1848년 호주 최초의 공공 병원인 빅토리아주립병원으로 출발한 로열 멜버른 병원(RMH)은 현재 빅토리아주에서 가장 큰 의료 서비스 제공자 중 하나입니다. RMH는 재활, 노인 간호, 외래 환자 및 지역 사회 프로그램뿐만 아니라 포괄적인 전문 의료, 수술 및 정신 건강 서비스를 제공합니다. 외상 등의 서비스를 위한 주 전역의 지정 서비스 제공자인 RMH는 신경과학, 신장학, 종양학, 심장학, 가상 의료 등 여러 주요 전문 분야의 3차 서비스를 위한 우수 센터를 이끌고 있습니다.
RMH는 멜버른의 서부 및 북부 교외 지역에 기반을 둔 550,000명 이상의 사람들로 구성된 커뮤니티에 서비스를 제공합니다. 대표 시설인 로열 멜버른 병원 외에도 시티와 로열 파크에 위치한 두 개의 주요 캠퍼스와 전염병 연구소, 정신 건강, 주거 치료, 재활 및 지역 사회 기반 서비스를 제공하는 12개의 위성 센터가 의료 서비스를 제공하고 있습니다.
RMH의 광범위한 환경을 유지하기 위해 600명 이상의 시설 관리(FM) 직원이 밤낮으로 일하며 청소, 폐기물 관리, 병동 지원 및 환자 이송, 유지 보수, 엔지니어링 및 생물 의학 엔지니어링 서비스, 에너지 및 유틸리티 관리, 배전반, 주차장, 환자 음식 서비스 및 접객 케이터링과 같은 광범위한 비임상 서비스를 제공합니다.
수년 동안 FM은 서비스 요청에 응답하기 위해 호출기, 메시징 시스템, 전화 통화, 티켓 및 기타 종이 기반 도구의 레거시 시스템에서 운영되었습니다. 시스템 전환 이전에는 시설 서비스를 요청하는 8가지 방법이 있었습니다. 하지만 시스템이 통합되지 않은 사일로에서 관리되고 워크로드가 꾸준히 증가함에 따라 RMH는 이러한 시스템에 과부하가 걸리기 전에 FM 비즈니스 프로세스를 간소화하고 검토하여 보다 효율적이고 지속 가능한 서비스 제공이 가능해지기를 원했습니다.
"FM 직원들은 서비스 제공 과정에서 일상적인 운영상의 어려움을 점점 더 많이 겪고 있었습니다."라고 RMH의 CAFM 프로젝트 디렉터인 Adriana Stormont는 말합니다. "또한 의사 결정에 더 나은 정보를 제공하기 위한 정성적 데이터도 부족했습니다. 자산 데이터는 중앙 집중화되거나 투명하지 않았기 때문에 수명주기 비용, 유지보수, 보증, 계약자 계약 및 모범 사례 자산 관리뿐만 아니라 새로 도입된 규정 준수를 충족하기 위해 필요한 기타 중요한 정보를 캡처할 수 없었습니다."
이러한 문제를 해결하기 위해 RMH는 디지털 작업 관리 시스템을 권장하는 독립 서비스 검토를 시작했습니다. “그런 다음 공개 입찰을 통해 시장을 테스트하고 종합적인 평가 및 조달 프로세스를 따랐습니다.” 라고 Stormont는 말합니다. “우리의 평가 여정에는 지역 및 주 간의 의료 및 상업 기관 전반에 걸친 참조 방문 및 회의가 포함되었습니다.”
2018년 11월, RMH 이사회는 모빌리티 디지털 업무 관리 플랫폼을 포함한 통합 업무환경 관리 시스템(IWMS)에 대한 비즈니스 사례 자금을 승인했습니다. 2019년에는 디지털 구현과 변화 전환을 감독하기 위해 CAFM(컴퓨터 지원 시설 관리) 프로젝트 팀도 설립했습니다. 이 주요 대도시 의료 서비스에서는 IBM® TRIGA® 플랫폼을 IWMS로 선택했습니다. 일련의 분석, 중요 경고 및 자동화된 프로세스 기능을 통해 TRIRIGA는 FM 요구 사항에 대한 가시성, 리소스 활용도, 제어 및 자동화를 향상시킵니다.
솔루션 설계 및 프로젝트 구현을 위해 IBM은 IBM 사물 인터넷 (IoT) 소프트웨어에 대한 광범위한 경험을 바탕으로 IBM 비즈니스 파트너인 TriXi Building Insights를 영입했습니다.
CAFM 프로젝트에는 100개가 넘는 비즈니스 프로세스 검토, 7개 워크스트림에 대한 설계 세션, 데이터 마이그레이션, 변경 관리, 여러 부서에 걸친 사용자 테스트 및 교육이 포함되었습니다. 하지만 2020년 초까지 프로젝트가 일정과 예산에 맞춰 진행되던 중 예기치 못한 사건이 발생하여 RMH와 FM은 누구도 상상하지 못했던 방식으로 어려움을 겪게 됩니다.
2023년 중반 현재, CAFM-TRIRIGA 솔루션은 병원 전체에서 50만 건 이상의 내부 환자 이송을 포함하여 150만 건 이상의 작업을 처리했습니다.
CAFM은 많은 종이 기반 프로세스를 직원들이 모바일 장치를 통해 수신하는 약 400개의 디지털화된 작업으로 대체했습니다.
2020년 초, RMH가 CAFM-TRIRIGA 시스템 출시를 눈앞에 두고 있을 때 코로나19가 호주를 강타했고, 병원들은 팬데믹에 대비하기 시작했습니다. 코로나19 환자 치료, 코로나19 의심 환자 모니터링, 일반 진료 업무량 유지 등 의료진의 업무량이 급증한 데다 감염성 청소와 감염성 폐기물 처리 업무만 평소 대비 3배 이상 증가하는 등 FM 직원들의 업무량도 증가했습니다.
4월 말부터 가동될 예정이었던 CAFM-TRIRIGA 시스템은 예상되는 코로나19 환자 급증에 대비하기 위해 운영 및 유지보수 모듈의 가동 날짜를 3월 31일로 앞당기기로 결정했습니다. Stormont는 “이것은 폭풍이 지나가기를 기다리는 것이 아니라 빗속에서 춤추는 법을 배우는 것입니다.”라고 말합니다. "가능한 한 빨리 CAFM을 출시함으로써 이 과제를 해결하고 임상 인력을 더 잘 지원하는 데 필요한 디지털 도구를 확보할 수 있었습니다."
CAFM-TRIRIGA 시스템은 코로나19 감염성 청소 및 폐기물 활동 보고를 지원하는 데 즉각적인 영향을 미쳤으며, 여기에는 코로나19 및 COVID-19 병동에 투입될 인력을 준비하는 것도 포함됩니다. "2021년 겨울 호주에서 델타 변종과 관련된 코로나19 감염 사례가 급증했을 때, CAFM-TRIRIGA는 RMH에 중요한 도구로 계속 사용되었습니다. RMH의 시설 관리 책임자인 마이클 맥캠브리지(Michael McCambridge)는 "CAFM-TRIRIGA는 의료진을 지원하는 것 외에도 코로나 병동 외부의 의료 서비스 전반에서 1단계 및 2단계 노출이 확인되었을 때 병원 내 시설 직원을 추적할 수 있도록 했습니다."라고 말합니다.
FM 직원들은 모바일 스마트 기기를 사용하여 임상 병동, 응급실, 연합 의료 서비스 및 기타 여러 이해관계자로부터 트리가 리퀘스트 센트럴로 들어오는 서비스 요청에 대응하기 시작했습니다. CAFM-TRIRIGA를 사용하면 각 부서에서 사용하고 적극적으로 모니터링하는 스마트 기기와 대시보드를 통해 업무와 작업을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
의료 서비스의 여러 영역은 전통적으로 여러 수작업, 노동 집약적 또는 종이 기반 프로세스로 인해 투명성, 가시성 및 책임성이 부족했습니다. 이제 임상 영역을 포괄하는 예약 및 사후 대응 작업을 포함하여 CAFM-TRIGA로 작업 관리를 디지털화하면서 의료 서비스 전반에 걸쳐 이해관계자 기반이 계속 증가하고 있습니다. 이제 응답 작업 그룹에는 청소부, 생의학 엔지니어, 임상 보조원, 방사선사 등 다양한 이해관계자가 포함됩니다.
시스템 가동 후 1년이 조금 넘는 2021년 7월까지 CAFM-TRIRIGA 정보 관리 시스템을 통해 500,000개 이상의 서비스 요청이 제출되었습니다. 약 2년 후, 시스템은 병원 전체에서 50만 명 이상의 내부 환자 이송을 포함하여 150만 개 이상의 작업을 처리했습니다. 현재 자산 관리, 프로젝트 관리, 공간 및 부동산 통합, 에너지 및 유틸리티 관리, IoT 파일럿 프로젝트를 계획하고 있는 등 IBM TRIGA 솔루션의 활용도는 계속 증가하고 있습니다.
스토몬트에 따르면 병원의 FM 영역은 현재 병동 청소, 환자 이송, 병리학 및 의약품 배송 및 수거, 사후 대응 및 정기 유지보수, 의료 기기 수리, 외상 및 헬기장 회수 지원 등 작업 관리 플랫폼 전반에 걸쳐 600개가 넘는 서비스 요청을 디지털화했습니다. "CAFM-TRIRIGA 서비스 요청 포털은 모든 위성 위치에서 12,000명의 모든 직원이 액세스할 수 있습니다."라고 그녀는 말합니다.
구현 후 FM 직원은 다음과 같은 성과 활동 개선을 확인했습니다.
- 중복 및 낭비 감소. 과거에는 작업 파견을 위해 호출기에 의존하여 작업 소유권에 대한 명확한 책임을 제공하지 않았으며 결과적으로 작업에 응답하는 중복 리소스가 자주 발생했습니다. 이제 FM은 업무에 대한 명확한 책임을 갖고 직원이 업무에 참여할 때 절차와 요구 사항에 대해 더 잘 갖추도록 할 수 있습니다.
- 여러 종이 기반 프로세스를 대체할 수 있습니다. 여러 종이 기반 프로세스가 100개의 비즈니스 프로세스로 디지털화되어 시스템 프로세스로 대체되었습니다. 이에 대한 예로는 이제 시스템 및 장치로 처리되는 종이 기반 청소 일정 및 체크리스트가 포함됩니다. 엔지니어링 작업 티켓은 더 이상 인쇄되지 않으며 엔지니어링 헬프 데스크를 통해 거래를 통해 물리적으로 수집되지 않습니다. 이를 통해 종이 소비, 인쇄 및 호출 비용을 34% 절감할 수 있었습니다.
- 향상된 서비스 응답 시간을 통해 인력 활용도를 높입니다. 이제 활동 데이터는 FM이 리소스를 이동하고 고객 요구와 우선 순위에 따라 할당할 수 있는 능력을 보여줍니다. 예를 들어 COVID-19 팬데믹 기간 동안 청소 활동이 증가하여 수요에 따라 자원을 재할당해야 했습니다. 배출 세척에 대한 RMH의 서비스 응답은 응답 시간이 85% 개선되었습니다. 병동에서 환승 라운지로 환자를 쉽게 이송할 수 있도록 서비스 응답 시간도 84% 단축되었습니다.
- 다음 교대 근무 인수인계를 위해 미결 업무에 대한 가시성을 확보하세요. 이제 일일 일정을 통해 직원에게 병실 상태와 완료된 객실 청소 수를 실시간으로 알릴 수 있습니다. 이러한 투명성을 바탕으로 교대 근무 인수인계가 이루어집니다.
- 직무 상태에 대한 고객 투명성. 와드 로깅 작업은 이제 유형에 관계없이 제출된 모든 FM 작업의 대시보드를 볼 수 있습니다. 대시보드를 통해 작업 상태에 대한 통신이 가능하며 필요한 경우 요청자가 응답 기술자와 직접 통신할 수 있습니다.
- 자산 관리. 이제 처음으로 RMH는 CAFM-TRIRIGA에서 자산 데이터의 무결성 개발을 시작할 수 있습니다. 자산 위치 정보, 유지보수 활동 및 비용, 자산 위험 프로필, 중요도, 상태 평가 및 전반적인 자산 성능에 대한 정보를 더 잘 파악할 수 있습니다. TRIXi가 개발한 추가 구성 및 보고는 자산 투자 및 자산 교체 예측에 대한 RMH 의사 결정 프로세스를 개선합니다.
- 보고 기능이 향상되었습니다. 이제 FM에 활동 보고가 가능한 전자 도구가 생겼습니다. 통합 업무 공간 관리 시스템인 TRIGA는 이제 많은 워크플로우를 주도하고 데이터, 작업, 자산, CAD 위치, 집계 및 새로운 트렌드를 캡처합니다. 이 보고는 자원, 투자, 조달, 고객 요구 및 만족에 대한 의사 결정 프로세스에 더 나은 정보를 제공할 것입니다.
- 탄소 발자국 감소. FM은 FM의 종이 기반 프로세스를 최적화함으로써 병원 운영에서 이미 110kg의 CO2 배출량이 제거되었음을 확인했습니다.
CAFM-TRIRGA를 사용하면 "부품 대기 중"이든, 의학적 이유로 병실을 사용할 수 없는 경우 "작업 보류 중"이든, 시스템을 통해 요청자에게 투명한 커뮤니케이션이 가능하기 때문에 FM 팀은 서비스 요청에 더 효율적으로 대응할 수 있습니다. "이제 우리는 전례 없는 방식으로 수요에 따라 신속하게 대응하고 리소스를 재할당할 수 있는 투명성을 확보했습니다"라고 Stormont는 말합니다.
RMH는 에너지 관리, 자산 및 공간 관리를 포함한 임상 처리량을 지원하기 위해 다른 주요 이해관계자 및 기능 모듈과 함께 CAFM-TRIRIGA 로드맵을 지속적으로 성장 및 개발할 것입니다. 또한 병원은 센서 기술을 통해 자산 성능에 대한 향상된 데이터 및 분석을 제공하기 위해 자동화를 연결하는 IoT 플랫폼을 극대화할 것입니다. "이 소프트웨어는 사일로화된 여러 시스템을 대체했으며, 비즈니스 프로세스 개혁의 촉매제 역할을 하고 있습니다."라고 Stormont는 말합니다. "올해 말인 2023년에 현재 프로젝트 개발 중인 CAFM-TRIRIGA를 병원 전자의무기록과 통합하고 새로운 병원 지휘 센터에 포함시켜 임상 처리량과 관련된 프로세스 효율성을 더욱 높일 수 있을 것으로 기대합니다.
"이 도구를 통해 더 스마트하게 일하고, 더 혁신적이고 지속 가능한 기업이 될 수 있을 뿐만 아니라 더 중요한 것은 환자 커뮤니티를 위해 더 나은 결과를 제공하는 임상 파트너를 더 잘 지원할 수 있게 되어 매우 기쁩니다."
처음부터 IBM TRIRIGA 솔루션은 IBM 데이터 센터에서 관리 서비스로 배포되었습니다. IBMCloud® Delivery Services 팀은 애플리케이션 지원을 제공하고 솔루션을 적극적으로 모니터링 및 관리합니다.
“세상은 변하고 있고 사람들이 일하는 방식도 변하고 있습니다. 관리자는 조직 내에서 이러한 변화를 주도하는 방법을 알고 있어야 합니다."라고 TRIXi의 전무이사 겸 설립자인 마크 윌리엄스는 말합니다. "IBM TRIGA와 같은 솔루션을 도입함으로써 RMH는 분명히 큰 이점을 얻었습니다. "사람들이 일하는 방식을 디지털화함으로써 어려운 시기에도 긍정적인 변화를 가져올 수 있습니다."
1848년 빅토리아주 최초의 공공 병원으로 설립된 RMH는 현재 호주를 대표하는 공공 의료 서비스 제공업체 중 하나입니다. 이 기관은 전문 의료, 수술 및 정신 건강 서비스뿐만 아니라 재활, 노인 케어, 외래 환자 및 지역 사회 프로그램을 포함한 포괄적인 의료 서비스를 제공합니다. RMH는 12,000명이 넘는 직원을 보유하고 있으며 지역 사회와 더 넓은 주 전역의 주민들에게 전문 서비스를 제공하고 있습니다. 멜버른 서부 및 북부 교외에 위치한 55만 명 이상의 지역사회에 서비스를 제공하고 있으며, 전문 치료가 필요한 지역 사회에 거주하는 환자들에게도 서비스를 제공하고 있습니다. 이 공동체는 문화, 언어, 연령, 민족, 사회 경제적 지위 측면에서 다양합니다.
뉴사우스웨일스주 세인트 레오나드에 본사를 둔 TRIXi (링크는 ibm.com 외부에 있음)는 건물 관리자, 개발자, 설계자, 임대 회계사와 협력하여 시설 관리를 개선하고 건물 자산을 가장 효율적으로 활용하며 지속 가능성을 높이기 위해 노력합니다. 이 회사는 부동산 관리의 가시성, 제어 및 자동화를 높이기 위한 IoT 시스템의 설계 및 통합을 전문으로 합니다.
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2023년 11월 미국에서 제작.
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