AusNet Services amplía sus operaciones de RR. HH. con IBM y SAP
AusNet es una compañía que vive de acuerdo con sus valores. Y uno de sus valores fundamentales es cuidar el bienestar de su gente, tanto empleados como clientes. Es mucho pedir. Como una de las mayores compañías de transmisión y distribución de energía de Victoria, Australia, la compañía mantiene las luces encendidas para 1.5 millones de clientes y contrata a más de 1,300 empleados para que lo ayuden a hacerlo.
Ese sentido de comunidad comienza desde adentro. "AusNet tiene una cultura muy inclusiva", dice Bernie Repacholi, director de sistemas de personas y habilitación de AusNet. “Nuestros empleados forman relaciones significativas y duraderas. Las personas están profundamente conectadas con nuestro propósito de acelerar un futuro sustentable”.
"Eso también se traduce en lo que hacemos por los clientes, porque operamos en las comunidades donde vivimos", continúa. "Desempeñamos un papel fundamental en conectar a esas comunidades con la energía y proporcionar energía sustentable, segura, confiable y limpia".
Las personas fueron lo más importante en 2021, cuando la compañía descubrió pagos incompletos involuntarios a empleados actuales y anteriores como resultado de la cobertura y aplicación de acuerdos y laudos aplicables en el lugar de trabajo.
AusNet optó por ser transparente al abordar el problema. "Uno de los valores fundamentales de AusNet es que hacemos lo correcto", dice Repacholi. "Realmente queríamos estar a la altura de ese valor". La compañía reveló voluntariamente el problema a los reguladores y se comunicó con los empleados, quienes recibieron un pago atrasado de remediación.
Al mismo tiempo, AusNet comenzó a trabajar con IBM, con la que ya tenía una relación, para evaluar su plataforma de recursos humanos. La plataforma estaba compuesta por tres sistemas separados. Mientras funcionaba, era difícil y requería mucho tiempo para los gerentes y sus empleados averiguar en qué sistema iniciar sesión para un propósito determinado.
Como parte de sus obligaciones legislativas de mantener registros de tiempo y asistencia, la compañía exigía a los empleados que rellenaran hojas de horas trabajadas. La mayoría de los empleados no estaban acostumbrados a tener que hacerlo, y el sistema les resultaba difícil de navegar.
AusNet necesitaba modernizar sus procesos existentes de recursos humanos mediante la consolidación de sus múltiples sistemas, la reducción de las intervenciones manuales y la agilización de las tareas de recursos humanos para empleados y directivos.
reducción del tiempo administrativo de recursos humanos estimada en los próximos 5 años
procesos empresariales de 3 sistemas consolidados en 1
A la hora de determinar el mejor enfoque para renovar su sistema de recursos humanos, AusNet consideró dos opciones principales: mejorar la plataforma existente, que incluía módulos de talento obsoletos de SAP SuccessFactors, o sustituir su anticuado sistema por SAP SuccessFactors Employee Central, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) basado en la nube. Como asesor de transformación del proyecto, los servicios de consultoría de SAP SuccessFactors,parte de IBM Consulting™ Business Transformation Services, analizaron el problema desde una perspectiva sistémica y recomendaron la última solución.
Con SAP SuccessFactors Employee Central como base, AusNet eligió varios módulos adicionales para ayudar a cumplir con los requisitos de su negocio y mejorar la productividad. En primer lugar, seleccionó un módulo de tiempo y asistencia para garantizar que los empleados recibieran el pago correcto. Además, mejoró sus módulos de talento existentes.
Trabajando como un solo equipo, otro valor central interno de AusNet, IBM y AusNet unieron fuerzas con los expertos en la materia de SAP para implementar la solución en julio de 2022, empleando un único gerente de proyecto para liderar el esfuerzo. Crear un sistema de software y un marco de cumplimiento en torno a los acuerdos empresariales fue un gran desafío. El proceso implicó muchas horas de incorporación de reglas de negocio, información de documentos legales y métricas de cumplimiento.
Si bien el equipo de TI de AusNet inició el proyecto y estuvo muy involucrado durante todo el proceso, el equipo de recursos humanos dirigió gran parte del diseño del sistema. Al emplear una combinación de principios ágiles y un diseño centrado en las personas, el equipo se vio limitado a la hora de aplicar comentarios de los empleados por los requisitos de cumplimiento.
"Fuimos muy intencionados a la hora de hablar con los empleados y directivos sobre cómo nos gustaría que participaran", dice Repacholi. "Creamos un grupo de referencia empresarial encargado de cerciorar de que la gente de la compañía relacionada con el proyecto supiera lo que estaba pasando. Algunas cosas estaban en juego y otras no. Así que nos cercioramos de que el plan de cambio fuera realmente claro en eso".
Al mismo tiempo, el equipo se mantuvo fiel a la práctica de transparencia de AusNet, poner en contacto con los empleados en todo momento. También trajo un grupo de prueba cuando fue necesario. "Hubo algunas cosas que descubrimos en el camino que requirieron repensar el trabajo de configuración", dice Repacholi. "El beneficio fue que IBM nos hizo saber: 'Independientemente de lo que tengamos que hacer para llegar al final, seguiremos adaptando el sistema para cumplir con los requisitos personalizados de AusNet, cerciorándonos de que se haga bien'".
En última instancia, el equipo implementó la solución y consolidó 38 procesos de negocio de tres sistemas en uno.
Hoy, AusNet está cosechando los frutos de su nuevo sistema de recursos humanos. La velocidad de comercialización es fundamental para atraer y retener talento. Con ese fin, el nuevo sistema aceleró enormemente el proceso de aprobación de contrataciones de AusNet. Anteriormente, las nuevas solicitudes de puesto tenían que pasar por tres niveles de aprobación. La aprobación final procedía del director general ejecutivo, lo que podía tardar hasta dos semanas. Ahora, un equipo de cumplimiento es el único aprobador y emite aprobaciones diariamente.
Los empleados ahora pueden completar fácilmente las hojas de tiempo en sus dispositivos móviles y están entusiasmados con los beneficios adicionales que ofrece el sistema. "A la gente le encanta la visibilidad de cómo funciona esto", dice Repacholi. "Los responsables disponen de paneles de control de las hojas de horas en los que pueden ver patrones de cuánto tiempo se dedica a los proyectos. El sistema incorpora reglas de negocio para el seguimiento del tiempo y las aplica automáticamente si, por ejemplo, los empleados tienen derecho a asignaciones u horas extras”.
La gerencia ahora sabe exactamente cuánto se les paga a los empleados en función de las horas que trabajaron. Esa capacidad también abre conversaciones sobre salud y bienestar cuando los empleados trabajan horas extra. La gerencia puede ver y responder rápidamente a aquellas áreas del negocio donde existen desafíos de recursos.
Con el marco de cumplimiento codificado en el sistema, AusNet puede confiar en la precisión de los datos y sistemas subyacentes. En lugar de que la gerencia se refiera a hojas de cálculo al asignar empleados a nuevos puestos, el sistema asigna automáticamente los puntos de pago correctos sin intervención manual, información que es claramente visible para todos los empleados.
En los próximos cinco años, AusNet prevé reducir hasta un 50% el tiempo dedicado a la administración de recursos humanos. La compañía está estudiando actualmente posibles características y funciones adicionales en SAP SuccessFactors, como la renovación de su proceso de incorporación y la mejora de las experiencias de sus empleados.
“En este proyecto, todos nos unimos y trabajamos como un solo equipo con un resultado compartido”, concluye Repacholi. “Sabíamos que IBM no iba a salir por la puerta tan pronto como lo lanzáramos. Realmente es una relación que se construye sobre la confianza mutua. Confiamos en IBM e IBM confía en que proporcionaremos la información necesaria para crear soluciones que, en última instancia, satisfagan nuestras necesidades”.
Con sede en Melbourne, Australia, AusNet (enlace externo a ibm.com) es una compañía de transmisión y distribución de energía que opera tres redes reguladas de electricidad y gas en Victoria, Australia. La compañía es propiedad privada de Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, una compañía controlada por Brookfield Asset Management.
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Producido en los Estados Unidos de América. Octubre de 2023.
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