Cos'è il Lean Portfolio Management (LPM)?

LPM aiuta gli stakeholder e i clienti a dare priorità alle iniziative di sviluppo di prodotti e applicazioni per concentrarsi sulle soluzioni che offrono il massimo valore aziendale.

Invece del classico approccio allo sviluppo dei prodotti basato su attività e risorse, un approccio lean si concentra sulla convalida dei risultati. È guidato dalla filosofia secondo la quale fornire i componenti più preziosi di un prodotto è più efficiente ed efficace. Mettere più persone al lavoro per consegnare un prodotto prima spesso comporta rischi e costi più elevati.

L'LPM è una competenza fondamentale dell'approccio di gestione aziendale snella, volta ad aiutare le organizzazioni a realizzare l'agilità aziendale. L'obiettivo è quello di allineare la strategia, il finanziamento degli investimenti, la governance e gli operatori del portfolio Agile di un'organizzazione per generare maggiore valore.

L'approccio LPM consente alle aziende di:

• Identificare e dare priorità alle attività di maggiore importanza e valore
• Svolgere velocemente e con la quantità minima di interruzioni i lavori con il ROI più elevato
• Garantire che le attività di investimento siano allineate agli obiettivi aziendali
• Convalidare in modo efficiente il lavoro alla fine di ogni sprint

Un approccio lean-agile alle pratiche di gestione del portfolio di un'organizzazione è più adatto ai rapidi cambiamenti e sconvolgimenti dei mercati moderni rispetto a un approccio tradizionale. Il sistema lean-agile può soddisfare meglio le esigenze dei clienti aderendo a questi principi fondamentali:

• Concentrarsi sul valore
• Realizzare in modo incrementale
• Decentralizzare il processo decisionale
• Diventare più agili
• Usare risultati oggettivi
• Rivalutare e migliorare

Concentrarsi sul valore: nell'approccio LPM, l'obiettivo generale dei processi aziendali è quello di fornire valore ai clienti, anziché rispettare una scadenza, come è più comune nella gestione tradizionale del portfolio di progetti. LPM chiede a un'organizzazione di definire il significato di "valore" per l'intera azienda in modo che i progetti possano fornire esattamente ciò che clienti e stakeholder desiderano.

Realizzare in modo incrementale: in conformità con altre competenze dello Scaled Agile Framework (SAFe), l'approccio LPM raggiunge gli obiettivi in modo incrementale, suddividendo i progetti in piccoli pezzi, che possono essere completati e forniti più rapidamente rispetto agli interi progetti, come nella gestione tradizionale del portfolio. Questi cicli di finanziamento e sviluppo più brevi riducono i rischi, consentono un'implementazione più regolare del feedback dei clienti e rendono i team (e i progetti) più flessibili.

Decentralizzare il processo decisionale: consentire ai team di essere più autonomi nel modo in cui raggiungono gli obiettivi aziendali promuove la produttività e la risoluzione creativa dei problemi. Contribuisce inoltre a eliminare i colli di bottiglia e a ridurre il lavoro arretrato.

Diventare più agili: lavorare su brevi sprint e promuovere l'autonomia individuale e di team rendono i team più agili e maggiormente in grado di rivalutare e ridefinire continuamente le priorità degli obiettivi, la strategia e il backlog del portfolio.  

Usare risultati oggettivi: i principi lean enfatizzano il raggiungimento dei risultati desiderati (offerta di valore e miglioramento dei flussi di valore), piuttosto che il semplice rispetto delle metriche. Questo approccio consente ai team di identificare indicatori di prestazione chiave (KPI) più utili e di allineare meglio gli obiettivi strategici con i risultati che aumentano al massimo il valore per il cliente.

Rivalutare e migliorare: nella gestione tradizionale del portfolio, le roadmap e gli obiettivi aziendali possono nel tempo perdere l'allineamento con le esigenze del mercato. L'approccio LPM enfatizza la ricalibrazione regolare degli obiettivi in base all'input di clienti e stakeholder. Questi cicli di feedback proteggono i processi e le politiche di finanziamento al fine di raggiungere meglio gli obiettivi strategici.

Il Lean Portfolio Management prevede che l'azienda gestisca il proprio portfolio di prodotti, identifichi e dia priorità alle proposte di investimento con il massimo valore e finanzi tali proposte. Con la metodologia LPM vengono creati anche cicli di feedback che aiutano i responsabili del portfolio di prodotti a fornire prodotti o soluzioni più velocemente, grazie all'allocazione efficiente delle risorse.

Se eseguita correttamente, la metodologia LPM crea un ambiente che enfatizza l'innovazione e il miglioramento continuo. Succede quando la pianificazione, i processi di finanziamento e la strategia aziendale sono in linea con i risultati desiderati dall'azienda.

Le caratteristiche dell'approccio LPM includono:

• Capacità di identificare e dare priorità alle attività più preziose e importanti
• Realizzazione di lavori con ROI elevato in tempi rapidi e con interruzioni minime
• Attività di investimento allineate agli obiettivi aziendali
• Convalida efficiente del lavoro al termine di ogni sprint

Molte organizzazioni faticano ad avere successo dopo una trasformazione Agile a causa dell'incapacità di mantenere l'allineamento dei team in tutta l'organizzazione. Concentrarsi sulle diverse dimensioni del Lean Portfolio Management può aiutare le organizzazioni a rimanere allineate ai principi lean-agile.

La strategia e il finanziamento degli investimenti mantengono il portfolio allineato, assicurando che le priorità siano definite in base al valore aziendale e al ROI, affinché l'azienda possa sviluppare e mantenere le soluzioni di cui i clienti necessitano. Il suo ruolo è quello di indirizzare i finanziamenti degli investimenti verso i progetti più preziosi e di garantire che l'organizzazione possa raggiungere gli obiettivi aziendali più importanti.

Con il finanziamento della strategia e degli investimenti, il team può adeguarsi e pianificare continuamente, in base alle mutevoli richieste e opportunità del mercato. Gli obiettivi e i temi strategici basati sui risultati devono essere stabiliti e poi rivalutati per ciascun portfolio. Possono quindi essere ulteriormente perfezionati con obiettivi e risultati chiave (OKR) per chiarire ciò in cui l'azienda dovrebbe investire.

Le operazioni del portfolio Agile organizzano l'esecuzione dei programmi decentralizzati, supportando e facilitando il successo dell'operazione. Le responsabilità delle operazioni del portfolio Agile includono:

• Coordinare i flussi di valore assicurando la cooperazione tra le soluzioni
  
  
• Supportare l'esecuzione del programma attraverso gli stakeholder che adottano un nuovo modo di lavorare
  
  
• Promuovere l'eccellenza operativa migliorando le pratiche, l'efficienza e i risultati

Strumenti come le lavagne Kanban possono aiutare i responsabili del portfolio a visualizzare il successo di un particolare portfolio durante il suo ciclo di vita.

La governance lean gestisce i costi di misurazione, spesa, conformità, audit e forecasting dell'azienda. Richiede che titolari, agile worker e architetti aziendali si impegnino attivamente in queste responsabilità:

• Budget dinamico e forecasting che implicano la comprensione dei costi passati e dei potenziali costi futuri di ogni soluzione
  
  
• Creando metriche minime per ogni portfolio per promuovere l'implementazione della strategia, i limiti concordati sono allineati alla spesa e i risultati migliorano continuamente.

Il lean budgeting è un approccio LPM conveniente per ridurre i costi basati sui progetti, aumentare il rendimento e migliorare la produttività dei team interfunzionali.

Il lean budgeting dà priorità ai flussi di valore rispetto ai progetti e affida alle aziende il compito di definire i flussi di valore (ad esempio, prodotti, sistemi o servizi) che contano di più per i loro clienti. Ciò offre ai team la flessibilità necessaria per modificare i piani in base al feedback dei clienti e sviluppare nuove idee a beneficio dell'azienda e dei suoi obiettivi generali. Questo aiuta a evitare che le organizzazioni spendano denaro per iniziative che non funzionano, ottimizzando il flusso di valore.

Lo Scaled Agile Framework (SAFe) è una base di conoscenza di principi organizzativi e di workflow, pratiche e competenze progettata per aiutare le organizzazioni a implementare un modello Agile su scala enterprise. Di fatto, è un modello per allineare i team Agile all'interno di un'organizzazione.

SAFe incorpora metodologie lean, agili, DevOps e di pensiero sistemico in un modello unico e scalabile. Si basa su sette competenze chiave dell'agilità aziendale: leadership lean-agile, agilità di team e tecnica, fornitura agile dei prodotti, fornitura di soluzioni aziendali, gestione del portfolio lean, agilità organizzativa e cultura dell'apprendimento continuo.

L'approccio LPM aiuta i responsabili del portfolio ad allineare meglio i portfolio e la relativa strategia con gli investimenti e la strategia più ampia dell'organizzazione. Se eseguito nel modo corretto, questo approccio aiuta a ottimizzare il flusso di valore del portfolio.

Utilizzando il SAFe Lean Portfolio Management, le organizzazioni possono aspettarsi:

• Struttura di rete, dove tutti in un ambiente Agile sono organizzati in base al valore, anziché in base alle gerarchie tradizionali.
  
  
• Modifiche incorporate attraverso i flussi di valore finanziario che creano team con continuità, livello di apprendimento e velocità di consegna maggiori.
  
  
• Team sincronizzati all'interno della rete che pianificano, stabiliscono il budget e prendono decisioni gradualmente, al posto del rigido approccio di pianificazione e budgeting annuale.
  
  
• I casi aziendali lean vengono utilizzati per evidenziare e finanziare i progetti di maggior valore per l'organizzazione.
  
  
• Consegna incrementale del lavoro mentre il feedback dei clienti viene raccolto e utilizzato per determinare il progetto successivo.
  
  
• Piani adattivi e orientati al valore progettati per produrre il massimo valore per il cliente.

Con un maggiore allineamento tra gestione del portfolio, strategia e investimenti, le organizzazioni possono ottenere questi benefici:

Allineamento strategico: in particolare, l'LPM aiuta a garantire che i progetti siano allineati con la strategia e gli obiettivi aziendali. Tale allineamento mantiene il focus del team e dell'organizzazione sulle iniziative che offrono il massimo valore ai clienti.

Aumento dell'agilità: i brevi sprint, i cicli di feedback e i processi di revisione regolari integrati nelle pratiche agili, su cui si basa la gestione del portfolio, consentono ai team di orientarsi rapidamente e adattarsi alle condizioni di mercato in evoluzione e alle richieste dei clienti.

Time to market più rapido: grazie al maggiore allineamento tra investimento e strategia e all'attenzione per le soluzioni di maggior valore, le organizzazioni possono sprecare meno sforzi e immettere più rapidamente sul mercato i prodotti più importanti.

Miglioramento continuo: la metodologia LPM promuove il miglioramento continuo attraverso sprint iterativi e miglioramenti basati sul feedback dei clienti, così come attraverso l'analisi delle metriche e le valutazioni regolari degli obiettivi e delle strategie utilizzate per raggiungerli.

Meno colli di bottiglia e riduzione degli sprechi: i principi lean-agile consentono ai manager del portfolio di assumere un maggiore controllo sul proprio lavoro, con meno dipendenze e interventi. Ciò offre l'autonomia necessaria per trovare soluzioni creative ai problemi, eliminando i rallentamenti nel processo di risoluzione.

Inoltre, un maggiore controllo dell'allocazione delle risorse e una maggiore enfasi sui progetti aiuta le organizzazioni a eliminare la spesa per progetti che non aggiungono valore.