cumplir con las nuevas directrices con facilidad.

Resultados

Planificación del crecimiento

Con IBM Planning Analytics, Bravida ha sido capaz de optimizar los procesos de elaboración de presupuestos, lo que ha permitido impulsar el ahorro de tiempo y complejidad.

Fredrik Larsson comenta: "La facilidad de uso de IBM Planning Analytics simplifica mucho la vida de todos los que participan en el proceso de elaboración de presupuestos. El uso del nuevo sistema nos permitió reducir el tiempo necesario para crear un nuevo presupuesto de tres días (con la ayuda de un consultor) a dos horas sin necesidad de ninguna asistencia".

Bravida también se beneficia de la flexibilidad de IBM Planning Analytics. Un ejemplo clave de esto es la nómina, donde la solución ayuda a la empresa a acomodar las diferentes leyes laborales y códigos fiscales de los cuatro países en los que opera.

"Nuestro anterior software de presupuestos no nos permitía crear normas separadas que nos permitieran integrar la información de nóminas para cada país, por lo que teníamos que introducir esta información manualmente", recuerda Larsson. "Para una empresa de aproximadamente 10,000 empleados, esta era una tarea considerable para realizar cada trimestre. IBM Planning Analytics elimina este problema al permitirnos crear varias normas empresariales para los distintos países, lo que agiliza de forma significativa el proceso de elaboración de presupuestos".

Anteriormente, el gran número de sucursales de Bravida significaba que el control de versiones era difícil de gestionar. Ahora, con la pista de auditoría que proporciona IBM Planning Analytics, que rastrea todas las entradas de los archivos de registro, es mucho más fácil para los usuarios buscar errores y resolver rápidamente cualquier problema de presupuestación.

Fredrik Larsson concluye: "En última instancia, emprendimos este proyecto para mejorar la toma de decisiones en un momento crítico para Bravida: tenemos una excelente oportunidad para fortalecer nuestra posición de mercado. Al hacer que nuestros procesos de elaboración de presupuestos sean más flexibles y eficientes, IBM Planning Analytics en IBM Cloud aumentó nuestra capacidad de preparar pronósticos bien informados para impulsar futuras operaciones. Esto nos permite llevar nuestro negocio al siguiente nivel".

Bravida

Bravida (enlace exterior a ibm.com) trabaja con todos los sistemas que dan vida a las edificaciones. La empresa es un asociado end-to-end que ofrece servicios en varias áreas de tecnología: eléctrico; calefacción y plomería; ventilación; seguridad; rociadores; refrigeración; electricidad y gestión de instalaciones técnicas.

Componentes de la solución

• Cognos Controller
• Planning Analytics

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