Pianificazione, determinazione del budget e previsione

La pianificazione, la determinazione del budget e la previsione sono in genere un processo tre fasi per determinare e tracciare gli obiettivi finanziari a breve e lungo termine di un'organizzazione:

• La pianificazione fornisce una struttura per gli obiettivi finanziari di un'azienda - tipicamente per i prossimi tre-cinque anni.
• La determinazione del budget dettaglia come il piano sarà eseguito mese per mese e copre voci come le entrate, le spese, il potenziale flusso di cassa e la riduzione del debito. Tradizionalmente, un'azienda designa un anno fiscale e crea un budget per l'anno. Può aggiustare il budget in base alle entrate effettive o confrontare i bilanci effettivi per determinare quanto sono vicini a soddisfare o superare il budget.
• La previsione prende i dati storici e le condizioni attuali del mercato e poi fa delle previsioni su quante entrate un'organizzazione può aspettarsi di ottenere nei prossimi mesi o anni. Le previsioni sono di solito aggiustate quando si rendono disponibili nuove informazioni.

Il processo è solitamente gestito dal CFO (direttore finanziario) e dal dipartimento finanziario. Tuttavia, la definizione può essere ampliata per includere tutte le aree di pianificazione organizzativa tra cui: pianificazione e analisi finanziaria, pianificazione della supply chain, pianificazione delle vendite, pianificazione della forza lavoro e pianificazione del marketing.

Le pratiche di base della contabilità aziendale risalgono al 1400, quando gli investitori veneziani tenevano traccia delle loro spedizioni commerciali in Asia usando la contabilità a doppia entrata, i conti economici e i bilanci. La parola "budget" viene dal francese antico "bougette", che significa "piccola borsa". Il governo britannico ha iniziato a usare la frase "aprire il budget" a metà del 1700, quando il cancelliere presentava il bilancio annuale. Le imprese cominciarono a usare regolarmente il termine "budget" per le loro finanze dalla fine del 1800.

La moderna previsione aziendale è iniziata in risposta alla devastazione economica della Grande Depressione degli anni '30. Sono stati sviluppati nuovi tipi di statistiche e analisi statistiche che potrebbero aiutare il business a prevedere meglio il futuro. Le società di consulenza sono emerse per aiutare le aziende a utilizzare questi nuovi strumenti di previsione.

La contabilità e le previsioni erano difficili all'inizio del XX secolo perché dipendevano da laboriose equazioni scritte a mano, registri e fogli di calcolo. L'emergere dei computer mainframe negli anni '60 e dei personal computer negli anni '80 ha accelerato il processo. Le applicazioni software come Microsoft Excel sono diventate molto popolari per il reporting finanziario. Tuttavia, i programmi Excel e i fogli di calcolo erano soggetti a errori di inserimento e complicati quando vari dipartimenti o individui avevano bisogno di collaborare a un report.

All'inizio degli anni 2000, le aziende hanno ottenuto l'accesso a fonti di dati operativi in continua crescita, così come a informazioni al di fuori dei sistemi di transazioni aziendali - come il meteo, il parere sociale e i dati econometrici. La grande quantità di dati disponibili per le previsioni ha creato la necessità di strumenti software più sofisticati per elaborarli.

Numerosi pacchetti di software di pianificazione sono emersi per gestire questa complessità di dati, rendendo la pianificazione, la determinazione del budget e le previsioni più veloci e più facili, sia per l'elaborazione che per la collaborazione. Con gli insight predittivi ricavati automaticamente dai dati, le aziende potrebbero identificare le tendenze in evoluzione e guidare il processo decisionale con lungimiranza, non solo con il senno di poi.

Oggi, i sistemi basati sul cloud stanno diventando lo standard, fornendo più flessibilità, sicurezza e risparmi sui costi - aiutando le organizzazioni a generare previsioni e budget accurati con meno errori.

Ma nonostante questi progressi, le aziende sono ancora abbastanza dipendenti dai tradizionali fogli di calcolo.¹ Il settanta per cento delle aziende afferma di affidarsi fortemente al reporting su foglio di calcolo, con solo il 16 per cento che utilizza un software specializzato in locale e solo il dieci per cento che utilizza un software cloud per la pianificazione.

Molte imprese basano ancora la loro strategia su piani e budget annuali, che è una tecnica di gestione sviluppata più di un secolo fa. Ma nell'ambiente più competitivo di oggi, le organizzazioni si stanno rendendo conto che i piani, i budget e le previsioni devono riflettere la realtà attuale - non la realtà di due, tre o più trimestri fa. La pianificazione continua e le previsioni a rotazione stanno diventando metodologie ampiamente utilizzate per aggiornare piani, budget e previsioni frequentemente durante l'anno, su base trimestrale o addirittura mensile. Questi approcci aiutano i manager a individuare le tendenze prima dei loro concorrenti - aiutandoli a prendere decisioni più consapevoli e più agili su prezzi, mix di prodotti, allocazioni di capitale e persino livelli di personale.

La creazione e l'implementazione di un solido processo di pianificazione, determinazione del budget e previsione aiuta le organizzazioni a creare report finanziari e analitici più accurati - che potenzialmente portano a previsioni più accurate e, in ultima analisi, alla crescita del fatturato. La sua importanza è ancora più rilevante nell'ambiente di business di oggi, dove i concorrenti dirompenti stanno entrando anche nelle industrie più tradizionali.

Quando le aziende utilizzano i dati e l'analitica insieme a pratiche di pianificazione e previsione ben consolidate, migliorano il processo decisionale strategico e possono essere premiate con piani più accurati e previsioni più tempestive. Nel complesso, questi strumenti e pratiche possono far risparmiare tempo, ridurre gli errori, promuovere la collaborazione e favorire una più disciplinata cultura di gestione che offre un vero vantaggio competitivo.

In particolare, le aziende sono in grado di:

• aggiornare rapidamente i piani e le previsioni in risposta a nuove minacce e opportunità, identificando le aree di rischio abbastanza presto da correggere i problemi prima che diventino seri
• identificare e analizzare l'impatto dei cambiamenti man mano che si verificano
• rafforzare i legami tra i piani operativi e finanziari
• pianificare meglio e prevedere i flussi di cassa
• migliorare la comunicazione e la collaborazione tra chi contribuisce al piano
• consegnare costantemente piani e previsioni tempestive e affidabili, oltre a piani di emergenza, per una serie di possibili eventi
• analizzare le variazioni e le deviazioni dai piani e intraprendere prontamente azioni correttive
• creare un budget specifico per la crescita e avere fiducia in quanto può essere speso
• gestire in modo più accurato le pipeline di vendita, tenendo traccia delle prestazioni rispetto agli obiettivi
• prendere decisioni strategiche più sicure basate su dati concreti, invece di speranze o congetture
• fornire prove della traiettoria futura di un'organizzazione a potenziali investitori e istituti di credito sulla base di più fonti di dati e analisi sofisticate

Il software di determinazione del budget, pianificazione e previsione può essere acquistato come una soluzione off-the-shelf o come parte di una più grande soluzione integrata di gestione della performance aziendale (CPM).

Le soluzioni software avanzate consentono alle organizzazioni di:

• misurare e monitorare le prestazioni attraverso dashboard e visualizzazioni interattive e self-service
• esaminare le cause alla radice con un'analisi ad alta fedeltà di dati dimensionalmente ricchi
• valutare le tendenze e fare previsioni automaticamente dai dati interni o esterni
• eseguire una rapida modellazione di scenari ipotetici e creare piani e previsioni tempestive e affidabili

la pianificazione è più facile ed efficace quando i professionisti seguono le migliori pratiche consolidate. Le soluzioni software che supportano queste pratiche possono migliorare la tempestività e l'affidabilità delle informazioni e aumentare la partecipazione delle persone chiave in tutta l'organizzazione, specialmente quelle in prima linea.

Le aziende leader sono passate a soluzioni che affrontano l'intero ciclo di pianificazione - raccolta dei dati, modellazione, analisi e reporting - su una piattaforma di pianificazione comune con requisiti infrastrutturali ridotti. Tali piattaforme possono gestire una vasta gamma di funzioni di business, dai compiti finanziari focalizzati sul budget a, per esempio, la pianificazione focalizzata sulla supply chain per ambienti di vendita al dettaglio con migliaia di SKU (stock keeping units).

Aziende come IBM offrono soluzioni software olistiche e integrate per semplificare il processo di pianificazione, determinazione del budget e previsione. La logica è che per adattarsi alle condizioni di business in rapido cambiamento di oggi, un'organizzazione ha bisogno di una soluzione che crei un'unica fonte di verità e visibilità su tutti i suoi dati. Queste soluzioni possono estendersi ben oltre gli aspetti finanziari del business, diventando un potente motore di previsione in tutta l'impresa. Con queste soluzioni software di pianificazione agile e di analisi esplorativa - sia nel cloud che in locale - le aziende possono eseguire la pianificazione, la determinazione del budget e la previsione con maggiore velocità, agilità e lungimiranza.

Valutare e selezionare un software di pianificazione, determinazione del budget e previsione è un compito complesso. Richiede un'attenta considerazione della funzionalità del software, del suo valore per il processo di pianificazione e della sua capacità di supportare le migliori pratiche di pianificazione. Ci sono anche fattori come l'affidabilità e il supporto del fornitore, le connessioni della comunità di utenti e l'impegno per il successo del cliente una volta che la vendita è completata.

IBM Analytics ha recentemente pubblicato una guida per aiutare le organizzazioni a valutare il software di pianificazione, determinazione del budget e previsione - identificando le qualità chiave da cercare:

• Adattabile. Puoi cambiare rapidamente i modelli e ri-prevedere frequentemente, basandoti sugli input delle unità di business? Puoi aggiornare i piani ogni volta che è necessario?
• Tempestivamente . Le tue informazioni sono sempre aggiornate perché gli utenti contribuiscono direttamente a un database centrale di pianificazione? I tuoi consolidamenti e rollup sono fatti automaticamente per rispettare facilmente le scadenze?
• Integrato . Le vostre funzioni di pianificazione, analisi, flusso di lavoro e reporting risiedono su una piattaforma comune, riducendo la necessità di mantenere sistemi di pianificazione "ombra"?
• Collaborativo . La tua soluzione è basata sul web? Consente la partecipazione in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo con una connessione sicura?
• Self-service . Gli utenti sono in grado di accedere ai dati ed eseguire analisi complesse senza l'assistenza dell'IT? Sei in grado di utilizzare un'interfaccia familiare del foglio di calcolo per un'adozione più rapida da parte dell'utente e accelerare il time to value?
• Capacità di dati su scala aziendale . La tua soluzione è in grado di gestire volumi di dati molto grandi senza limitare le dimensioni del cubo? Alcune soluzioni non gestiscono bene la "sparsità dei dati" - costringendo i dati ad essere divisi in più cubi per l'analisi, causando problemi di controllo della versione.
• Efficiente. tuoi manager sono in grado di passare meno tempo a gestire i dati e più tempo a gestire il business?
• Pertinente. Hai la possibilità di personalizzare le viste per i diversi ruoli degli utenti, per aiutare ad aumentare l'adozione e la proprietà del processo? Hai funzionalità di calcolo che permettono la modellazione di tutti i driver di business rilevanti?
• Accurato. II tuoi piani contengono errori a causa di collegamenti interrotti, dati stantii, rollup impropri e componenti mancanti?

La chiave non è solo valutare le funzioni e le potenzialità del prodotto, ma anche valutare come queste funzioni saranno implementate dai diversi utenti all'interno dell'organizzazione. È importante testare qualsiasi soluzione di pianificazione che sarà utilizzata da una grande varietà di stakeholder come la finanza, le operazioni, le risorse umane e le vendite.