Cos'è il lean budgeting?

Questo concetto aumenta anche il rendimento e migliora la produttività dei team interfunzionali. È un approccio spesso utilizzato dalle organizzazioni che utilizzano metodologie agili, poiché la sua natura flessibile e iterativa è più compatibile con le pratiche snelle e agili.

Il lean budgeting dà priorità ai flussi di valore rispetto ai progetti. Un flusso di valore è costituito dalle fasi dell'offerta di una soluzione di valore per i clienti. Le soluzioni possono essere prodotti, sistemi o servizi forniti ai clienti.

Ogni azienda definisce il proprio flusso di valore in base alle proprie condizioni. Per flusso di valore, alcune aziende considerano un team che fornisce un valore specifico ai clienti. Altre società lo considerano invece una soluzione end-to-end per l'intera azienda, finalizzata a fornire valore ai clienti.

Il lean budgeting promuove l'innovazione e il miglioramento. Consente ai team di elaborare nuove idee o feedback potenzialmente utili per la società. I piani vengono modificati e gestiti in base alle informazioni e ai dati raccolti, il che aiuta le organizzazioni a spendere in modo più efficiente.

Nel caso dei budget tradizionali, il management definisce un budget per l'anno successivo in base alle spese dell'anno in corso. Sebbene questo approccio sia comune e utilizzato da molte aziende, può essere dannoso e impreciso.

I processi di budget tradizionali non sono flessibili in caso di cambiamenti a livello di mercato o organizzazione. Possono anche porre un limite monetario all'innovazione e al cambiamento, spesso necessari per tenere il passo con i concorrenti.

Diamo ora uno sguardo al lean budgeting. Il concetto è lo stesso della gestione snella che le aziende utilizzano per le proprie operazioni, ma adattato ai budget.

Con un approccio snello al budget, si valutano i progetti e i sistemi per determinare dove stanziare il denaro. L'obiettivo è quello di creare un framework finanziario sostenibile per il successo dell'azienda, promuovendo al contempo la crescita e l'innovazione.

Questo tipo di approccio al budget presenta numerosi benefici. In primo luogo, concentrarsi sui flussi di valore aiuta le aziende a ottenere un impatto a lungo termine. Anziché investire denaro in un progetto che potrebbe o non potrebbe essere redditizio, l'attenzione si concentra su un flusso di valore che si è già dimostrato redditizio.

Altri benefici rilevati dalle aziende che utilizzano un approccio di budget lean-agile includono:

• Riduzione dei costi di gestione
• Nessuna sorpresa nei budget
• Migliora la collaborazione
• Aumento della produttività
• Controllo finanziario completo
• Miglioramento del morale dei dipendenti

Questo tipo di approccio conferisce alla leadership autonomia sulle decisioni riguardanti il portfolio. Consente inoltre ai team di lavorare insieme per un periodo più lungo, migliorando il morale e la collaborazione.

I team lean-agile resistono nel tempo e sono autosufficienti. I team prendono le decisioni relative al loro specifico flusso di valore.

Non ci vorrà molto per passare a un approccio di budget lean. La maggior parte dei cambiamenti dovrà arrivare dal cambiamento di mentalità dei responsabili delle decisioni. Il cambiamento è difficile e può essere spaventoso, quindi la sfida sarà quella di coinvolgere tutti.

Per passare a un budget lean è necessario:

1. Determinare i guardrail
2. Definire come valutare il successo
3. Definire i budget per ogni flusso di valore
4. Definire obiettivi adeguati a livello di organizzazione

Con gli approcci lean-agile, si tratta costantemente di raggiungere i risultati e migliorare. I team valutano continuamente le prestazioni e i mercati per rivedere e migliorare il funzionamento del flusso di valore.

I guardrail del budget lean sono i processi, le linee guida e le policy stabilite per un portfolio specifico. Per ottenere risultati aziendali ottimali, è importante comprendere un approccio di budgeting lean per la gestione del portfolio. Gli stakeholder e i responsabili delle decisioni devono collaborare per decidere i guardrail.

I guardrail forniranno indicazioni su come allocare i fondi e quali misure adottare nella definizione del budget per i flussi di valore.

Con gli approcci lean è importante che i team valutino costantemente ciò che stanno facendo per assicurarsi che stia ancora funzionando. La revisione o l'adattamento degli approcci è comune, quindi anche i responsabili delle decisioni e gli stakeholder di un'azienda dovrebbero decidere il processo di valutazione.

Una volta definiti i parametri di budget, è possibile impostare i budget per ciascun flusso di valore. L'importo del budget dovrebbe includere le persone e le risorse necessarie per supportare il flusso di valore. Con il lean budgeting, si impostano i budget per un periodo più breve.

Quando si assegna un budget ai flussi di valore, è necessario concentrarsi solo sui prossimi mesi, oppure farlo per trimestre. Valutare ogni flusso di valore e budget dopo un determinato periodo di tempo assicurerà che si continuino a spendere soldi per le attività a valore aggiunto.

La leadership dovrebbe definire chiaramente gli obiettivi dell'organizzazione. Ogni flusso di valore dovrebbe comprenderli e allineare di conseguenza i propri obiettivi. Ogni portfolio potrebbe avere un insieme di obiettivi diversi.

Va bene se ogni team dell'organizzazione sa come è formata la struttura organizzativa complessiva e a cosa sta lavorando.