Cómo impulsar mejores decisiones empresariales con insights más profundos de los datos financieros
Bravida es un proveedor líder de instalación y mantenimiento de sistemas para propiedades que está logrando una importante cuota de mercado en toda la región nórdica. Para mantener un crecimiento rápido, la empresa desplegó IBM® Planning Analytics en IBM Cloud para mejorar las capacidades de planificación a largo plazo y reducir los ciclos presupuestarios en un 90 %.
Bravida está creciendo rápidamente en el sector fragmentado de instalación y servicio de sistemas nórdicos. Para impulsar una mayor expansión, quería brindar a los responsables de la toma de decisiones mayores información estratégica sobre los datos financieros.
Al trabajar con IBM Business Partner Advectas, Bravida desplegó IBM Planning Analytics, alojado en IBM Cloud, para que la elaboración de presupuestos sea más flexible, fácil de usar, rápida y eficaz.
Al usar una instalación como un edificio de oficinas o un centro comercial, es posible que no note sistemas centrales como electricidad, agua, calefacción y refrigeración, hasta que dejan de funcionar, momento en el que queda claro lo importantes que son.
Bravida es líder en el mercado de la instalación y mantenimiento de estos servicios vitales en instalaciones en Suecia, Dinamarca, Noruega y Finlandia, y ha crecido creció rápidamente en los últimos años. A diferencia de otras partes de Europa, el sector de instalación y mantenimiento de servicios en la región nórdica está fragmentado, lo que ofrece a Bravida una excelente oportunidad para captar una nueva cuota de mercado.
Para apoyar la próxima era de su expansión, Bravida vio la oportunidad de agilizar y optimizar los procesos presupuestarios. La empresa crea un presupuesto anual y tres pronósticos adicionales cada año. Su solución de presupuestación existente no proporcionaba la flexibilidad que Bravida necesitaba para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado, lo que limitaba la agilidad de la empresa.
Fredrik Larsson, contralor comercial del grupo en Bravida, explica: “Nuestro negocio se basa en múltiples proyectos, cada uno con muchas partes móviles, que deben tenerse en cuenta en nuestros presupuestos. Antes, teníamos que contratar a un consultor externo para ayudarnos con el proceso presupuestario anual y siempre que queríamos hacer cambios. Queríamos un nuevo sistema que pudiera darnos un mayor control sobre el proceso de planificación, además de la flexibilidad de ajustarnos para aprovechar al máximo nuevas oportunidades”.
Tras una revisión exhaustiva de varios proveedores, Bravida decidió implementar IBM Planning Analytics para transformar sus procesos de presupuestación.
Fredrik Larsson recuerda: “Invitamos a varias empresas a presentar sus soluciones a nuestros directivos y usuarios empresariales, y les pedimos que demostraran cómo su sistema daría beneficio a varias divisiones de nuestra empresa. Estaba claro que IBM Planning Analytics ofrecía una funcionalidad muy poderosa que se ajustaba a nuestros requisitos, incluyendo una versatilidad excepcional, y además era más rentable que las demás ofertas”.
Bravida trabajó con el IBM Business Partner Advectas para desplegar IBM Planning Analytics en un plazo ambicioso de cinco semanas, con el fin de completar la implementación antes de la próxima fecha límite de presupuestación. Fredrik Larsson explica: “Habíamos trabajado con Advectas durante varios años, así que sabíamos que ellos estaban muy familiarizados con nuestros sistemas y procesos, y que realmente entendían nuestros objetivos estratégicos”.
“Cuando mencionamos la fecha límite que nos habíamos fijado, nuestro consultor de Advectas se sintió presionado, ¡pero mostró mucha determinación! Advectas nos ayudó a planificar cada aspecto del despliegue hasta el último detalle, agilizando el proceso para garantizar que entregamos la implementación a tiempo”.
Bravida optó por IBM Planning Analytics alojado en IBM Cloud para acelerar el despliegue y simplificar la gestión continua. Fredrik Larsson explica: “Alojar nuestro nuevo sistema en IBM Cloud fue una decisión fácil. Queríamos que el sistema necesitara el menor mantenimiento posible y éramos muy conscientes del alto rendimiento, la disponibilidad, la flexibilidad y la seguridad que ofrece IBM Cloud. Desplegar IBM Planning Analytics en IBM Cloud también nos ayudó a implementar la solución rápidamente, lo cual fue clave para cumplir con nuestro plazo: si hubiéramos elegido una opción on premises, habría sido imposible cumplir con el plazo del despliegue”.
Bravida completó su implementación básica de IBM Planning Analytics antes de lo previsto, creando así un sencillo sistema para la elaboración de presupuestos para usuarios empresariales. Cuando los gerentes regionales o de sucursal crean su presupuesto, el sistema integra perfectamente los datos de la planeación de recursos empresariales (ERP) y del software de nóminas de la empresa, que se mantienen actualizados por los gerentes de proyectos y servicios durante todo el año. La solución facilita la planificación anticipada para el próximo periodo.
Tan pronto como la empresa cerró el proceso de presupuestación, reanudó el trabajo con Advectas para implementar características adicionales para aumentar aún más la eficiencia y flexibilidad de su sistema de presupuestación. La empresa también se asoció con el IBM Business Partner Addedo para crear una aplicación de conformidad con la nueva normativa IFRS 16, que exige a las empresas incorporar los contratos de arrendamiento en sus balances. La política introduce una complejidad presupuestaria adicional para Bravida, que alquila alrededor de 7000 vehículos y unas cuantas centenas de instalaciones. Con la ayuda de IBM Planning Analytics y Addedo, la empresa podrá cumplir con las nuevas directrices con facilidad.
Con IBM Planning Analytics, Bravida ha podido optimizar los procesos presupuestarios, desbloqueando ahorros de tiempo y complejidad.
Fredrik Larsson comenta: “La facilidad de uso de IBM Planning Analytics hace que la vida de todos los involucrados en el proceso presupuestario sea mucho más sencilla. El uso del nuevo sistema nos permitió reducir el tiempo necesario para establecer un nuevo presupuesto de tres días, con la ayuda de un consultor, a dos horas sin necesidad de asistencia”.
Bravida también se beneficia de la flexibilidad de IBM Planning Analytics. Un ejemplo clave de esto es la nómina, donde la solución está ayudando a la empresa a adaptarse a las diferentes leyes laborales y códigos fiscales en cada uno de los cuatro países en los que opera.
“Nuestro software de presupuestación anterior no nos permitía crear reglas separadas que nos permitieran integrar la información de nómina de cada país, lo que significaba que teníamos que hacer la entrada de esta información manualmente”, recuerda Larsson. “Para una empresa con alrededor de 10 000 empleados, esta era una tarea considerable que debía completar cada trimestre. IBM Planning Analytics elimina este problema al permitirnos crear múltiples reglas de negocio para distintos países, lo que agiliza considerablemente el proceso de presupuestación”.
Anteriormente, la gran cantidad de sucursales de Bravida hacía que el control de versiones fuera difícil de gestionar. Ahora, el rastro de auditoría proporcionado por IBM Planning Analytics, que asienta cada entrada en los archivos de registro, significa que es mucho más fácil para los usuarios buscar errores y resolver cualquier problema presupuestario rápidamente.
Fredrik Larsson concluye: “En última instancia, emprendimos este proyecto para mejorar nuestra toma de decisiones en un momento crítico para Bravida: tenemos una excelente oportunidad para fortalecer nuestra posición en el mercado. Al hacer que nuestros procesos de presupuestación sean más flexibles y eficientes, IBM Planning Analytics en IBM Cloud aumentó nuestra capacidad para hacer pronósticos bien fundamentados para impulsar operaciones futuras. Esto nos permite llevar nuestro negocio al siguiente nivel”.
Bravida trabaja con todos los sistemas que dan vida a los edificios. La empresa es un socio integral que ofrece servicios en varias áreas de tecnología: eléctrica; calefacción y fontanería; ventilación; seguridad; rociadores; refrigeración; energía; y gestión de instalaciones técnicas.
Advectas es un proveedor líder de soluciones de rendimiento y business intelligence. Todos los días, los empleados trabajan junto con los clientes para mejorar sus capacidades para analizar la información de su negocio, identificar factores de éxito y desviaciones, observar tendencias y mejorar la transparencia general de la información dentro de la empresa.
Addedo es una consultora internacional de rápido crecimiento. A través de su gestión, aplicación y consultoría provisional, Addedo ayuda a sus clientes a obtener una mejor visión del rendimiento de su negocio.
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